PAGE城建檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在城市建設(shè)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應真實反映城市建設(shè)活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理城市建設(shè)活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.準確性原則：檔案資料的內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司城建檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管公司城建檔案資料。3.負責對公司城建檔案資料進行鑒定、統(tǒng)計和利用服務(wù)。4.負責指導和監(jiān)督公司各部門的城建檔案管理工作。（二）項目部門職責1.負責本部門在城市建設(shè)活動中形成的檔案資料的收集、整理和歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、統(tǒng)計和利用服務(wù)工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案資料的保管、統(tǒng)計和安全保密工作。4.負責檔案資料的查閱、借閱和利用服務(wù)工作。5.定期對檔案資料進行檢查和清理，確保檔案資料的完好。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工過程文件：包括施工組織設(shè)計、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告等。3.竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。4.其他與城市建設(shè)活動有關(guān)的文件：如會議紀要、合同協(xié)議、來往信函等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.電子文件應存儲在耐久性好的載體上，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照工程項目的類別、階段等進行分類。2.編號：對每份檔案資料進行編號，確保編號的唯一性。3.編目：編制檔案資料的目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，并按照編號順序排列。2.電子檔案應存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。3.磁性載體檔案應定期進行檢查和復制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案。3.長期保管的檔案包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組進行。3.對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后予以銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱檔案資料，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用登記1.檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱等。2.登記記錄應妥善保存，以備查閱。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應定期對檔案進行統(tǒng)計，并填寫《檔案統(tǒng)計報表》。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，報表應報送檔案管理部門負責人審核。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司城建檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的城市建設(shè)活動提供更好的服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案資料的數(shù)字化錄入：對紙質(zhì)檔案資料進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)錄入。2.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)：包括檔案數(shù)據(jù)的存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能模塊。3.電子檔案的安全管理：采取加密、備份等措施，確保電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.應加強對電子檔案的安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對各部門的城建檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況。3.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，對某項檔案管理工作進行專項檢查。