PAGE旅游團(tuán)隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)旅游團(tuán)隊(duì)檔案管理，確保旅游團(tuán)隊(duì)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高旅游服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有旅游團(tuán)隊(duì)檔案的管理，包括國內(nèi)旅游團(tuán)隊(duì)、出境旅游團(tuán)隊(duì)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映旅游團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋旅游團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)旅游團(tuán)隊(duì)檔案中的敏感信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理。二、檔案內(nèi)容（一）團(tuán)隊(duì)基本信息1.團(tuán)隊(duì)名稱：明確旅游團(tuán)隊(duì)的具體名稱。2.團(tuán)隊(duì)編號：為每個(gè)團(tuán)隊(duì)賦予唯一的編號，便于識別和管理。3.出發(fā)日期：記錄團(tuán)隊(duì)出發(fā)的具體時(shí)間。4.返回日期：記錄團(tuán)隊(duì)返回的具體時(shí)間。5.行程安排：詳細(xì)描述旅游團(tuán)隊(duì)的行程路線、景點(diǎn)游覽順序等。6.團(tuán)隊(duì)人數(shù)：包括成人人數(shù)、兒童人數(shù)等。（二）游客信息1.姓名：游客的全名。2.性別：游客的性別。3.年齡：游客的年齡。4.身份證號碼：游客的有效身份證件號碼。5.聯(lián)系方式：包括手機(jī)號碼、電子郵箱等。（三）接待計(jì)劃1.交通安排：如飛機(jī)、火車、汽車等交通工具的預(yù)訂信息。2.住宿安排：酒店名稱、房型、入住時(shí)間、退房時(shí)間等。3.餐飲安排：包含早餐、午餐、晚餐的標(biāo)準(zhǔn)和地點(diǎn)。4.導(dǎo)游服務(wù)：導(dǎo)游姓名、導(dǎo)游證號碼、聯(lián)系方式等。（四）費(fèi)用明細(xì)1.團(tuán)費(fèi)：團(tuán)隊(duì)收取的總費(fèi)用金額。2.費(fèi)用構(gòu)成：如交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、門票費(fèi)用、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)用等各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)。3.支付方式：游客支付團(tuán)費(fèi)的方式，如現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、信用卡等。（五）合同協(xié)議1.旅游合同：與游客簽訂的正式旅游合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合作協(xié)議：與交通、住宿、餐飲等供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議。（六）行程變更記錄1.變更原因：記錄行程變更的具體原因。2.變更內(nèi)容：詳細(xì)說明行程變更的具體項(xiàng)目，如景點(diǎn)調(diào)整、交通時(shí)間更改等。3.變更時(shí)間：記錄行程變更的具體時(shí)間。4.游客確認(rèn)：游客對行程變更的確認(rèn)情況。（七）服務(wù)質(zhì)量反饋1.游客評價(jià)：游客對旅游服務(wù)質(zhì)量的評價(jià)，包括對導(dǎo)游服務(wù)、酒店服務(wù)、餐飲服務(wù)等方面的評價(jià)。投訴處理記錄：游客投訴的內(nèi)容、處理過程和結(jié)果。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.業(yè)務(wù)部門在接到旅游團(tuán)隊(duì)預(yù)訂后，指定專人負(fù)責(zé)收集和整理團(tuán)隊(duì)相關(guān)信息。2.按照檔案內(nèi)容要求，逐步完善團(tuán)隊(duì)檔案資料，確保信息準(zhǔn)確、完整。3.在團(tuán)隊(duì)出發(fā)前，完成檔案的初步建立，并提交審核。（二）收集要求1.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，能夠反映旅游團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況。2.對于重要資料，如合同協(xié)議、游客身份證復(fù)印件等，應(yīng)進(jìn)行原件核對，并妥善保存復(fù)印件。3.及時(shí)收集行程變更記錄和服務(wù)質(zhì)量反饋等動(dòng)態(tài)信息，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.同一類別的資料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，確保檔案的邏輯性。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案盒或文件夾進(jìn)行分類存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)注清晰的類別和編號。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、防潮、防蟲。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況。（二）借閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的借閱申請函，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后辦理借閱手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及游客個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格保密，限制訪問權(quán)限。3.在檔案查閱和使用過程中，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，制定安全防范措施，防止檔案被盜、被篡改或丟失。2.安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等。3.定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保存期限，且已無保存價(jià)值。2.檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)或已失去法律效力。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，組織專人進(jìn)行檔案銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與申請文件一同保存，以備查閱。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)旅游團(tuán)隊(duì)檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.協(xié)助業(yè)務(wù)部門查詢和使用檔案資料，提供必要的檔案信息支持。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門旅游團(tuán)隊(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.審核本部門檔案借閱申請表，確保檔案借閱的合理性和必要性。3.對本部門檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批檔案銷毀申請，確保檔案銷毀工作的合規(guī)性。2.對公司旅游團(tuán)隊(duì)檔案管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和決策。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對旅游團(tuán)隊(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管和安全措施的落實(shí)情況等。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入部門和個(gè)人績效考核體系，對檔案管理