PAGE心理室檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)心理室檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案移交工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織心理室所有檔案的移交管理工作，包括但不限于心理咨詢記錄、心理測評報(bào)告、來訪者信息資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映心理室工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保移交的檔案資料齊全，涵蓋心理室工作的各個環(huán)節(jié)和方面。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)來訪者隱私，在檔案移交過程中防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案移交的范圍（一）心理咨詢檔案1.來訪者基本信息表，包括姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式等。2.心理咨詢預(yù)約記錄，記錄預(yù)約時間、預(yù)約方式、預(yù)約咨詢師等信息。3.每次心理咨詢的過程記錄，包括咨詢?nèi)掌?、咨詢時長、咨詢主題、咨詢師與來訪者互動內(nèi)容等詳細(xì)情況。4.心理咨詢總結(jié)與評估，咨詢師對來訪者咨詢效果的綜合評價及后續(xù)建議。（二）心理測評檔案1.心理測評申請表，記錄申請測評的原因、測評項(xiàng)目等信息。2.測評工具的選擇依據(jù)及測評方案。3.測評原始數(shù)據(jù)記錄，包括測評問卷的作答情況、測評軟件生成的原始分?jǐn)?shù)等。4.測評報(bào)告，對測評結(jié)果進(jìn)行分析解讀，得出結(jié)論并提供相關(guān)建議。（三）來訪者信息資料1.來訪者主動提供的其他相關(guān)資料，如個人成長經(jīng)歷、家庭背景介紹等。2.心理室在工作過程中收集的與來訪者相關(guān)的補(bǔ)充信息，如特殊事件記錄等。（四）心理室工作文件與記錄1.心理室工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.心理室內(nèi)部培訓(xùn)資料、會議記錄等。3.心理室與外部機(jī)構(gòu)合作的相關(guān)文件、協(xié)議等。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.整理檔案心理室工作人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行分類，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。對檔案中的文件進(jìn)行核對，檢查是否有缺失、損壞等情況，如有問題及時補(bǔ)充或修復(fù)。2.編制檔案清單根據(jù)整理好的檔案，編制詳細(xì)的檔案清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。檔案清單應(yīng)一式兩份，一份由移交方留存，一份隨檔案一同移交接收方。（二）移交申請1.提出申請心理室工作人員根據(jù)檔案管理需要及工作安排，填寫檔案移交申請表，說明移交檔案的類別、數(shù)量、移交原因等信息。申請表應(yīng)經(jīng)心理室負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至檔案管理部門。2.審核申請檔案管理部門收到移交申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核移交檔案的必要性、完整性以及是否符合相關(guān)規(guī)定。如審核通過，檔案管理部門在申請表上簽署同意意見，并確定移交時間和接收人員。（三）檔案移交1.現(xiàn)場移交在約定的移交時間，移交方與接收方共同進(jìn)行檔案移交工作。移交方應(yīng)按照檔案清單逐一核對檔案，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容與清單一致。接收方對接收的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通并要求整改。2.簽字確認(rèn)檔案移交完成后，移交方與接收方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。簽字確認(rèn)后的檔案移交清單一份由檔案管理部門留存，作為檔案管理的依據(jù)；一份由心理室留存，以備查閱。（四）檔案接收后的處理1.登記入庫接收方將接收的檔案按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行登記入庫，建立檔案保管賬目，記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中，確保檔案的安全保管。2.信息錄入接收方應(yīng)及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，方便檔案的查詢和利用。錄入的檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.心理室應(yīng)每年定期將本年度形成的檔案進(jìn)行移交，移交時間為每年[具體日期]。2.定期移交的檔案應(yīng)按照檔案類別和時間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）臨時移交1.在心理室工作過程中，如遇特殊情況需要臨時移交檔案的，應(yīng)及時填寫檔案移交申請表，并按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行移交。2.臨時移交的檔案應(yīng)在申請表中注明移交原因和緊急程度，檔案管理部門應(yīng)優(yōu)先處理，確保檔案及時移交。五、檔案移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）移交方責(zé)任1.負(fù)責(zé)檔案的整理、核對和編制檔案清單，確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的流程和時間要求提出檔案移交申請，并配合接收方完成檔案移交工作。3.向接收方介紹檔案的相關(guān)情況，提供必要的說明和解釋，確保接收方能夠正確理解和管理檔案。（二）接收方責(zé)任1.負(fù)責(zé)對接收的檔案進(jìn)行檢查、登記入庫和信息錄入，確保檔案的安全保管和有效利用。2.對移交檔案中發(fā)現(xiàn)的問題及時與移交方溝通，要求移交方進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.按照檔案管理規(guī)定對接收的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）監(jiān)督與檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作符合本制度規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案移交流程的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案保管情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時督促整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.心理咨詢檔案、心理測評檔案及來訪者信息資料的保管期限為[X]年，自檔案形成之日起計(jì)算。2.心理室工作文件與記錄的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年至[X]年不等。（二）銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，說明銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱心理室檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，說明查閱目的、查閱檔案類別等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)心理室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可查閱檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.涉及來訪者隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)來訪者同意，不得將檔案用于其他目的。（二）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印件和摘錄件應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案形成的資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。利用