PAGE如何建立用人制度檔案一、總則（一）目的為了規(guī)范公司用人制度檔案的建立與管理，確保公司用人信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的用人制度檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：用人制度檔案的建立與管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保檔案信息真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映員工的用人情況。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工個人信息及用人相關(guān)資料的安全與隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、用人制度檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.教育背景：學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。3.工作經(jīng)歷：以往工作單位、職位、入職時間、離職時間、工作職責(zé)及業(yè)績等。（二）招聘與入職資料1.招聘信息：招聘渠道、招聘職位、招聘要求、應(yīng)聘人員簡歷等。2.入職手續(xù)：入職申請表、勞動合同、入職體檢報告、員工入職登記表等。（三）培訓(xùn)與發(fā)展資料1.培訓(xùn)記錄：參加的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、公司給予的職業(yè)發(fā)展建議等。（四）績效考核資料1.考核方案：公司制定的績效考核方案、考核指標(biāo)、權(quán)重等。2.考核結(jié)果：月度、季度、年度績效考核成績、考核評語、績效面談記錄等。（五）薪酬福利資料1.薪酬體系：公司薪酬結(jié)構(gòu)、薪資標(biāo)準(zhǔn)、薪資調(diào)整記錄等。2.福利情況：社保、公積金繳納記錄、福利待遇享受情況等。（六）崗位變動資料1.崗位調(diào)動申請：員工崗位調(diào)動的申請報告、審批流程記錄。2.晉升與降職：晉升或降職的決定文件、相關(guān)考核評估資料。（七）獎懲記錄1.獎勵情況：獲得的公司內(nèi)部獎勵、外部榮譽證書、獎勵原因及獎勵金額等。2.懲罰記錄：違反公司規(guī)定受到的警告、罰款、降職、辭退等處罰記錄及原因說明。（八）離職資料1.離職申請：員工離職申請表、離職原因說明。2.離職手續(xù)辦理記錄：工作交接清單、離職證明開具記錄等。三、用人制度檔案的建立流程（一）資料收集1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集員工招聘、入職、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、崗位變動、獎懲、離職等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類資料。2.各部門：協(xié)助人力資源部門提供相關(guān)資料，如員工考核評價結(jié)果、崗位調(diào)動申請等。3.員工本人：按要求提供個人基本信息、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明等相關(guān)資料。（二）資料整理1.人力資源部門專人：對收集到的資料進行分類、編號、排序，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核資料：對整理后的資料進行審核，檢查資料是否齊全、真實、有效，如有問題及時與相關(guān)部門或員工溝通核實。（三）檔案錄入1.建立電子檔案：將整理好的資料錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，建立電子用人制度檔案。2.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案歸檔：將審核通過的紙質(zhì)資料按照檔案管理要求進行裝訂、編目，存入專門的檔案柜。2.檔案存放標(biāo)識：在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年份、員工姓名等信息，便于查找。四、用人制度檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工用人制度檔案。2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人：涉及員工績效考核、崗位調(diào)動、薪酬調(diào)整等工作的部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。3.公司高層管理人員：公司高層管理人員因決策需要，可查閱員工用人制度檔案，但需在人力資源部門備案。4.員工本人：員工本人可查閱自己的用人制度檔案，但需提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人填寫《用人制度檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱限制：查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復(fù)印相關(guān)資料，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）檔案使用1.人力資源決策支持：用人制度檔案為公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬管理等決策提供依據(jù)。2.員工職業(yè)發(fā)展：員工可根據(jù)自己的用人制度檔案了解自身發(fā)展情況，為職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。五、用人制度檔案的保管與維護（一）保管期限1.長期保管：員工的基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等重要檔案應(yīng)長期保管。2.定期銷毀：離職員工的部分檔案資料，如招聘信息、入職申請表等，在規(guī)定期限（如兩年）后可定期銷毀，但需做好銷毀記錄。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房：設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案柜：使用符合檔案保管要求的檔案柜存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。（三）檔案維護1.定期檢查：人力資源部門定期對用人制度檔案進行檢查，查看檔案是否完好無損，如有問題及時處理。2.更新維護：隨著員工信息的變化，及時更新用人制度檔案中的相關(guān)內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。六、用人制度檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員培訓(xùn)：對涉及用人制度檔案管理的工作人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識。2.保密協(xié)議：與接觸檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制訪問：嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，非授權(quán)人員不得接觸檔案資料。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫房配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控設(shè)備等。2.數(shù)據(jù)安全：加強電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置訪問密碼、定期殺毒、防止數(shù)據(jù)泄露。七、用人制度檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.選用合適的人力資源管理系統(tǒng)：確保系統(tǒng)功能滿足用人制度檔案管理的需求，具備資料錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.系統(tǒng)維護：定期對人力資源管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)共享1.內(nèi)部數(shù)據(jù)共享：實現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)與公司其他部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，提高工