PAGE安全部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安全部門檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為安全工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安全部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于安全檢查記錄、事故調(diào)查檔案、安全培訓(xùn)資料、應(yīng)急管理文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安全部門檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映安全工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足安全工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善安全部門檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理安全部門各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂和存儲。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。5.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案損壞、丟失和泄露。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用和鑒定工作。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索等。3.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全檢查記錄：包括日常安全檢查、專項安全檢查、季節(jié)性安全檢查等記錄。2.事故調(diào)查檔案：涵蓋事故報告、現(xiàn)場勘查記錄、證人證言、事故原因分析、處理意見等。3.安全培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計劃、教材、課件、學(xué)員考核記錄等。4.應(yīng)急管理文檔：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案、演練記錄、應(yīng)急物資清單等。5.安全設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢記錄等。6.安全會議記錄：部門內(nèi)部安全會議、與其他部門的安全協(xié)調(diào)會議等記錄。7.安全法規(guī)及標準文件：國家和地方有關(guān)安全的法律法規(guī)、行業(yè)標準、規(guī)范等。8.其他與安全工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、清晰，不得偽造、篡改。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份的完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如安全檢查類、事故調(diào)查類、安全培訓(xùn)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號等進行編排。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案內(nèi)容，避免損壞。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于快速查找檔案。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號順序存放。2.電子檔案：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行備份，存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份。同時，建立電子檔案目錄，便于檢索和管理。（二）保管條件1.溫度與濕度：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火與防盜：安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.防蟲與防鼠：采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.防塵與防潮：保持檔案庫房清潔，定期進行清掃，防止灰塵和濕氣對檔案造成損害。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及重大安全事故、重要安全決策、長期有效的安全法規(guī)及標準文件等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可進行銷毀。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并進行處理。3.同時，應(yīng)建立檔案盤點制度，定期對檔案進行實物盤點，核對檔案數(shù)量與目錄是否一致，確保檔案無丟失、損壞等情況。五、檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.安全部門內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門因涉及安全工作相關(guān)事宜需要查閱檔案。3.外部單位因法律法規(guī)要求或工作需要，經(jīng)公司批準后查閱檔案。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對申請進行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進行審批，批準后方可查閱。3.查閱：利用者憑批準的查閱申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全和完整，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.歸還：查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查詢方式1.目錄查詢：檔案管理部門建立檔案目錄查詢系統(tǒng)，利用者可通過輸入檔案編號、名稱、關(guān)鍵詞等信息進行快速查詢。2.現(xiàn)場查詢：利用者也可直接到檔案管理部門，在檔案管理人員的協(xié)助下進行現(xiàn)場查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由安全部門負責人、檔案管理部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準與方法1.鑒定標準：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.鑒定方法：鑒定小組對檔案進行逐卷審查，查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合安全工作實際情況，確定檔案的鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：鑒定小組對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.審批：銷毀清單報安全部門負責人審核批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.記錄：銷毀工作完成后，應(yīng)在銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。同時，將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督利用者的查閱行為，防止違規(guī)操作。3.對涉及機密的檔案，應(yīng)采取特殊保密措施，如單獨存放、限制查閱范圍等。（二）安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案的傳輸和存儲，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息被竊取或篡改。（三