PAGE檔案統(tǒng)一集中管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一集中管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、保管和利用。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一集中管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、登記。2.檔案整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案利用：為公司/組織各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：按照規(guī)定的程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門(mén)做好檔案的收集、整理、保管等工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資、福利等方面的檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的檔案材料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案：包括以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。檔案編號(hào)由檔案類(lèi)別代碼、年度代碼、流水號(hào)等組成。具體編號(hào)方法如下：1.文書(shū)檔案：編號(hào)格式為“WS+年度代碼+流水號(hào)”，其中“WS”為文書(shū)檔案類(lèi)別代碼，年度代碼為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該年度內(nèi)文書(shū)檔案的順序號(hào)。2.人事檔案：編號(hào)格式為“RS+年度代碼+流水號(hào)”，其中“RS”為人事檔案類(lèi)別代碼，年度代碼和流水號(hào)的含義同文書(shū)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：編號(hào)格式為“CW+年度代碼+流水號(hào)”，其中“CW”為財(cái)務(wù)檔案類(lèi)別代碼，年度代碼和流水號(hào)的含義同文書(shū)檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別，分別制定編號(hào)格式，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案編號(hào)格式為“SC+年度代碼+流水號(hào)”，生產(chǎn)管理檔案編號(hào)格式為“SCG+年度代碼+流水號(hào)”等。5.聲像檔案：編號(hào)格式為“SX+年度代碼+流水號(hào)”，其中“SX”為聲像檔案類(lèi)別代碼，年度代碼和流水號(hào)的含義同文書(shū)檔案。6.電子檔案：編號(hào)格式為“DZ+年度代碼+流水號(hào)”，其中“DZ”為電子檔案類(lèi)別代碼，年度代碼和流水號(hào)的含義同文書(shū)檔案。四、檔案的收集與移交（一）檔案收集范圍及要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并進(jìn)行整理、分類(lèi)。2.檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（二）檔案移交程序1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理成冊(cè)，填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門(mén)，一份交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案存入檔案庫(kù)房。五、檔案的整理與編目（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。3.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資、福利等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別，按照業(yè)務(wù)流程或項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)整理。6.聲像檔案應(yīng)按照照片、錄音、錄像等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。7.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)、文件類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立相應(yīng)的索引目錄。（二）檔案編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。2.文書(shū)檔案的目錄應(yīng)按照文件的排列順序編制，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.人事檔案的目錄應(yīng)按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資、福利等類(lèi)別分別編制，一式兩份，一份裝訂在檔案袋內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.財(cái)務(wù)檔案的目錄應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別分別編制，一式兩份，一份裝訂在檔案冊(cè)內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。5.業(yè)務(wù)檔案的目錄應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別，按照業(yè)務(wù)流程或項(xiàng)目分別編制，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。6.聲像檔案的目錄應(yīng)按照照片、錄音、錄像等類(lèi)別分別編制，一式兩份，一份裝訂在檔案冊(cè)內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。7.電子檔案的目錄應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)、文件類(lèi)型等分別編制，一式兩份，一份存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備上，一份打印成冊(cè)。六、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案袋進(jìn)行裝訂，按照檔案編號(hào)順序排列，存放在檔案架上。2.聲像檔案應(yīng)采用專(zhuān)用的相冊(cè)、光盤(pán)盒等進(jìn)行存儲(chǔ)，按照檔案編號(hào)順序排列，存放在檔案柜內(nèi)。3.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為[具體年限]。3.短期保管：凡是反映公司/組織一時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為[具體年限]。（四）檔案密級(jí)劃分檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.絕密：涉及公司/組織核心機(jī)密，泄露后會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。2.機(jī)密：涉及公司/組織重要機(jī)密，泄露后會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的檔案。3.秘密：涉及公司/組織一般機(jī)密，泄露后會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受一定損害的檔案。（五）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失和泄密。5.檔案管理人員應(yīng)做好檔案保管記錄，包括檔案的收進(jìn)、移出、保管期限、密級(jí)變更等情況。七、檔案利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)。3.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。5.檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱記錄，包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱(chēng)、查閱目的等內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，應(yīng)辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記冊(cè)》，注明借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱人員等內(nèi)容，并收取一定的押金。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。6.檔案管理人員應(yīng)做好檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱人員、借閱檔案名稱(chēng)、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。（三）檔案出具證明1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要要求檔案管理部門(mén)出具檔案證明的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明出具檔案證明的內(nèi)容、用途等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到《檔案證明申請(qǐng)表》后應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合出具證明條件的，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.檔案證明應(yīng)注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、內(nèi)容摘要、出具日期等信息。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案證明出具記錄，包括出具日期、出具證明內(nèi)容、申請(qǐng)人等內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案鑒定小組的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備