PAGE總務科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強總務科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總務科在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總務科檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：保證檔案內容真實反映總務科的工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責總務科檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。3.對檔案的保管狀況進行定期檢查，確保檔案的安全，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內容。5.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀，并做好相關記錄。6.積極開展檔案利用工作，為總務科各項工作提供有效的檔案信息支持。（二）各科室兼職檔案員職責1.負責本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的檔案移交總務科檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關檔案信息。3.督促本科室人員及時將辦理完畢的文件材料交至兼職檔案員處，確保檔案的及時收集。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括總務科的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結等。2.物資管理類：物資采購計劃、合同、出入庫記錄、物資盤點報告等。3.設施設備管理類：設施設備檔案、維修記錄、保養(yǎng)計劃與記錄、設備采購合同等。4.安全管理類：安全檢查記錄、事故報告與處理文件、安全培訓資料等。5.文件類：上級主管部門下發(fā)的與總務科工作相關的文件、法規(guī)、標準等。6.其他類：總務科開展的各類活動資料、對外合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應及時收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的及時歸檔。2.收集的檔案應保持文件材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為行政管理、物資管理、設施設備管理、安全管理等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所總務科應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.檔案架：用于存放檔案盒，檔案架應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度計：實時監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度，以便及時采取調節(jié)措施。3.防蟲藥品：定期在檔案庫房內放置防蟲藥品，防止蟲害對檔案的破壞。4.消防設備：配備必要的消防設備，如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房的消防安全。5.防盜設備：安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，保障檔案的安全。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映總務科主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，如重要的規(guī)章制度、歷史沿革資料、重大事件記錄等。2.長期保管的檔案：在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。3.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各科室因工作需要查閱檔案。2.公司領導及相關部門因決策、審計等工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交總務科檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請表進行審核，對符合查閱條件的，提供相應的檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案應與原件核對無誤，并加蓋總務科檔案專用章。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的查閱、復印等利用情況進行詳細登記，登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱內容、利用方式（查閱、復印等）、歸還日期等信息。六)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由總務科負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務科室人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、價值等因素，確定其保管期限。2.綜合分析法：結合檔案的形成時間、工作活動的重要程度、歷史背景等因素，綜合分析檔案的價值，確定其保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)總務科負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室應及時將形成的電子文件收集整理，按照檔案分類要求進行分類存儲。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和兼容性。3.對電子文件應進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號、題名、日期、作者、來源等信息，以便于檢索和利用。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，確保電子檔案的安全。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應通過專門的檢索系統(tǒng)進行，檢索系統(tǒng)應具備