PAGE萬科工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強萬科工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運營管理、維護保養(yǎng)以及后續(xù)項目提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬科集團及各下屬公司所有工程項目從項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)到竣工驗收交付使用全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在邏輯性和連貫性。4.規(guī)范性原則：遵循國家及行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，確保檔案格式、內(nèi)容等符合要求。5.及時性原則：隨著工程進度同步收集、整理檔案，保證檔案的時效性。（四）管理職責1.集團工程管理部門負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)各下屬公司工程檔案管理工作，組織檔案管理培訓(xùn)。定期對各下屬公司工程檔案管理情況進行檢查和評估。2.下屬公司工程管理部門具體負責本公司工程項目檔案的日常管理工作。組織項目各參建單位進行檔案資料的收集、整理、歸檔工作。對項目檔案進行審核、驗收，確保檔案質(zhì)量。3.項目各參建單位（包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）按照合同要求和本制度規(guī)定，負責各自工作范圍內(nèi)工程檔案資料的形成、積累和整理，并向建設(shè)單位移交。接受建設(shè)單位的監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案資料符合要求。二、工程檔案的分類與編號（一）分類1.前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。設(shè)計交底記錄、圖紙會審記錄等。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程進度報表、工程洽商記錄、工程索賠文件等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理通知單等。工程質(zhì)量評估報告、工程竣工監(jiān)理總結(jié)等。5.竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算報告等。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。（二）編號1.工程檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。2.編號格式為：項目名稱代碼+分類代碼+年份+流水號。其中，項目名稱代碼由集團統(tǒng)一規(guī)定，分類代碼按照上述分類進行編制，年份為檔案形成年份，流水號為同一類別檔案的順序編號。3.例如：[項目名稱代碼：WK001][前期文件代碼：Q01][2023][001]，表示萬科001項目的前期文件中2023年形成的第一份文件。三、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負責工程檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）整理要求1.按照分類標準對收集的檔案資料進行分類整理，同一類別的資料應(yīng)集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件名稱、編號、日期、來源等，便于查閱。3.對圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，注明竣工圖編制單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人等信息。4.對于聲像檔案，如照片、錄像等，應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事件等內(nèi)容，并進行分類整理和編號。四、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各參建單位應(yīng)在每月底將當月形成的工程檔案資料整理歸檔，并向建設(shè)單位提交歸檔清單。2.建設(shè)單位工程管理部門應(yīng)定期對各參建單位的歸檔情況進行檢查，對不符合要求的及時提出整改意見。（二）移交1.工程竣工驗收合格后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將工程檔案資料移交建設(shè)單位。2.移交的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，兩者內(nèi)容應(yīng)一致。3.建設(shè)單位在接收檔案資料后，應(yīng)進行認真核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求移交單位補充或更正。4.建設(shè)單位應(yīng)將工程檔案資料在規(guī)定時間內(nèi)移交至集團工程管理部門及當?shù)爻墙n案管理部門。五、工程檔案的保管與利用（一）保管1.集團及各下屬公司應(yīng)設(shè)立專門的工程檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲設(shè)施等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。3.對工程檔案應(yīng)進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份和維護。（二）利用1.建立工程檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。如有特殊需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.工程檔案資料原則上不得外借，如有特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)集團工程管理部門負責人批準，并限期歸還。歸還時應(yīng)進行認真核對，確保檔案資料完整無損。六、工程檔案的保密與銷毀（一）保密1.工程檔案涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，應(yīng)嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對查閱利用檔案的人員，應(yīng)進行保密教育，防止檔案信息泄露。（二）銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的工程檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責監(jiān)銷。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團工程管理部門定期對各下屬公司工程檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將工程檔案管理工作納入各下屬公司績效考核體系，對檔案管理