PAGE社區(qū)診所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)診所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在診所醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)診所各科室、各崗位在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)中形成的各種文件材料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：診所檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映診所的工作實(shí)際，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)診所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.參與檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和水平。7.開(kāi)展檔案管理的宣傳、培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（三）各科室職責(zé)1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本科室形成的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、治療方案、手術(shù)記錄等。2.行政管理檔案：如診所的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。4.科研檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。6.藥品檔案：藥品采購(gòu)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、庫(kù)存清單等。7.患者檔案：患者基本信息、就診記錄、健康檔案等。8.其他與診所工作相關(guān)具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本科室形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和可利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為醫(yī)療業(yè)務(wù)類、行政管理類、業(yè)務(wù)培訓(xùn)類、科研類、設(shè)備類、藥品類、患者類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和可訪問(wèn)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)范圍，防止電子檔案被篡改或泄露。五、檔案的利用（一）查閱1.本診所員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)診所負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）復(fù)印1.本診所員工因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)復(fù)印。2.檔案管理人員應(yīng)按照復(fù)印申請(qǐng)表的要求進(jìn)行復(fù)印，并對(duì)復(fù)印的檔案進(jìn)行登記。3.復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，以證明其真實(shí)性和有效性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合診所的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素。2.參考檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)診所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清單》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為診所的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：采用專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管