PAGE吉林聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)吉林聲像檔案的管理，確保聲像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮聲像檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林省內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織形成的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以音響、圖像等形式存在的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：聲像檔案由各單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：聲像檔案應(yīng)真實(shí)反映當(dāng)時(shí)的歷史面貌和實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：應(yīng)收集齊全、完整的聲像資料，包括形成背景、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。4.安全性原則：采取有效措施，確保聲像檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止損壞、丟失和泄密。二、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.重大活動(dòng)：如重要會(huì)議、慶典、儀式、演出、展覽等。2.重要工作：如科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。3.領(lǐng)導(dǎo)視察：上級領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓來本地區(qū)、本單位視察、調(diào)研等活動(dòng)。4.外事活動(dòng)：與國外機(jī)構(gòu)、團(tuán)體的交流合作活動(dòng)。5.其他具有保存價(jià)值的事件和場景。（二）收集要求1.明確責(zé)任：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)聲像資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集內(nèi)容：收集的聲像資料應(yīng)包括活動(dòng)的全過程，有全景、中景、特寫等不同角度的記錄，同時(shí)要收集相關(guān)的文字說明，如活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、主要內(nèi)容等。3.及時(shí)歸檔：收集到的聲像資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理，移交檔案部門歸檔，不得拖延或積壓。（三）收集渠道1.自行錄制：各單位根據(jù)工作需要，自行組織人員進(jìn)行聲像資料的錄制。2.委托錄制：對于專業(yè)性較強(qiáng)或重要活動(dòng)，可委托專業(yè)的音像制作機(jī)構(gòu)進(jìn)行錄制。3.接收捐贈(zèng)：鼓勵(lì)個(gè)人或其他單位向本單位捐贈(zèng)具有保存價(jià)值的聲像資料。三、聲像檔案整理（一）分類1.按年度分類：將聲像檔案按形成年度進(jìn)行劃分。2.按內(nèi)容分類：分為重大活動(dòng)類、重要工作類、領(lǐng)導(dǎo)視察類、外事活動(dòng)類等。3.按載體形式分類：如錄音帶、錄像帶、光盤等。（二）編號為每一盤錄音帶、錄像帶或每一張光盤編制唯一的編號，編號應(yīng)包含年度、類別、順序號等信息，便于查找和管理。（三）編目1.編制聲像檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號、題名、內(nèi)容簡介、錄制時(shí)間、地點(diǎn)、錄制人等信息。2.建立電子目錄，方便檢索和查詢。（四）裝盒將整理好的聲像檔案裝入專用的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明編號、題名、年度等信息。四、聲像檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的聲像檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的保管設(shè)備，如磁帶柜、光盤柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）保管期限1.聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.對于反映本單位重大歷史事件、重要工作成果、具有重要紀(jì)念意義等的聲像檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于一般性的活動(dòng)、工作等形成聲像檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為長期或短期保管。長期保管期限為1550年，短期保管期限為15年以下。（四）定期檢查與維護(hù)1.檔案部門應(yīng)定期對聲像檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、載體的狀況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對受潮的磁帶進(jìn)行干燥處理，對損壞的光盤進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等。五、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部查閱：供本單位工作人員查閱，用于工作參考研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、宣傳教育等。2.對外提供利用：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后可向有關(guān)單位或個(gè)人提供利用，用于編史修志、文化交流等。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部查閱：查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.對外提供利用：需填寫《聲像檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、利用單位、利用內(nèi)容等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，方可提供利用。（三）利用方式1.查閱：可直接在檔案部門查閱聲像檔案的原件或復(fù)制件。2.借閱：對于需要借出檔案部門的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，并確保檔案的安全和完整。3.復(fù)制：根據(jù)利用需要，可對聲像檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。六、聲像檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化目的提高聲像檔案的利用效率，便于長期保存和遠(yuǎn)程傳輸，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的共享。（二）數(shù)字化范圍對具有重要保存價(jià)值和頻繁利用需求的聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。（三）數(shù)字化要求1.圖像分辨率：掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證圖像清晰可讀。2.音頻質(zhì)量：數(shù)字化音頻應(yīng)保持原始音質(zhì)，無明顯失真。3.格式選擇：圖像格式應(yīng)采用常見的JPEG、TIFF等，音頻格式應(yīng)采用WAV、MP3等。（四）數(shù)字化流程1.整理：對聲像檔案進(jìn)行整理，確定數(shù)字化對象。2.掃描或錄制：采用專業(yè)設(shè)備對聲像檔案進(jìn)行掃描或錄制，轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。3.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、調(diào)整對比度等處理。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的聲像檔案與原檔案的目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子索引。5.存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的聲像檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。七、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對聲像檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行評估。2.鑒定依據(jù)主要包括國家有關(guān)規(guī)定、本單位的實(shí)際情況以及檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的聲像檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)