PAGE檔案室管理移交制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門之間檔案的移交以及向外部機構(gòu)或個人進行檔案移交的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案移交工作必須嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整準確原則移交的檔案應保持其內(nèi)容的完整性和準確性，不得擅自篡改、刪減或遺漏重要信息。3.及時高效原則檔案移交應按照規(guī)定的程序和時間要求及時進行，以保證檔案信息的連貫性和可利用性，提高工作效率。4.責任明確原則明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，確保檔案移交工作的順利進行，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類紅頭文件、通知、報告、請示、批復等正式文件。2.會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等各類工作文檔。（二）人事檔案1.員工入職登記表、履歷表、勞動合同、培訓記錄、考核評價等資料。2.員工薪資、福利、獎懲等相關文件。3.員工離職手續(xù)辦理過程中產(chǎn)生的各類文件。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算資料。2.財務預算、決算文件，資金申請與批復文件等。3.稅務申報資料、發(fā)票存根等相關稅務文件。（四）業(yè)務檔案1.各類項目合同、協(xié)議、招投標文件、項目方案、項目驗收報告等。2.市場營銷活動中的策劃方案、宣傳資料、客戶資料等。3.生產(chǎn)運營過程中的技術文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。（五）其他檔案1.公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關文件。2.涉及公司/組織重大事件、重要活動的照片、錄像、音頻等資料。3.其他具有保存價值的文件、資料和實物。三、檔案移交流程（一）內(nèi)部移交流程1.移交準備移交部門對擬移交的檔案進行整理、分類、編目，確保檔案資料齊全、完整、準確，并編制檔案移交清單。移交清單應包括檔案名稱、類別、數(shù)量、起止日期、保管期限等詳細信息，并由移交部門負責人簽字確認。2.檔案審核檔案室接收移交清單后，對移交的檔案進行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補充或更正相關信息。3.交接手續(xù)審核通過后，移交部門與檔案室辦理正式交接手續(xù)。交接雙方應在檔案移交清單上簽字，并注明交接日期。檔案室對接收的檔案進行入庫登記，按照檔案分類編號規(guī)則進行上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（二）外部移交流程1.申請與審批因工作需要向外部機構(gòu)或個人移交檔案時，由相關部門提出申請，說明移交檔案的原因、范圍、接收單位等信息，并填寫檔案外部移交申請表。申請表經(jīng)部門負責人審核后，報公司/組織主管領導審批。2.簽訂協(xié)議經(jīng)批準后，與接收單位簽訂檔案移交協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括檔案的保管期限、使用范圍、保密要求等。協(xié)議應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案移交后的安全和有效利用。3.檔案整理與移交移交部門按照協(xié)議要求對檔案進行整理、編目，并編制檔案移交清單。檔案移交清單應經(jīng)接收單位確認后，雙方辦理正式交接手續(xù)。交接過程中，應做好記錄，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容等準確無誤。4.跟蹤與監(jiān)督檔案移交后，相關部門應定期對接收單位的檔案保管和使用情況進行跟蹤檢查，確保檔案的安全和有效利用。如發(fā)現(xiàn)接收單位存在違反協(xié)議規(guī)定的行為，應及時采取措施予以糾正，并追究其責任。四、檔案移交責任（一）移交部門責任1.負責對擬移交檔案進行全面整理、分類、編目，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照規(guī)定的時間和要求向檔案室或外部接收單位移交檔案，并提供必要的說明和解釋。3.對移交檔案的真實性、完整性負責，如因移交部門原因?qū)е聶n案缺失、損壞或信息錯誤，應承擔相應的責任。（二）檔案室責任1.負責對移交檔案進行審核、接收和入庫管理，確保檔案的安全和有序存放。2.按照檔案管理規(guī)定對檔案進行整理和編目，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。3.對檔案的保管和利用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理過程中存在的問題。（三）接收單位責任1.按照協(xié)議要求接收檔案，并對檔案的安全保管和有效利用負責。2.不得擅自將接收的檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給第三方，如需使用檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.在檔案保管期限屆滿或不再需要時，應按照規(guī)定將檔案歸還移交單位或進行銷毀處理，并及時通知移交單位。五、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。公司/組織制定的重要規(guī)章制度、長期發(fā)展規(guī)劃、年度預算等文件。涉及公司/組織重大權益、重要資產(chǎn)、重大事件的檔案。2.定期保管保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的業(yè)務文件、短期的工作計劃、統(tǒng)計報表等。保管期限為[X]年的檔案，如一般性的人事檔案、短期的財務核算資料等。（二）保管期限調(diào)整1.檔案保管期限確定后，如因特殊情況需要調(diào)整，由檔案室提出申請，報公司/組織主管領導審批。2.調(diào)整后的保管期限應書面通知相關部門，并在檔案管理系統(tǒng)中進行更新。（三）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿或不再具有保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.申請表應包括檔案名稱、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報公司/組織主管領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案室會同相關部門組成檔案銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行現(xiàn)場銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由銷毀人員簽字確認。4.嚴禁將應銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人，確保檔案信息的安全。六、檔案信息化管理（一）數(shù)字化掃描1.對具有重要保存價值的檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化掃描應按照相關標準和規(guī)范進行，確保掃描圖像清晰、完整、準確，能夠真實反映檔案原件的內(nèi)容。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、存儲、檢索、利用和安全管理。2.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。同時，應建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.嚴格控制檔案信息的訪問權限，根據(jù)工作需要設定不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員能夠訪問和使用檔案信息。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，保障檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案室的檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案移交流程的規(guī)范性、檔案保管和利用情況等。2.檔案室應定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向上級主管部門報告自查情況。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)國家檔案管理部門的要求，配合做好檔案管理工作的監(jiān)督檢