PAGE創(chuàng)投公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)創(chuàng)投公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司決策、運(yùn)營(yíng)、投資等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于創(chuàng)投公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于項(xiàng)目投資文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄、人事檔案、業(yè)務(wù)報(bào)告等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案的安全與保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和傳遞。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目投資類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、盡職調(diào)查報(bào)告、投資協(xié)議、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等。2.合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、借款合同等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來憑證等。4.人事類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等相關(guān)文件，員工檔案等。5.會(huì)議類：股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。6.業(yè)務(wù)報(bào)告類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、投資收益報(bào)告等。7.其他類：公司規(guī)章制度、榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為項(xiàng)目投資檔案、合同協(xié)議檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、會(huì)議檔案、業(yè)務(wù)報(bào)告檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修補(bǔ)，按照一定順序裝訂成冊(cè)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的應(yīng)退回原部門重新整理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要投資項(xiàng)目文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括一般性投資項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，及時(shí)剔除不必要保存的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管價(jià)值等進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限是否合理。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，由鑒定小組進(jìn)行審核，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他與工作無關(guān)的目的。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和安全，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.涉及公司機(jī)密的檔案，原則上不得借閱。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案信