PAGE檔案館檔案移出登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案館檔案移出管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案移出登記工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館內(nèi)所有檔案移出登記活動(dòng)，包括檔案的借閱、歸還、調(diào)閱、銷毀等涉及檔案移出本館存儲(chǔ)區(qū)域的情況。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移出登記信息應(yīng)如實(shí)反映檔案的實(shí)際移出情況，確保記錄準(zhǔn)確無誤。2.完整性原則：登記內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案移出的全過程信息，包括移出時(shí)間、移出原因、接收單位或個(gè)人、檔案數(shù)量及清單等，保證登記信息完整無缺。3.安全性原則：在檔案移出過程中，要采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.可追溯性原則：通過完善的登記制度，使檔案移出的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有跡可循，便于日后查詢、統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督。二、檔案移出登記流程（一）借閱登記1.借閱申請(qǐng)借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，并說明借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。申請(qǐng)表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，明確借閱用途及歸還責(zé)任。2.審核與批準(zhǔn)檔案館工作人員收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否符合規(guī)定、借閱人所在部門負(fù)責(zé)人審批是否齊全等。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，由檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)向借閱人說明原因，并要求補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。3.借閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案館工作人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、所在部門、借閱日期、檔案名稱及檔號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見等。同時(shí)，為每一份借閱檔案生成唯一的借閱標(biāo)識(shí)，如借閱編號(hào)，以便跟蹤管理。4.檔案交付工作人員根據(jù)《檔案借閱登記簿》上的記錄，從檔案存儲(chǔ)區(qū)域取出相應(yīng)檔案，與借閱人進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量、名稱及狀態(tài)與登記一致。向借閱人發(fā)放檔案時(shí)，需提醒借閱人遵守檔案保管規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（二）歸還登記1.歸還提醒在檔案預(yù)計(jì)歸還日期前，檔案館工作人員應(yīng)提前通過電話、郵件或短信等方式向借閱人發(fā)出歸還提醒通知，告知借閱人檔案即將到期，需按時(shí)歸還。2.檔案接收借閱人歸還檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況。查看檔案是否有損壞、涂改、缺頁等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并記錄。與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案名稱及檔號(hào)，確保歸還的檔案與借閱登記記錄一致。3.歸還登記確認(rèn)檔案無誤后，工作人員在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記。登記內(nèi)容包括歸還日期、檔案實(shí)際狀態(tài)（如是否完好、有無問題等）、借閱人簽字等。將歸還的檔案按照原存儲(chǔ)位置進(jìn)行歸位上架，并更新檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案存儲(chǔ)狀態(tài)的準(zhǔn)確性。（三）調(diào)閱登記1.調(diào)閱申請(qǐng)因工作需要調(diào)閱檔案的單位或個(gè)人，需填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)閱檔案的目的、范圍、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人員名單等信息。申請(qǐng)表應(yīng)加蓋申請(qǐng)單位公章，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核與批準(zhǔn)檔案館工作人員對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查調(diào)閱目的是否符合規(guī)定、調(diào)閱范圍是否合理、調(diào)閱時(shí)間是否適當(dāng)、申請(qǐng)單位及負(fù)責(zé)人審批是否齊全等。審核通過后，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)同意后，確定調(diào)閱方式（如現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱或復(fù)制提供等）。3.調(diào)閱登記根據(jù)批準(zhǔn)的調(diào)閱申請(qǐng)表，在《檔案調(diào)閱登記簿》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)單位名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱目的、調(diào)閱范圍、調(diào)閱人員名單、調(diào)閱方式、批準(zhǔn)意見等。如采取現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱方式，為調(diào)閱人員安排專門的調(diào)閱場(chǎng)所，并告知調(diào)閱紀(jì)律和注意事項(xiàng)；如采取復(fù)制提供方式，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案復(fù)制操作，并在登記簿上記錄復(fù)制的檔案清單及份數(shù)。4.調(diào)閱結(jié)束調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將調(diào)閱的檔案或復(fù)制件歸還檔案館。工作人員按照借閱登記中的歸還登記流程進(jìn)行處理，確保調(diào)閱檔案的妥善回收和登記信息的更新。（四）銷毀登記1.銷毀鑒定定期對(duì)超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定。成立由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家及相關(guān)部門代表組成的檔案銷毀鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否可以銷毀，并形成《檔案銷毀鑒定意見書》，明確鑒定結(jié)論及需銷毀檔案的清單。2.銷毀申請(qǐng)根據(jù)《檔案銷毀鑒定意見書》，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、檔號(hào)、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因及鑒定情況。申請(qǐng)表經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)實(shí)施銷毀工作。在銷毀前，檔案館工作人員與銷毀機(jī)構(gòu)共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行再次清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀檔案與申請(qǐng)清單一致。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，可采用拍照、錄像等方式記錄銷毀情況，確保檔案被徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.銷毀登記銷毀工作完成后，在《檔案銷毀登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及檔號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、銷毀機(jī)構(gòu)名稱、監(jiān)督人員簽字等。將《檔案銷毀鑒定意見書》、《檔案銷毀申請(qǐng)表》及銷毀過程記錄等相關(guān)材料整理歸檔，作為檔案銷毀工作的憑證留存。三、登記信息管理（一）登記信息的記錄與存儲(chǔ)1.各類檔案移出登記信息應(yīng)使用專門的登記簿進(jìn)行記錄，登記簿應(yīng)設(shè)計(jì)規(guī)范，包含足夠的欄目以記錄詳細(xì)的登記內(nèi)容。2.除紙質(zhì)登記簿外，應(yīng)同時(shí)建立電子登記檔案，將紙質(zhì)登記簿上的信息錄入電子系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。電子登記檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.登記信息應(yīng)按照檔案類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）登記信息的查詢與統(tǒng)計(jì)1.檔案館工作人員有權(quán)根據(jù)工作需要查詢檔案移出登記信息。查詢時(shí)應(yīng)遵循規(guī)定的查詢流程，填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、范圍等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。2.定期對(duì)檔案移出登記信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案借閱情況統(tǒng)計(jì)表、調(diào)閱情況統(tǒng)計(jì)表、銷毀情況統(tǒng)計(jì)表等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案移出工作的動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）登記信息的保密與安全1.檔案移出登記信息屬于檔案管理工作中的重要機(jī)密內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何單位或個(gè)人不得擅自查閱、泄露登記信息。2.加強(qiáng)對(duì)登記信息存儲(chǔ)載體的安全管理，防止信息被篡改、竊取或丟失。對(duì)電子登記檔案要設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，采用加密技術(shù)等手段保障信息安全。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館內(nèi)部應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案移出登記工作進(jìn)行自查。檢查內(nèi)容包括登記流程的執(zhí)行情況、登記信息的準(zhǔn)確性和完整性、檔案實(shí)體的安全狀況等。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，對(duì)檔案移出登記過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并記錄監(jiān)督情況。（二）外部檢查1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的定期或不定期檢查。積極配合外部檢查工作，如實(shí)提供檔案移出登記相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，完善檔案移出登記制度和工作流程，不斷提高檔案管理水平。五、責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度，在檔案移出登記工作中出現(xiàn)信