PAGE學(xué)校合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，提高學(xué)校管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于教學(xué)、科研、行政、后勤等方面的合同。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校合同檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則。合同檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。加強(qiáng)合同檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，保障學(xué)校和相關(guān)方的合法權(quán)益。4.方便利用原則。優(yōu)化合同檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項工作提供有力支持。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定制度：負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校合同檔案管理制度，明確管理流程和要求。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對學(xué)校各部門合同檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.收集整理：集中收集學(xué)校各部門簽訂的合同檔案，進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂等工作。4.保管利用：負(fù)責(zé)合同檔案的安全保管，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案利用的規(guī)范和安全。5.定期檢查：定期對合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整、安全和有效。6.鑒定銷毀：按照規(guī)定對超過保管期限或已無保存價值的合同檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）合同承辦部門職責(zé)1.合同簽訂：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂等工作，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。2.檔案整理：在合同簽訂后，及時將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行整理，移交學(xué)校檔案管理部門。3.協(xié)助查閱：積極協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。4.保管責(zé)任：對本部門在合同履行過程中形成的相關(guān)文件、資料等負(fù)有保管責(zé)任，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。（三）合同歸口管理部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)審核：對歸口管理的合同進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，提出審核意見，確保合同符合業(yè)務(wù)要求。2.指導(dǎo)監(jiān)督：指導(dǎo)和監(jiān)督合同承辦部門的合同簽訂、履行等工作，協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案管理工作。3.協(xié)調(diào)處理：協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的相關(guān)問題，及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校與國內(nèi)外其他單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于合作辦學(xué)合同（協(xié)議）、科研合作合同（協(xié)議）、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、物資采購合同、服務(wù)外包合同、租賃合同、借款合同等。2.合同簽訂過程中形成的相關(guān)文件、資料，如合同審批表、招投標(biāo)文件、談判記錄、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料一式兩份移交學(xué)校檔案管理部門。2.移交的合同檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，相關(guān)資料應(yīng)與合同內(nèi)容緊密相關(guān)。3.對于多頁合同，應(yīng)加蓋騎縫章，確保合同內(nèi)容的完整性和連續(xù)性。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類，如教學(xué)類合同、科研類合同、行政類合同、后勤類合同等。2.編號：對每一份合同檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式為：[年份][部門代碼][合同序號]，例如：202301001，表示2023年學(xué)校第1部門簽訂的第1份合同。3.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期及期限、簽訂雙方、合同金額、檔案頁數(shù)等信息，便于查閱和檢索。四、合同檔案的保管（一）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及學(xué)校重大權(quán)益、重要歷史事件或?qū)W(xué)校發(fā)展具有長期影響的合同檔案，如學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃、重大合作項目合同等。長期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括教學(xué)、科研、行政等方面的重要合同，如合作辦學(xué)合同（協(xié)議）、科研合作合同（協(xié)議）、大型物資采購合同等。短期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，一般為一般性的合同，如普通服務(wù)外包合同、短期租賃合同等。2.合同檔案的保管期限從合同履行完畢或終止之日起計算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火源、防潮、防蟲、防盜、防光等條件，確保檔案的安全保存。2.電子檔案：將合同檔案的電子版本進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查閱。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄合同檔案的入庫、保管、借閱、歸還、銷毀等情況。2.定期對合同檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案保管情況，掌握檔案安全知識，確保檔案保管工作的安全有序。五、合同檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.涉及學(xué)校重大機(jī)密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案利用登記制度，對每一次查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立合同檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、合同歸口管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對合同檔案進(jìn)行全面評估。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的合同檔案，可予以銷毀；對于仍有一定保存價值的合同檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.涉及學(xué)校重大歷史事件、重要權(quán)益、知識產(chǎn)權(quán)等方面的合同檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定工作小組對擬銷毀的合同檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報告，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施合同檔案的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)