PAGE監(jiān)獄檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)獄檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為監(jiān)獄各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)獄內(nèi)所有涉及檔案管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：監(jiān)獄檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映監(jiān)獄工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與監(jiān)獄工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及監(jiān)獄機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便監(jiān)獄各部門(mén)和人員查閱使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善監(jiān)獄檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)監(jiān)獄各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確保檔案的質(zhì)量。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和水平。7.對(duì)監(jiān)獄各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案保管和保密規(guī)定，妥善保管本部門(mén)暫存檔案，不得擅自銷毀或丟失。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平。4.做好檔案的安全防范工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。5.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)獄在執(zhí)行刑罰、獄政管理、教育改造、勞動(dòng)改造、生活衛(wèi)生、組織人事、財(cái)務(wù)審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與監(jiān)獄工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.監(jiān)獄與外單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件材料。4.反映監(jiān)獄歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除無(wú)關(guān)材料，確保檔案質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同載體，如紙質(zhì)、電子等，以防止檔案損壞或丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、罪犯檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。文書(shū)檔案再按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行二級(jí)分類；罪犯檔案按照罪犯?jìng)€(gè)人進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.監(jiān)獄應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映監(jiān)獄主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)監(jiān)獄工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映監(jiān)獄一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)監(jiān)獄工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映監(jiān)獄局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)監(jiān)獄工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.各部門(mén)應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)予以標(biāo)注。(三)保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.在檔案存放處設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合監(jiān)獄工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。全面審查：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。價(jià)值評(píng)估：綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和法律價(jià)值等，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案室定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐份審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定是否需要銷毀。3.對(duì)確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。4.銷毀清冊(cè)經(jīng)監(jiān)獄領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。六、檔案的利用（一）利用范圍1.監(jiān)獄內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)及其他有關(guān)單位因工作需要查閱監(jiān)獄檔案。3.因歷史研究、編史修志等需要查閱監(jiān)獄檔案。（二）利用手續(xù)1.監(jiān)獄內(nèi)部各部門(mén)查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案室審批。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)及其他有關(guān)單位查閱監(jiān)獄檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)監(jiān)獄分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.因歷史研究、編史修志等需要查閱監(jiān)獄檔案，應(yīng)提前與檔案室聯(lián)系，說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)監(jiān)獄主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.利用結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立監(jiān)獄檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為監(jiān)獄各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合監(jiān)獄檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.安全保障：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全和信息保密的法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.監(jiān)獄檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.監(jiān)獄紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔工作的質(zhì)量。3.檔案保管、利用情況，包括檔案的安全、保密、查閱借閱手續(xù)等。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括電子檔案管理、系統(tǒng)運(yùn)行等。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行綜合評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（