PAGE檔案雙套制歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案雙套制歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況的原始資料。2.完整性原則：確保檔案資料涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)重要遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔操作。5.安全性原則：保障檔案在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全，防止丟失、損壞和泄露。二、檔案雙套制的定義與要求（一）定義檔案雙套制是指將電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)進(jìn)行歸檔保存的制度。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，相互印證。（二）電子檔案要求1.格式規(guī)范：采用通用、開(kāi)放的文件格式，如PDF、TIFF等，確保長(zhǎng)期可讀性。2.元數(shù)據(jù)完整：準(zhǔn)確記錄檔案的基本信息、背景信息、保管期限等元數(shù)據(jù)，以便于檢索和利用。3.數(shù)據(jù)安全：具備完善的安全防護(hù)措施，包括加密、備份、訪問(wèn)控制等，防止數(shù)據(jù)丟失和被非法篡改。4.存儲(chǔ)規(guī)范：按照規(guī)定的存儲(chǔ)架構(gòu)和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和查找。（三）紙質(zhì)檔案要求1.紙張質(zhì)量：使用符合檔案保存要求的紙張，避免使用易褪色、易破損的紙張。2.書(shū)寫(xiě)規(guī)范：采用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，字跡清晰、工整，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的書(shū)寫(xiě)工具。3.裝訂規(guī)范：按照統(tǒng)一的裝訂方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于翻閱和保管。4.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案封面、脊背等位置標(biāo)注清晰的檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。三、歸檔流程（一）文件收集1.各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整。2.收集范圍包括但不限于各類合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音頻視頻等。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)建立文件收集清單，記錄文件名稱、來(lái)源、日期等信息。（二）文件整理1.收集后的文件資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案分類方案確定的類別進(jìn)行劃分。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件目錄，注明文件題名、編號(hào)、日期、責(zé)任者等信息。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案制作1.將整理好的紙質(zhì)文件通過(guò)掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.掃描時(shí)應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合電子檔案格式要求。3.對(duì)錄入的電子檔案進(jìn)行校對(duì)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）紙質(zhì)檔案裝訂與編目1.按照裝訂規(guī)范對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，在文件左上角或左側(cè)裝訂。2.編制紙質(zhì)檔案目錄，與電子檔案目錄相對(duì)應(yīng)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（五）歸檔審核1.各部門(mén)整理好的檔案資料應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核。2.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行整改。3.審核通過(guò)的檔案進(jìn)行編號(hào)、上架存儲(chǔ)。（六）存儲(chǔ)與保管1.電子檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.紙質(zhì)檔案存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房中，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放。3.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。四、檔案利用與借閱（一）利用方式1.本公司/組織內(nèi)部人員可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢、借閱電子檔案，也可到檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案。2.提供檔案復(fù)制服務(wù)，根據(jù)利用者需求復(fù)制相關(guān)檔案資料。（二）借閱流程1.利用者填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，提供相應(yīng)的檔案資料。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案庫(kù)房。3.利用檔案過(guò)程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄等資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄，了解檔案的基本情況。2.審查檔案內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.參考檔案利用情況，評(píng)估檔案的利用頻率和重要性。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案雙套制歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案利用與借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范。3.檔案鑒定與銷毀工作是否按程序進(jìn)行。（三）問(wèn)題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)