PAGE京山縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強京山縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京山縣內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全縣檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)接收、征集各類檔案資料，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案整理：按照分類標(biāo)準對檔案進行科學(xué)整理，編制檢索工具，便于查找利用。3.檔案保管：做好檔案的存儲、保護工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.檔案利用：為各部門和社會提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后對無保存價值的檔案進行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案管理信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類紅頭文件、請示報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.科技檔案：涵蓋工程建設(shè)、科研項目、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映工作活動的聲像資料。6.實物檔案：具有保存價值的獎?wù)隆⒆C書、紀念品等實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準確收集。2.檔案形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）歸檔程序1.分類：按照檔案類別進行初步分類。2.整理：對每份檔案進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄。3.裝訂：將相關(guān)檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并填寫盒脊標(biāo)簽。5.上架：將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，便于按年度查找和統(tǒng)計。2.組織機構(gòu)分類法：根據(jù)單位內(nèi)部組織機構(gòu)進行分類，明確檔案歸屬。3.問題分類法：按照檔案反映的問題進行分類，便于同類問題的集中查找。（三）分類標(biāo)準1.文書檔案：按照年度組織機構(gòu)問題分類。2.科技檔案：按項目、階段、專業(yè)等進行分類。3.人事檔案：依據(jù)干部人事檔案管理規(guī)定進行分類。4.財務(wù)檔案：按照會計年度、類別進行分類。5.聲像檔案：按內(nèi)容、時間等分類。6.實物檔案：根據(jù)實物性質(zhì)、來源等分類。（四）編號與編目1.編號：為每份檔案、檔案盒等賦予唯一編號。2.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.定期檢查裝具的質(zhì)量和安全性，及時維修或更換損壞的裝具。（三）檔案保護措施1.防火：配備滅火設(shè)備，制定防火制度，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：安裝除濕設(shè)備，對受潮檔案及時進行干燥處理。3.防蟲：放置防蟲藥品，定期檢查檔案，防止蟲害侵蝕。4.防盜：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，加強庫房安全管理。5.防光：采用防光窗簾、燈具，避免檔案因光照褪色。6.防塵：保持庫房清潔，定期打掃，防止灰塵污染檔案。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進行全面檢查，每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作關(guān)系，經(jīng)批準查閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)等依法查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：對確需借出檔案的，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批意見提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.借閱：借閱者填寫借閱登記表，繳納借閱押金，按時歸還檔案。（四）利用登記1.對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案內(nèi)容等。2.登記信息應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等進行鑒定。2.對保管期限已滿、失去保存價值的檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對擬鑒定檔案進行初步審查，提出存毀意見。2.小組審議：鑒定小組對初步審查意見進行審議，形成鑒定結(jié)論。3.審批：鑒定結(jié)論報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等。2.采用適當(dāng)方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并在銷毀清冊上簽字。3.銷毀過程應(yīng)進行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，確保圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄和全文信息。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者查找檔案。3.借閱管理：辦理電子檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，保障檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護