PAGE維保檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司維保檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及維保工作的部門、項目及相關(guān)人員所產(chǎn)生的檔案資料管理。（三）定義1.維保檔案資料：指在設(shè)備設(shè)施、系統(tǒng)等的維護保養(yǎng)過程中形成的各類文件、記錄、報告、圖紙、照片、視頻等資料。2.檔案管理人員：負責(zé)公司維保檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作的人員。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：維保檔案資料由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案資料應(yīng)如實反映維保工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實。3.分類科學(xué)原則：按照維保工作的類別、性質(zhì)、時間等因素進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.維保計劃與方案：包括年度維保計劃、月度維保計劃、專項維保方案等。2.維保記錄：如設(shè)備設(shè)施的巡檢記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。3.維保報告：包括維?？偨Y(jié)報告、故障分析報告、整改報告等。4.設(shè)備設(shè)施檔案：如設(shè)備設(shè)施的臺賬、技術(shù)資料、圖紙、說明書等。5.供應(yīng)商資料：包括維保服務(wù)供應(yīng)商的資質(zhì)證明、合同協(xié)議、服務(wù)記錄等。6.安全與質(zhì)量資料：如安全檢查記錄、質(zhì)量驗收報告、事故處理記錄等。7.其他相關(guān)資料：如培訓(xùn)記錄、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和項目應(yīng)指定專人負責(zé)維保檔案資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其存儲格式通用、易于讀取，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案資料的類別進行分類，如設(shè)備設(shè)施類、維保記錄類、報告類等。2.編號編排：對每一類檔案資料進行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.建立目錄：編制檔案資料目錄，注明檔案資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和檢索。三、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案資料進行審核，確保資料符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照分類編號順序進行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。3.建立檔案資料歸檔臺賬，記錄檔案資料的歸檔日期、名稱、編號、存放位置等信息。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。2.檔案資料應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和取用。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，定期進行檢查和維護。4.對于電子檔案資料，應(yīng)建立備份制度，定期進行備份，并存儲在不同介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。四、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱維保檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要信息的檔案資料，查閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司維保檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.維保檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.如需對檔案資料進行加工、整理、分析等利用的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并確保不損害公司利益和檔案資料的完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案資料的保存價值和現(xiàn)實利用情況，定期對檔案資料進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案資料的留存與銷毀符合公司利益和法律法規(guī)要求。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案資料進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.檔案資料的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值和潛在價值。3.檔案資料的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案資料，由檔案管理部門編制《檔案資料銷毀清單》，注明檔案資料的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案資料銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀過程徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案資料銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。六、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司維保檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案資料錄入：支持多種格式的檔案資料錄入，包括文檔、圖片、視頻等，并自動生成電子目錄。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索查詢方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號等進行檢索，快速定位所需檔案資料。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案資料的安全性和保密性。4.統(tǒng)計分析：對檔案資料的利用情況、保存期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表。5.備份與恢復(fù)：定期對電子檔案資料進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護管理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類編號順序，及時將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案資料進行維護和更新，包括數(shù)據(jù)的補充、修改、刪除等操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案資料一致。3.加強對信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶密碼、定期更換密碼，并采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司維保檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司維保檔案資料的集中統(tǒng)一管理，包括收集整理、歸檔保管、查閱利用、鑒定銷毀等工作。3.負責(zé)建立和維護公司維保檔案資料信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.定期對公司維保檔案資料管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.負責(zé)對公司內(nèi)部各部門和項目的檔案資料管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負責(zé)維保檔案資料的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的完整、準確和安全。2.按照檔案資料查閱利用規(guī)定，為公司內(nèi)部人員和外部單位或個人提供檔案資料查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.定期對檔案資料進行清查盤點，核對檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.負責(zé)檔案資料的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定編