PAGE檔案三合一制度專(zhuān)業(yè)檔案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專(zhuān)業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在專(zhuān)業(yè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門(mén)及所屬單位應(yīng)確保專(zhuān)業(yè)檔案的形成過(guò)程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實(shí)反映專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.有效利用原則。充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)檔案的作用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司專(zhuān)業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案的完整準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位專(zhuān)業(yè)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位的檔案管理日常工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集（一）收集范圍1.各類(lèi)專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件材料。2.科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定等檔案。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.設(shè)備儀器的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等檔案。5.基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工等檔案。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等文件材料。7.其他與公司專(zhuān)業(yè)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和工作流程。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)及所屬單位在專(zhuān)業(yè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要的專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目和活動(dòng)，應(yīng)實(shí)行檔案工作同步管理，在項(xiàng)目或活動(dòng)啟動(dòng)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)介入，明確檔案收集的范圍、要求和責(zé)任，確保檔案與項(xiàng)目或活動(dòng)同步形成、同步積累、同步整理。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對(duì)電子文件應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并做好備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司專(zhuān)業(yè)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法進(jìn)行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對(duì)文件進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝盒等操作。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.電子檔案：按照電子文件管理的要求，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定整理立卷，保管一年期滿(mǎn)后移交檔案管理部門(mén)。4.電子檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，并與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行整理和編目。（二）歸檔要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)備考表等。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、編目準(zhǔn)確、裝盒規(guī)范，并在檔案盒封面和脊背填寫(xiě)相關(guān)信息。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)后，一份由移交部門(mén)留存，一份由檔案管理部門(mén)保存。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，確保電子檔案的安全。3.對(duì)重要的實(shí)物檔案，如印章、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)柜保管，并做好登記和標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.永久保管檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及所屬單位形成的檔案。2.公司員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得私自將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.外單位查閱、借閱檔案時(shí)，必須有專(zhuān)人陪同，并不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司專(zhuān)業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF等通用格式。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）存儲(chǔ)與管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并進(jìn)行定期備份。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等管理操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理。（四）利用與共享1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備在線(xiàn)查閱、借閱、復(fù)制等功能，方便公司員工和外單位人員利用檔案。2.建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位之間檔案信息的共享和交換。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平