PAGE單位法治檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位法治檔案管理，規(guī)范法治檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)法治檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高單位法治工作水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門在開展法治工作過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝环ㄖ螜n案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理各項(xiàng)工作。3.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映單位法治工作的全過(guò)程。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位法治檔案管理制度，制定具體的實(shí)施細(xì)則和操作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管單位法治檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)法治檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.參與檔案鑒定、銷毀等工作，提出檔案鑒定和銷毀意見。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門法治檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門形成的檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.法律法規(guī)文件：包括國(guó)家及地方出臺(tái)的各類法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.法治工作規(guī)劃與計(jì)劃：?jiǎn)挝荒甓确ㄖ喂ぷ饕?guī)劃、專項(xiàng)法治工作計(jì)劃等。3.合同協(xié)議：各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等涉及法律事務(wù)的合同文本。4.法律事務(wù)處理文件：法律糾紛案件的起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書；法律咨詢意見書、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。5.法治宣傳教育資料：法治宣傳活動(dòng)方案、宣傳資料、培訓(xùn)教材、講座記錄等。6.內(nèi)部規(guī)章制度：?jiǎn)挝恢贫ǖ呐c法治相關(guān)的內(nèi)部管理制度、工作流程、操作規(guī)范等。7.會(huì)議記錄：涉及法治工作的會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等。8.其他與法治工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意裁剪、涂改、損毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于日常形成的檔案，各部門應(yīng)在每月末或每季度末將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大法律事務(wù)處理完成后，承辦部門應(yīng)在案件辦結(jié)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)檔案移交檔案管理部門。3.對(duì)于上級(jí)部門下發(fā)的法律法規(guī)文件、重要會(huì)議文件等，應(yīng)在收到文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.法律法規(guī)類：按照法律法規(guī)的類別、效力層級(jí)等進(jìn)行分類。2.法治工作規(guī)劃與計(jì)劃類：按照年度、專項(xiàng)等進(jìn)行分類。3.合同協(xié)議類：按照合同類型、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等進(jìn)行分類。4.法律事務(wù)處理類：按照案件類型、處理階段等進(jìn)行分類。5.法治宣傳教育類：按照宣傳活動(dòng)類型、時(shí)間等進(jìn)行分類。6.內(nèi)部規(guī)章制度類：按照制度內(nèi)容、適用范圍等進(jìn)行分類。7.會(huì)議記錄類：按照會(huì)議主題、時(shí)間等進(jìn)行分類。8.其他類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：本單位檔案全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。3.年度：檔案形成年度，采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年），分別用“Y”“C”“D”表示。5.流水號(hào)：按照檔案分類順序依次編制的流水號(hào)碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：某份合同協(xié)議檔案的編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023C001，表示該檔案屬于本單位全宗，形成于2023年，保管期限為長(zhǎng)期（[X]年），流水號(hào)為001。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，一般由事由、文種構(gòu)成。日期填寫檔案形成的具體年月日。保管期限、密級(jí)按照實(shí)際情況填寫。責(zé)任者填寫檔案的形成部門或個(gè)人。3.檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于查詢。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小與檔案封面一致。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等，防止對(duì)檔案造成損壞。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案所在架位、層位等信息。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性好的設(shè)備，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)和索引，便于快速檢索和查詢。3.對(duì)于重要的檔案資料，如珍貴的法律文件、重大案件的檔案等，可采用異地備份或數(shù)字化存儲(chǔ)等方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全性。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，每季度進(jìn)行[X]次局部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)環(huán)境等。檢查過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)采取措施防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員因工作需要借閱法治檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)。（三）特殊利用規(guī)定1.外單位因工作需要查閱或借閱本單位法治檔案的，應(yīng)提前與本單位檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱或借閱申請(qǐng)函，注明查閱或借閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.檔案管理部門應(yīng)將外單位的查閱或借閱申請(qǐng)?zhí)峤粏挝活I(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。外單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并按照本單位的查閱、借閱規(guī)定進(jìn)行操作。3.涉及本單位重大利益或敏感信息的檔案，一般不得對(duì)外提供查閱或借閱。如因特殊情況確需提供的，應(yīng)報(bào)經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)單位法治檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定以及本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于反映單位主要職能活動(dòng)、歷史面貌、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為[X]年，短期保管期限一般為[X]年。4.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、過(guò)期的法律法規(guī)文件、無(wú)利用價(jià)值的會(huì)議記錄等，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案清單，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.《檔案鑒定意見書》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等信息。2.《檔案銷毀清