PAGE國土所檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國土所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本國土所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土所各類檔案的移交管理工作，包括但不限于土地管理、礦產(chǎn)資源管理、地籍管理、執(zhí)法監(jiān)察等業(yè)務(wù)檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案移交應(yīng)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)進(jìn)行，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.上級部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.國土所形成的各類請示、報(bào)告、批復(fù)、會議紀(jì)要等。3.與其他部門或單位往來的函件、協(xié)議等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.土地管理檔案土地登記檔案，包括土地所有權(quán)、使用權(quán)登記，土地變更登記等相關(guān)資料。土地征收檔案，涉及征地審批文件、征地補(bǔ)償協(xié)議、征地公告等。土地出讓檔案，包含出讓合同、出讓金繳納憑證、土地交付等資料。2.礦產(chǎn)資源管理檔案礦產(chǎn)資源勘查檔案，如勘查許可證辦理、勘查報(bào)告等。采礦權(quán)管理檔案，包括采礦許可證申請、延續(xù)、變更等相關(guān)材料。礦產(chǎn)資源儲量管理檔案，涉及儲量報(bào)告、評審備案文件等。3.地籍管理檔案地籍調(diào)查檔案，包括地籍調(diào)查表、宗地草圖、界址點(diǎn)坐標(biāo)等。土地測繪檔案，如地形圖、地籍圖等測繪成果資料。4.執(zhí)法監(jiān)察檔案土地違法案件查處檔案，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。礦產(chǎn)資源執(zhí)法檔案，涉及違法開采案件的相關(guān)資料。（三）聲像檔案1.國土所工作中形成的照片、錄像、錄音等資料，如重大項(xiàng)目奠基儀式、土地糾紛調(diào)解現(xiàn)場等影像資料。2.反映國土所發(fā)展歷程、重要活動的聲像資料。（四）電子檔案1.以電子形式存儲的各類文書、業(yè)務(wù)、聲像檔案的電子版本。2.國土所辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，如電子公文、電子報(bào)表等。三、檔案移交的流程（一）檔案整理1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對本部門形成的檔案進(jìn)行收集、分類、整理。按照檔案管理的要求，對文件材料進(jìn)行裝訂、編目、編號等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。2.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。（二）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由國土所負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。2.鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和國土所實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。確定檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。對已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（三）檔案移交準(zhǔn)備1.檔案管理人員根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、移交時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對擬移交的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理（如有需要），確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。3.準(zhǔn)備好檔案移交所需的文件、表格、存儲介質(zhì)等材料。（四）檔案移交1.定期移交：國土所應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期進(jìn)行檔案移交，一般每年[具體時(shí)間]進(jìn)行一次集中移交。各業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.臨時(shí)移交：在國土所機(jī)構(gòu)變動、人員調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將涉及的檔案移交至檔案管理部門。3.移交手續(xù)：檔案移交時(shí)，移交部門和接收部門應(yīng)辦理交接手續(xù)。雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，注明移交日期、檔案數(shù)量等信息。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（五）檔案接收1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合移交清單要求。2.對接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺賬，記錄檔案的基本信息、保管期限、存放位置等。3.將接收的檔案按照規(guī)定的分類方法和存放要求進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全有序存放。四、檔案移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、鑒定和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按時(shí)移交至檔案管理部門。對因工作失誤導(dǎo)致檔案缺失、損壞或延誤移交的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案移交的接收、保管和監(jiān)督工作。對接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保檔案質(zhì)量。對檔案保管不善，造成檔案丟失、損壞或泄露的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查1.國土所應(yīng)建立檔案移交監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案移交工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案移交的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.對違反檔案移交制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。對情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)給予相應(yīng)的處罰。五、檔案移交的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立國土所電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與國土所辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效對接，確保電子文件的實(shí)時(shí)歸檔和共享。（二）電子檔案移交要求1.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。2.電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)符合安全要求，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案移交清單應(yīng)明確電子檔案的存儲位置、文件名、格式、大小等信息。（三）電子檔案利用與安全1.授權(quán)用戶可通過電子檔案管理系統(tǒng)查詢、借閱電子檔案。查詢和借閱應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查詢和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施保障電子檔案的安全。六、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案移交工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案移交過程的保密管理，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.在檔案移交場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如保密柜、監(jiān)控設(shè)備等。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如專人保管、加密存儲等。3.嚴(yán)格控制檔案移交過程中的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案信息。（三）違規(guī)處理對違反檔案移交保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。七、檔案移交后的保管與利用（一）保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和國土所實(shí)際情況確定，分為永久、長期、短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)和長期查考利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案一般保存[X]年，短期保管的檔案一般保存[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)提供適宜的檔案保管環(huán)境，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度符合規(guī)定要求。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，便于查找和利用。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。（三）利用規(guī)定1.國土所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后向檔案管理部門申請查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案整潔，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.外單位人員查閱檔