PAGE協(xié)會(huì)文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會(huì)文書(shū)檔案由綜合部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的文書(shū)材料應(yīng)真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則各項(xiàng)工作完成后，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將形成的文書(shū)材料整理歸檔，不得積壓。4.保密安全原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保文書(shū)檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、文書(shū)檔案管理職責(zé)（一）綜合部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的文書(shū)材料收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類文書(shū)材料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合部歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)材料的日常管理工作，確保材料的完整和及時(shí)移交。3.配合綜合部做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，按照要求提供必要的協(xié)助。三、文書(shū)材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類公文、通知、指示、批復(fù)等。2.協(xié)會(huì)文件協(xié)會(huì)制定的章程、制度、規(guī)定、決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.部門(mén)文件各部門(mén)在工作中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、函件、報(bào)表、合同、協(xié)議、工作記錄、統(tǒng)計(jì)資料等。4.會(huì)議文件協(xié)會(huì)組織召開(kāi)的各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、講話、決議、紀(jì)要、記錄等。5.人事文件員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件。6.財(cái)務(wù)文件協(xié)會(huì)的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、經(jīng)費(fèi)收支憑證等。7.業(yè)務(wù)活動(dòng)文件協(xié)會(huì)開(kāi)展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的方案、計(jì)劃執(zhí)行情況、活動(dòng)總結(jié)、成果資料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。8.其他文件與協(xié)會(huì)工作相關(guān)的其他各類文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。2.收集的文書(shū)材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集過(guò)程中要注意文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理方法1.分類按照文書(shū)檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)對(duì)每份文書(shū)材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式，便于查找和管理。3.編目編制文書(shū)檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝訂將每份文書(shū)材料按照一定順序進(jìn)行排列，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固，便于查閱。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、文書(shū)檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書(shū)材料，在次年上半年進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)或急需歸檔的文件，應(yīng)隨時(shí)整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員將整理好的文書(shū)材料按照分類要求進(jìn)行匯總，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.兼職檔案員將檔案移交清單和文書(shū)材料一并移交綜合部檔案管理人員。3.綜合部檔案管理人員對(duì)移交的文書(shū)材料進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并將檔案材料放入相應(yīng)的檔案柜中保管。（三）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括協(xié)會(huì)章程、重要決議、決定、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。具體劃分如下：保管期限為30年的檔案主要包括一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)活動(dòng)資料等。保管期限為10年的檔案主要包括臨時(shí)性的通知、便函、一般性的報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。五、文書(shū)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合部辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人持檔案查閱申請(qǐng)表到綜合部檔案管理人員處，說(shuō)明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案保管臺(tái)賬上進(jìn)行登記，并按照要求提供檔案。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在檔案查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱協(xié)會(huì)檔案的，應(yīng)提前向協(xié)會(huì)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、范圍和期限等，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)保密委員會(huì)審核同意，并報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表到綜合部檔案管理人員處，簽訂檔案借閱承諾書(shū)，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，在檔案保管臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.檔案管理人員按照規(guī)定收取借閱押金，并將檔案提供給借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。六、文書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則綜合部應(yīng)定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立由綜合部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)每份檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法通過(guò)對(duì)同類檔案的分析比較，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)