PAGE創(chuàng)衛(wèi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強創(chuàng)衛(wèi)檔案管理，確保創(chuàng)衛(wèi)工作相關資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為創(chuàng)衛(wèi)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有與創(chuàng)衛(wèi)工作相關的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：創(chuàng)衛(wèi)檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映創(chuàng)衛(wèi)工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料可靠。3.規(guī)范整理原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，便于查閱和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守保密規(guī)定，保障檔案的保密性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善創(chuàng)衛(wèi)檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司/組織的創(chuàng)衛(wèi)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對創(chuàng)衛(wèi)檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的有序存放。4.負責檔案的查閱、借閱登記和管理，按照規(guī)定提供檔案利用服務。5.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.指導和監(jiān)督各部門的創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門創(chuàng)衛(wèi)工作檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照要求提供相關資料。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.創(chuàng)衛(wèi)工作規(guī)劃、計劃、方案等文件。2.創(chuàng)衛(wèi)工作會議記錄、紀要、決議等。3.創(chuàng)衛(wèi)工作檢查、考核、評估等相關資料。4.創(chuàng)衛(wèi)宣傳活動資料，如宣傳海報、宣傳單頁、活動照片等。5.環(huán)境衛(wèi)生整治工作記錄，包括清掃保潔、垃圾處理、公共區(qū)域消毒等情況。6.食品安全管理資料，如食品經(jīng)營許可證、從業(yè)人員健康證、食品抽檢記錄等。7.健康教育與健康促進工作資料，如健康教育講座記錄、健康知識宣傳資料等。8.病媒生物防制工作資料，如消殺記錄、鼠蟑蚊蠅密度監(jiān)測報告等。9.創(chuàng)衛(wèi)工作中形成的其他各類文件材料。（二）收集要求1.各部門應在創(chuàng)衛(wèi)工作開展過程中及時收集相關資料，確保資料的完整性和時效性。2.收集的資料應真實、準確、清晰，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于紙質(zhì)資料，應保持原件的完整性，如有破損或缺失，應及時進行修復或補充。4.對于電子資料，應確保數(shù)據(jù)的準確性和可讀性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）收集時間1.日常工作中形成的資料，應在工作完成后一周內(nèi)收集整理并移交至檔案管理部門。2.階段性工作結束后，相關部門應在半個月內(nèi)將該階段的創(chuàng)衛(wèi)檔案資料收集齊全并移交。3.創(chuàng)衛(wèi)工作年度結束后，各部門應在次年1月底前將全年的創(chuàng)衛(wèi)檔案資料整理完畢并移交。四、檔案整理（一）分類標準1.按照創(chuàng)衛(wèi)工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、環(huán)境衛(wèi)生類、食品安全類、健康教育類、病媒生物防制類等類別。2.綜合管理類包括創(chuàng)衛(wèi)工作規(guī)劃、計劃、總結、會議記錄、考核評估等文件。3.環(huán)境衛(wèi)生類包括環(huán)境衛(wèi)生整治方案、清掃保潔記錄、垃圾處理臺賬、公共區(qū)域消毒記錄等。4.食品安全類包括食品經(jīng)營許可文件、從業(yè)人員健康管理資料、食品抽檢報告、食品安全事故處理記錄等。5.健康教育類包括健康教育工作計劃、講座記錄、宣傳資料、居民健康素養(yǎng)監(jiān)測報告等。6.病媒生物防制類包括病媒生物防制方案、消殺記錄、密度監(jiān)測報告、防鼠防蠅設施建設資料等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類標準確定，用兩位字母表示，如“ZH”表示綜合管理類，“HW”表示環(huán)境衛(wèi)生類等。4.流水號為該類別檔案的順序號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號為“2023ZH0001”。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.題名應準確反映檔案的主要內(nèi)容，簡潔明了。3.日期填寫檔案形成的具體日期。4.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定，分為永久、長期、短期。5.密級根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度確定，分為絕密、機密、秘密。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應進行裝訂，保持整齊、牢固。2.裝訂時應去除金屬物，采用左側裝訂，裝訂線距左側邊緣15mm。3.對于紙張規(guī)格不一致的檔案，應進行折疊或裱糊，使其大小一致。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.永久保管的檔案：反映公司/組織創(chuàng)衛(wèi)工作重大歷史事件、重要決策、長期規(guī)劃等具有重要保存價值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為10年至50年的檔案，如階段性工作成果、重要會議記錄、考核評估報告等。3.短期保管的檔案：保存期限為1年至10年的檔案，如一般性工作文件、臨時性活動資料等。（三）保管要求1.檔案應按照類別和編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變、蟲蛀等情況。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部人員查閱創(chuàng)衛(wèi)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫房內(nèi)查找相應檔案，并提供給查閱人員。4.查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.因工作需要借閱創(chuàng)衛(wèi)檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需向檔案管理部門提交有效身份證件作為借閱憑證，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息或法律法規(guī)規(guī)定保密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和借閱。2.絕密級檔案一般不予查閱和借閱，確因工作需要的，須經(jīng)公司/組織主要領導批準。3.檔案查閱和借閱應在檔案管理部門指定的地點進行，不得在其他場所擅自查閱和使用檔案。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專業(yè)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號數(shù)量、銷毀理由等。2.申請表經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司/組織分管領導批準。3.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，組織專人對檔案進行銷毀。4.銷毀檔案時，應采用適當