PAGE地質(zhì)水文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司地質(zhì)水文檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及地質(zhì)水文工作的部門和人員，包括地質(zhì)勘查項目組、水文監(jiān)測站、科研部門以及相關(guān)管理部門等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司地質(zhì)水文檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映地質(zhì)水文工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則確保檔案資料的齊全、完整，涵蓋地質(zhì)勘查、水文監(jiān)測、分析研究等各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善地質(zhì)水文檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。3.組織開展地質(zhì)水文檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立健全地質(zhì)水文檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，確保檔案的實體安全和信息安全。6.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地質(zhì)水文檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.在項目結(jié)束或工作完成后，對形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并填寫檔案移交清單。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)勘查項目檔案包括地質(zhì)勘查計劃、勘查報告、原始資料（野外記錄、測試數(shù)據(jù)、樣品分析報告等）、附圖（地質(zhì)圖、剖面圖、柱狀圖等）、附件（項目合同、委托書、驗收報告等）。2.水文監(jiān)測檔案包括水文監(jiān)測站點分布圖、監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄手冊、水位流量觀測資料、水質(zhì)分析報告、水文年鑒、監(jiān)測設(shè)備運(yùn)行記錄等。3.科研項目檔案包括科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、論文著作、成果鑒定材料等。4.其他相關(guān)檔案與地質(zhì)水文工作有關(guān)的會議文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、培訓(xùn)資料、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.檔案形成過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時將各類文件材料進(jìn)行分類整理，做到隨形成隨收集，防止文件材料的散失。3.對于外來文件，如上級主管部門的文件通知、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時登記并歸檔。（三）整理方法1.分類按照地質(zhì)水文檔案的形成領(lǐng)域、時間、來源等因素進(jìn)行分類。一般可分為地質(zhì)勘查類、水文監(jiān)測類、科研項目類、綜合管理類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的地質(zhì)水文檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管期限根據(jù)地質(zhì)水文檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大地質(zhì)水文項目、具有重要歷史價值和科學(xué)研究價值的檔案，以及法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案。2.長期保管一般地質(zhì)勘查項目檔案、重要水文監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案、科研項目成果檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的地質(zhì)水文工作文件、臨時性的監(jiān)測記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，按照保管期限和類別依次排列，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持庫房內(nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。4.采取有效的防蟲、防霉措施，定期投放防蟲藥品，對受潮或發(fā)霉的檔案及時進(jìn)行處理。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜報警裝置，配備必要的消防器材，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）查閱利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱地質(zhì)水文檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人負(fù)責(zé)查閱現(xiàn)場的監(jiān)督和指導(dǎo)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱利用1.因特殊情況需要借閱地質(zhì)水文檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記簿》上簽字登記。檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面清點交給借閱人員，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對地質(zhì)水文檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、相關(guān)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、保存價值、歷史意義等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案的利用情況和后續(xù)需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附上鑒定小組的鑒定意見。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后