PAGE檔案數(shù)字化加工制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案數(shù)字化加工工作，確保檔案數(shù)字化成果的質量，提高檔案管理效率和利用價值，依據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案數(shù)字化加工工作的全過程管理，包括檔案的整理、掃描、圖像處理、數(shù)據掛接、存儲等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應確保數(shù)字化成果與原始檔案內容一致，真實反映檔案原貌。2.完整性原則：對公司各類檔案進行全面數(shù)字化處理，確保檔案信息的完整性。3.準確性原則：數(shù)字化過程中，數(shù)據錄入、圖像處理等操作應準確無誤，保證檔案信息的準確性。4.安全性原則：建立健全安全保密制度，保障檔案數(shù)字化過程中信息的安全，防止信息泄露。二、檔案整理（一）整理要求1.依據檔案形成的規(guī)律和特點，按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類整理。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，使其達到可以正常掃描的狀態(tài)。3.去除檔案上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（二）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.會計檔案：按照年度類別進行分類。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用全宗號年度保管期限機構（問題）件號的結構。2.科技檔案編號：采用項目代號專業(yè)代號階段代號案卷號的結構。3.會計檔案編號：采用年度類別序號的結構。（四）裝訂規(guī)范1.采用線裝方式，確保裝訂牢固、整齊，不影響掃描和查閱。2.拆除原有的金屬裝訂物后，在左側適當位置打三孔一線裝訂，孔距均勻，線繩打結牢固。3.對于紙張過厚或過薄的檔案，應采取相應措施進行處理，如粘貼襯紙或分頁裝訂。三、掃描（一）掃描設備與環(huán)境1.選用符合檔案掃描要求的設備，如高速掃描儀、平板掃描儀等，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描工作應在清潔、明亮、溫度和濕度適宜的環(huán)境中進行，避免光線直射和灰塵污染。（二）掃描分辨率1.文書檔案：掃描分辨率不低于200dpi，黑白二值模式。2.科技檔案：掃描分辨率不低于300dpi，彩色模式。3.會計檔案：掃描分辨率不低于200dpi，黑白二值模式。（三）掃描色彩模式1.一般檔案采用黑白二值模式掃描，對于有特殊要求的檔案，如照片、圖表等，可采用彩色模式掃描。2.掃描后的圖像應清晰、完整，無偏斜、模糊、失真等現(xiàn)象。（四）掃描順序按照檔案整理后的編號順序進行掃描，確保掃描圖像與檔案實體一一對應。四、圖像處理（一）圖像糾偏對掃描后的圖像進行自動或手動糾偏，使圖像保持端正，便于后續(xù)處理和查閱。（二）去污處理去除圖像上的污漬、黑點、黑線等雜質，保證圖像的整潔。（三）裁剪對圖像進行裁剪，去除多余的白邊，使圖像大小適中，符合存儲要求。（四）圖像拼接對于大幅面檔案，如工程圖紙等，應進行圖像拼接，確保拼接后的圖像完整、清晰。（五）圖像存儲格式掃描后的圖像統(tǒng)一存儲為TIFF格式，彩色圖像采用24位真彩色，黑白圖像采用1位黑白二值。五、數(shù)據掛接（一）數(shù)據錄入1.按照檔案整理時確定的編號規(guī)則，將檔案的題名、日期、保管期限等元數(shù)據準確錄入系統(tǒng)。2.錄入人員應認真核對錄入數(shù)據，確保數(shù)據的準確性和完整性。（二）數(shù)據掛接將處理好的圖像數(shù)據與錄入的元數(shù)據進行掛接，建立一一對應的關系，確保檔案信息的準確查詢和利用。六、存儲（一）存儲設備采用安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫等，確保檔案數(shù)據的長期保存。（二）存儲方式1.在線存儲：將常用的檔案數(shù)據存儲在在線存儲設備上，便于快速訪問。2.離線存儲：對于不常用的檔案數(shù)據，采用離線存儲方式，如磁帶備份，定期進行數(shù)據遷移和備份。（三）存儲環(huán)境存儲設備應放置在溫度、濕度適宜，通風良好，防火、防潮、防蟲、防盜的環(huán)境中。（四）數(shù)據備份1.定期對檔案數(shù)字化數(shù)據進行備份，備份頻率不少于每月一次。2.備份數(shù)據應存儲在與原存儲設備不同的物理位置，以防止數(shù)據丟失。七、安全保密管理（一）人員管理1.參與檔案數(shù)字化加工的工作人員應經過嚴格的背景審查和保密培訓，簽訂保密協(xié)議。2.工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容和數(shù)字化加工過程中的相關信息。（二）場地管理1.檔案數(shù)字化加工場地應獨立設置，與其他區(qū)域進行物理隔離，防止無關人員進入。2.場地內應配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等。（三）設備管理1.用于檔案數(shù)字化加工的設備應專人專用，定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行。2.設備維修時，應采取必要的安全措施，防止數(shù)據泄露。（四）數(shù)據安全1.對檔案數(shù)字化過程中產生的數(shù)據進行加密處理，確保數(shù)據在傳輸和存儲過程中的安全性。2.嚴格控制數(shù)據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理檔案數(shù)據。八、質量控制（一）質量標準1.檔案整理應符合國家和行業(yè)相關標準，分類準確、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.掃描圖像應清晰、完整、色彩準確，分辨率符合要求。3.圖像處理應符合規(guī)定的操作流程，圖像質量達到預期效果。4.數(shù)據掛接應準確無誤，元數(shù)據錄入完整、準確。5.存儲數(shù)據應安全可靠，能夠長期保存和有效利用。（二）質量檢查1.設立質量檢查崗位，定期對檔案數(shù)字化加工過程進行質量抽檢。2.質量檢查人員應按照質量標準進行檢查，填寫質量檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（三）整改措施1.對于質量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應及時進行整改，確保檔案數(shù)字化成果符合質量要求。2.整改完成后，應提交整改報告，經質量檢查人員復查合格后方可通過。九、驗收（一）驗收申請檔案數(shù)字化加工項目完成后，項目負責人應向公司檔案管理部門提交驗收申請，申請內容包括項目概況、完成情況、自檢報告等。（二）驗收組織公司檔案管理部門負責組織驗收工作，成立驗收小組，成員包括檔案管理專家、技術人員等。（三）驗收內容1.檔案數(shù)字化加工項目是否按照本制度的要求完成，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.檔案數(shù)字化成果的質量是否符合質量標準，如圖像清晰度、數(shù)據準確性等。3.安全保密措施是否落實到位，是否存在信息泄露風險。（四）驗收報告驗收小組應根據驗收情況撰寫驗收報告，驗收報告應包括驗收基本情況、驗收結論、存在問題及整改建議等內容。驗收合格的項目，驗收小組應出具驗收合格報告；