PAGE綜合檔案室檔案接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織綜合檔案室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案接收制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的接收工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則綜合檔案室對(duì)全公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則接收的檔案應(yīng)真實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則保證接收的檔案材料齊全完整，能夠全面反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。4.及時(shí)性原則各部門應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件材料移交綜合檔案室，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括命令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)等。2.本公司/組織形成的各類文件，如公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、合同協(xié)議、信函等。3.下級(jí)單位上報(bào)的重要文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。3.基建檔案，包含工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，如原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表等。（四）人事檔案1.員工個(gè)人基本信息資料，如履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等。2.員工考核、獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)薪等相關(guān)材料。3.勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等文件。（五）電子檔案1.以電子形式形成的各類文件，如電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子副本。三、檔案接收要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料。3.紙張應(yīng)符合檔案保管要求，一般采用A4規(guī)格，破損或褪色嚴(yán)重的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（二）文件材料整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、裝訂。2.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類；人事檔案按照類別進(jìn)行分類。3.每份文件應(yīng)編制頁碼，頁號(hào)位置正面在右上角，背面在左上角。4.裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不倒頁、不壓字，裝訂線外應(yīng)保持整齊。（三）移交手續(xù)要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理和移交工作，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.《檔案移交清單》一式兩份，移交部門和綜合檔案室各執(zhí)一份，雙方簽字確認(rèn)后生效。3.移交檔案時(shí)，移交人員應(yīng)向綜合檔案室工作人員介紹檔案的形成過程、主要內(nèi)容和保管情況等，確保檔案接收人員能夠全面了解檔案信息。四、檔案接收流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保應(yīng)歸檔文件無遺漏。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，確保檔案的完整性。3.會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，定期整理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交綜合檔案室。4.人事部門應(yīng)及時(shí)收集員工的各類人事檔案材料，按照人事檔案管理要求進(jìn)行整理，定期移交綜合檔案室。（二）檔案初審1.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)安排專人對(duì)移交的檔案進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等方面。3.對(duì)于不符合要求的檔案材料，初審人員應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善相關(guān)材料。（三）檔案驗(yàn)收1.初審合格的檔案，由綜合檔案室組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照檔案接收要求，對(duì)檔案的質(zhì)量、數(shù)量、整理情況等進(jìn)行全面檢查。3.驗(yàn)收合格的檔案，辦理正式接收手續(xù)；驗(yàn)收不合格的檔案，退回移交部門重新整理，直至驗(yàn)收合格。（四）檔案入庫1.驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行入庫上架。2.按照檔案分類方案，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案檢索目錄，方便檔案的查找和利用。五、檔案接收時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成整理并移交綜合檔案室。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交綜合檔案室，確保檔案信息的及時(shí)收集和保存。（二）科技檔案1.產(chǎn)品檔案應(yīng)在產(chǎn)品定型后及時(shí)歸檔；科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)移交；基建檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)移交。2.對(duì)于重大科技項(xiàng)目或重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集和整理檔案，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在年度終了后，由會(huì)計(jì)部門整理立卷，裝訂成冊(cè)，保管一年期滿后移交綜合檔案室。2.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等檔案應(yīng)在保管期滿后，按照規(guī)定的程序移交綜合檔案室。（四）人事檔案1.員工新入職時(shí)，人事部門應(yīng)及時(shí)收集其個(gè)人檔案材料，并在員工轉(zhuǎn)正后一個(gè)月內(nèi)將完整的人事檔案移交綜合檔案室。2.員工離職后，人事部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)時(shí)，將其人事檔案材料整理歸檔，并在離職手續(xù)辦理完畢后半個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室。（五）電子檔案1.各部門應(yīng)定期將電子文件備份后移交綜合檔案室，移交時(shí)間與紙質(zhì)檔案同步。2.對(duì)于一些重要的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份和移交，確保電子檔案的安全性和完整性。六、檔案接收責(zé)任（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案材料的齊全完整、整理規(guī)范。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。（二）綜合檔案室責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定檔案接收制度和流程，組織實(shí)施檔案接收工作。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行初審、驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.妥善保管接收的檔案，提供檔案查閱和利用服務(wù)，確保檔案的安全。（三）相關(guān)人員責(zé)任1.檔案移交人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，如實(shí)填寫《檔案移交清單》，對(duì)移交檔案的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檔案接收人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案接收要求進(jìn)行操作，對(duì)接收檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.對(duì)于在檔案接收工作中存在違規(guī)行為的人員，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案接收監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案接收監(jiān)督小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案接收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案接收制度的執(zhí)行情況，包括檔案移交時(shí)間、移交手續(xù)、檔案質(zhì)量等方面。2.各部門檔案收集、整理工作的開展情況，是否存在檔案遺漏、整理不規(guī)范等問題。3.綜合檔案室對(duì)接收檔案的管理情況，包括檔案的存放、保管、查閱利用等方面。（三）整改措施1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.