PAGE棚改檔案管理制度一、總則（一）目的為加強棚戶區(qū)改造項目檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚改工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的所有棚戶區(qū)改造項目檔案的管理，包括項目規(guī)劃、拆遷、建設、回遷等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則棚改檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映棚改項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學原則按照棚改項目的不同階段和文件材料的性質(zhì)進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案不被損壞、丟失或泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善棚改檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責棚改項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.指導和監(jiān)督各部門做好棚改項目文件材料的形成、積累和整理工作，定期進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護棚改項目檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。5.參與棚改項目的驗收工作，對檔案資料進行專項檢查，確保項目檔案符合驗收要求。（二）項目部門職責1.負責本部門在棚改項目中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，做好文件材料的分類、編號、裝訂等工作，確保文件材料的質(zhì)量。3.在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管好本部門的檔案資料，防止丟失和損壞。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，認真履行崗位職責。2.負責棚改項目檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟悉棚改項目的業(yè)務流程和檔案內(nèi)容，能夠準確地為利用者提供檔案信息和資料，積極開展檔案利用服務工作。4.做好檔案的安全保密工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設計方案、土地征收文件等。2.拆遷文件拆遷許可證、拆遷補償協(xié)議、拆遷安置方案、拆遷評估報告、拆遷戶資料等。3.工程建設文件工程招投標文件、施工合同、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量驗收報告、工程竣工報告等。4.回遷安置文件回遷安置方案、回遷安置協(xié)議、回遷戶入住資料等。5.財務管理文件項目資金預算、資金使用計劃、財務報表、審計報告等。6.其他文件與棚改項目相關的會議紀要、工作匯報、統(tǒng)計報表、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在棚改項目中形成的文件材料，并進行分類整理。2.文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用易褪色的書寫材料。3.對破損、褪色的文件材料，應及時進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，存儲介質(zhì)應妥善保管。（三）整理方法1.分類按照棚改項目的不同階段和文件材料的性質(zhì)，將檔案分為項目前期、拆遷、工程建設、回遷安置、財務管理、其他等六大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號采用“年度項目名稱類別順序號”的格式，例如：2023XX棚戶區(qū)改造項目工程建設001。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊牢固，便于翻閱和保管。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料應進行修補。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在每年年底前，將本部門整理好的棚改項目檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。3.歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、年度等信息。4.檔案管理部門應建立檔案歸檔登記臺賬，詳細記錄檔案的移交時間、移交部門、檔案數(shù)量等信息。（二）保管期限棚改項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設計方案、土地征收文件、拆遷許可證、拆遷補償協(xié)議、工程竣工驗收報告、回遷安置方案、回遷安置協(xié)議等重要文件材料。2.長期保管的檔案工程招投標文件、施工合同、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量驗收記錄、財務報表、審計報告等與項目建設和管理相關的文件材料。保管期限為30年。3.短期保管的檔案與棚改項目相關的會議紀要、工作匯報、統(tǒng)計報表、宣傳資料等一般性文件材料。保管期限為10年。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊清潔。3.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱棚改項目檔案。查閱范圍包括項目前期、拆遷、工程建設、回遷安置、財務管理、其他等各類檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責查閱服務。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.查閱人員如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章。（三）借閱手續(xù)1.因特殊情況需要借閱棚改項目檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應出具本人有效身份證件，并繳納一定的押金。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容重點審查檔案的真實性、完整性、準確性和時效性，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.考慮檔案的利用情況統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案的利用頻率，判斷檔案是否還有繼續(xù)利用的必要。3.結(jié)合保管期限根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對到期檔案進行重點審查，確定是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀時間、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，并永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立棚改項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描后的電子文件進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入應準確無誤，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。錄入的字段應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者、文號、內(nèi)容摘要等。3.對電子文件應進行分類存儲，存儲路徑應清晰規(guī)范，便于查找和管理。（三）檢索利用1.建立檔案檢索系統(tǒng)，通過檔案編