PAGE來(lái)訪人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司來(lái)訪人員管理，規(guī)范來(lái)訪人員檔案建立、保存及使用，確保公司安全、有序運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有來(lái)訪人員，包括但不限于供應(yīng)商、合作伙伴、客戶、政府部門(mén)人員、應(yīng)聘人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保來(lái)訪人員檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映來(lái)訪人員的基本信息及來(lái)訪情況。3.保密性原則：妥善保管來(lái)訪人員檔案，嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，確保信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程建立、管理來(lái)訪人員檔案，保證檔案管理工作規(guī)范有序。二、來(lái)訪人員檔案的建立（一）檔案信息收集1.基本信息：收集來(lái)訪人員姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）、所屬單位或個(gè)人身份信息。2.來(lái)訪信息：記錄來(lái)訪日期、預(yù)計(jì)離開(kāi)日期、來(lái)訪目的（如商務(wù)洽談、項(xiàng)目合作、技術(shù)交流、參觀考察、應(yīng)聘面試等）、接待部門(mén)及接待人員。3.背景信息：對(duì)于供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等，了解其公司簡(jiǎn)介、經(jīng)營(yíng)范圍、信用狀況、過(guò)往合作記錄等；對(duì)于政府部門(mén)人員，記錄其所屬部門(mén)、職務(wù)等；對(duì)于應(yīng)聘人員，收集其教育背景、工作經(jīng)歷、技能證書(shū)等相關(guān)信息。（二）信息來(lái)源1.來(lái)訪人員自行填寫(xiě)：提供來(lái)訪人員基本信息登記表，由來(lái)訪人員本人如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。2.接待人員收集：接待部門(mén)及接待人員負(fù)責(zé)在來(lái)訪人員到達(dá)時(shí)，通過(guò)溝通交流、查閱相關(guān)資料等方式，獲取來(lái)訪人員其他必要信息。3.外部調(diào)查：對(duì)于重要的供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等，可通過(guò)公開(kāi)渠道（如企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)資訊平臺(tái)等）或委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查，核實(shí)其相關(guān)信息真實(shí)性和可靠性。（三）檔案錄入與整理1.接待人員應(yīng)在來(lái)訪人員到達(dá)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將收集到的檔案信息錄入公司來(lái)訪人員檔案管理系統(tǒng)，并按照檔案類(lèi)別進(jìn)行整理，形成電子檔案。2.同時(shí)，對(duì)接收到的紙質(zhì)資料（如身份證復(fù)印件、介紹信、名片等）進(jìn)行分類(lèi)裝訂，與電子檔案對(duì)應(yīng)保存，形成紙質(zhì)檔案。檔案應(yīng)按照年度、月份順序排列，便于查找和管理。三、來(lái)訪人員檔案的保管（一）保管方式1.電子檔案保管：使用公司專(zhuān)用的檔案管理軟件對(duì)來(lái)訪人員電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)在不同介質(zhì)（如硬盤(pán)、光盤(pán)等）上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案柜，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能，確保紙質(zhì)檔案完好無(wú)損。（二）保管期限1.一般來(lái)訪人員檔案：保存期限為自來(lái)訪結(jié)束之日起[X]年。2.重要來(lái)訪人員檔案（如長(zhǎng)期合作伙伴、涉及重大項(xiàng)目合作的客戶等）：保存期限為自來(lái)訪結(jié)束之日起[X]年或根據(jù)雙方合作關(guān)系及項(xiàng)目需要確定更長(zhǎng)的保存期限。3.應(yīng)聘人員檔案：保存期限為自面試結(jié)束之日起[X]年，如應(yīng)聘人員被錄用，其檔案應(yīng)作為員工人事檔案的一部分長(zhǎng)期保存。（三）檔案清理1.在檔案保管期限屆滿前[X]個(gè)月，由檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行清理核對(duì)，確定需銷(xiāo)毀的檔案清單。2.對(duì)于需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄保存期限與原檔案保管期限一致。四、來(lái)訪人員檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，涉及來(lái)訪人員相關(guān)業(yè)務(wù)的部門(mén)人員，可查閱本部門(mén)接待的來(lái)訪人員檔案。查閱時(shí)，需填寫(xiě)來(lái)訪人員檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。公司管理人員因管理決策、協(xié)調(diào)工作等需要查閱來(lái)訪人員檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員協(xié)助查閱。2.外部單位人員司法機(jī)關(guān)、政府部門(mén)等因工作需要依法查閱來(lái)訪人員檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司法律合規(guī)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等因合作需要查閱來(lái)訪人員檔案的，需提前提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)接待部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱申請(qǐng)函及相關(guān)批準(zhǔn)文件應(yīng)與檔案一并保存。（二）查閱登記1.所有檔案查閱均需進(jìn)行登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。查閱登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還原位，并檢查檔案是否完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）檔案使用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱來(lái)訪人員檔案后，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。2.外部單位人員查閱來(lái)訪人員檔案后，如需使用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照雙方約定的方式和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給第三方。如因特殊情況需擴(kuò)大使用范圍或提供給第三方的，應(yīng)再次提交申請(qǐng)，經(jīng)公司批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。五、來(lái)訪人員檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)來(lái)訪人員檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施（如監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等），確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)來(lái)訪人員檔案信息予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止其擅自拍照、錄像、拷貝檔案資料等違規(guī)行為。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的來(lái)訪人員檔案，應(yīng)采取更嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)來(lái)訪人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案建立、保管、查閱、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（二）考核評(píng)價(jià)1.將來(lái)訪人員檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門(mén)及相關(guān)工作人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理制度的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；如因違規(guī)行為給公司造