PAGE專業(yè)化發(fā)展檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織專業(yè)化發(fā)展檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及專業(yè)化發(fā)展檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司/組織專業(yè)化發(fā)展的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與專業(yè)化發(fā)展相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃?rùn)n案管理工作；組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作；對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（二）各部門負(fù)責(zé)本部門專業(yè)化發(fā)展檔案的收集、整理、移交等工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。3.積極為公司/組織提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織專業(yè)化發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.各類專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)資料，包括培訓(xùn)教材、講義、考試試卷等。3.員工專業(yè)技能考核、競(jìng)賽相關(guān)資料，如考核成績(jī)、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書等。4.參與的專業(yè)項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)施方案、技術(shù)文檔、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.發(fā)表的專業(yè)論文、著作、專利等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料。6.與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)、合作伙伴的合作協(xié)議、交流資料等。7.其他與公司/組織專業(yè)化發(fā)展相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的符合收集范圍的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行“一事一檔”原則，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、培訓(xùn)類、技能考核類、項(xiàng)目類、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：重要的專業(yè)文件、資料，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，保管期限為15年至50年。3.短期保管：一般性的專業(yè)文件、資料，在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)審批后予以銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.員工個(gè)人因職業(yè)發(fā)展、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等原因查閱本人相關(guān)檔案。3.因公司/組織對(duì)外合作、項(xiàng)目申報(bào)、資質(zhì)認(rèn)證等需要，經(jīng)批準(zhǔn)后提供相關(guān)檔案資料。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用者需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)利用者身份和查閱范圍，確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。對(duì)于涉及機(jī)密、敏感信息的檔案查閱，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者在檔案管理人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還：查閱完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用者姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)、利用目的等信息。利用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)公司/組織專業(yè)化發(fā)展檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查詢、利用和共享。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便利用者查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全與保密。只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.根據(jù)檔案管理工作的需要，不斷完善信息化系統(tǒng)功能，提高檔案管理的信息化水平。3.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或損壞。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率，是否認(rèn)真履行職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.檔案保管場(chǎng)所及設(shè)施設(shè)備的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案信息化管理工作的開(kāi)展情況，包括電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、利用等是否符合要求。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，采取有效措施加以解決。（四）整改落實(shí)被監(jiān)督檢查部門應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行