PAGE設(shè)備檔案管理制度標(biāo)牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備檔案的管理，包括生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等各類固定資產(chǎn)設(shè)備的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)備檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.完整性原則設(shè)備檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映設(shè)備從規(guī)劃、選型、購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)、改造、更新直至報(bào)廢的全過(guò)程信息。3.準(zhǔn)確性原則設(shè)備檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與設(shè)備實(shí)際情況相符。4.及時(shí)性原則設(shè)備檔案應(yīng)隨設(shè)備的運(yùn)行和管理活動(dòng)及時(shí)形成，確保檔案信息的時(shí)效性。二、設(shè)備檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.設(shè)備前期檔案包括設(shè)備規(guī)劃書、可行性研究報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報(bào)告、選型報(bào)告、購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄等。2.設(shè)備運(yùn)行檔案包括設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運(yùn)行日志、故障維修記錄、潤(rùn)滑記錄、點(diǎn)檢記錄等。3.設(shè)備技術(shù)檔案包括設(shè)備說(shuō)明書、圖紙、技術(shù)資料、技術(shù)改造方案、技術(shù)鑒定報(bào)告等。4.設(shè)備管理檔案包括設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備卡片、設(shè)備檔案借閱記錄、設(shè)備檔案銷毀記錄等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則設(shè)備檔案編號(hào)采用“設(shè)備類別代碼+設(shè)備順序號(hào)+年份代碼”的方式。設(shè)備類別代碼根據(jù)設(shè)備的分類設(shè)置，如生產(chǎn)設(shè)備用“SC”表示，辦公設(shè)備用“BG”表示，運(yùn)輸設(shè)備用“YS”表示等。設(shè)備順序號(hào)按照設(shè)備購(gòu)置的先后順序依次編排。年份代碼取設(shè)備購(gòu)置年份的后兩位數(shù)字。例如：SC00122，表示2022年購(gòu)置的第1臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備。2.編號(hào)管理設(shè)備檔案編號(hào)由檔案管理部門統(tǒng)一編制，一經(jīng)確定不得隨意更改。如設(shè)備發(fā)生重大變動(dòng)，需重新編號(hào)時(shí)，應(yīng)在原編號(hào)基礎(chǔ)上進(jìn)行標(biāo)注，并做好相關(guān)記錄。三、設(shè)備檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立設(shè)備檔案管理臺(tái)賬，對(duì)設(shè)備檔案的借閱、歸還、銷毀等情況進(jìn)行登記。4.定期對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.為公司各部門提供設(shè)備檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。6.參與設(shè)備的驗(yàn)收、維修、改造、報(bào)廢等工作，負(fù)責(zé)審核相關(guān)檔案資料。（二）設(shè)備使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照設(shè)備檔案管理制度的要求，做好設(shè)備運(yùn)行檔案的記錄工作，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.在設(shè)備維修、改造、報(bào)廢等過(guò)程中，及時(shí)向檔案管理部門提供相關(guān)資料，并配合做好檔案的更新和歸檔工作。（三）設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)設(shè)備的選型、購(gòu)置、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等工作，并及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃和操作規(guī)程，并監(jiān)督執(zhí)行情況，確保設(shè)備運(yùn)行檔案的及時(shí)更新。3.組織設(shè)備的技術(shù)改造和更新工作，負(fù)責(zé)審核技術(shù)改造方案和技術(shù)鑒定報(bào)告等資料，并移交檔案管理部門歸檔。4.參與設(shè)備報(bào)廢鑒定工作，負(fù)責(zé)審核設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及相關(guān)資料，并移交檔案管理部門辦理報(bào)廢手續(xù)。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好設(shè)備檔案管理工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)提供與設(shè)備相關(guān)的資料和信息。四、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)備從規(guī)劃、選型、購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)、改造、更新直至報(bào)廢全過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等。2.設(shè)備的設(shè)計(jì)圖紙、說(shuō)明書、操作手冊(cè)、維修手冊(cè)、技術(shù)資料等。3.設(shè)備的購(gòu)置合同、協(xié)議、發(fā)票、運(yùn)輸單、裝箱單等。4.設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、試運(yùn)行報(bào)告等。5.設(shè)備的運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、潤(rùn)滑記錄、點(diǎn)檢記錄等。6.設(shè)備的技術(shù)改造方案、技術(shù)鑒定報(bào)告、改造記錄等。7.設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定報(bào)告、報(bào)廢清單等。（二）收集要求1.設(shè)備使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.設(shè)備檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.收集的設(shè)備檔案資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，做到分類明確、條理清晰。（三）整理方法1.分類整理按照設(shè)備檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的資料進(jìn)行分類，同類資料集中存放。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)每份設(shè)備檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料上加蓋編號(hào)標(biāo)識(shí)，確保編號(hào)與檔案管理臺(tái)賬一致。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張較多的資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。4.電子歸檔除紙質(zhì)檔案外，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。五、設(shè)備檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的設(shè)備檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，對(duì)紙質(zhì)設(shè)備檔案進(jìn)行分類存放。2.電子檔案建立電子檔案服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶備份等方式對(duì)電子設(shè)備檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.設(shè)備前期檔案保管期限為設(shè)備使用年限加10年。2.設(shè)備運(yùn)行檔案保管期限為設(shè)備使用年限。3.設(shè)備技術(shù)檔案保管期限為長(zhǎng)期。4.設(shè)備管理檔案保管期限為長(zhǎng)期。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如霉變、蟲蛀、破損等。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全，防止檔案丟失、泄密等情況發(fā)生。六、設(shè)備檔案的借閱與利用（一）借閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可借閱設(shè)備檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《設(shè)備檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的設(shè)備檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人憑借閱證到檔案庫(kù)房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在借閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）利用方式1.查閱借閱人可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱設(shè)備檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.復(fù)印如需復(fù)印設(shè)備檔案資料，借閱人應(yīng)填寫《設(shè)備檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印，并做好登記。3.借閱期限一般情況下，設(shè)備檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。七、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定內(nèi)容鑒定小組應(yīng)根據(jù)設(shè)備檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行審查和評(píng)估，確定其是否仍有保存價(jià)值。3.鑒定結(jié)果鑒定結(jié)果分為繼續(xù)保存、降密保存、銷毀三種。對(duì)繼續(xù)保存和降密保存的設(shè)備檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確定銷毀的設(shè)備檔案，應(yīng)編制《設(shè)備檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.銷毀審批《設(shè)備檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式對(duì)紙質(zhì)設(shè)備檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀