PAGE發(fā)電項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強發(fā)電項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為發(fā)電項目的建設(shè)、生產(chǎn)、運營及維護提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有發(fā)電項目從項目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計、施工、調(diào)試、試運行到竣工驗收等全過程形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：發(fā)電項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則：項目檔案應(yīng)全面、準確地反映項目建設(shè)和運行的全過程，做到內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)可靠。3.及時歸檔原則：項目文件材料應(yīng)隨項目進度同步收集、整理，并及時歸檔，確保檔案的時效性。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為項目管理、生產(chǎn)運營、技術(shù)創(chuàng)新等提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司發(fā)電項目檔案管理制度。2.負責發(fā)電項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中管理發(fā)電項目檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案的整理、分類、編目、數(shù)字化等工作，提高檔案管理的信息化水平。5.負責檔案的開發(fā)利用，為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）項目建設(shè)部門職責1.負責組織本部門人員學(xué)習檔案管理相關(guān)規(guī)定，明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求。2.在項目建設(shè)過程中，督促各參建單位及時收集、整理項目文件材料，并對其完整性、準確性進行審核。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的移交工作，確保項目檔案按時、足額移交。（三）項目設(shè)計單位職責1.按照檔案管理要求，負責收集、整理項目設(shè)計階段形成的各類文件材料，包括設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、計算書等。2.在項目設(shè)計過程中，及時向項目建設(shè)部門和檔案管理部門提供有關(guān)設(shè)計變更、技術(shù)核定等文件材料。3.對移交的設(shè)計檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）項目施工單位職責1.建立健全項目施工文件材料管理制度，明確專人負責文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.按照工程進度，及時收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工圖紙、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。3.對施工文件材料進行分類整理，編制檔案目錄，在項目竣工驗收前，將完整、準確的施工檔案移交項目建設(shè)單位。（五）項目監(jiān)理單位職責1.負責監(jiān)督檢查項目參建單位文件材料的收集、整理和歸檔情況，確保文件材料符合檔案管理要求。2.對項目建設(shè)過程中形成的監(jiān)理文件材料進行收集、整理和歸檔，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要等。3.協(xié)助項目建設(shè)單位做好項目檔案的審核和移交工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類發(fā)電項目檔案分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、調(diào)試與試運行文件、生產(chǎn)運行與維護文件、竣工驗收文件等八大類。具體分類如下：1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目核準文件等。2.設(shè)計文件：包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工圖紙會審記錄、施工技術(shù)交底記錄、施工日志、工程質(zhì)量檢驗評定資料等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量監(jiān)理記錄等。5.設(shè)備文件：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備調(diào)試報告、設(shè)備質(zhì)量證明文件等。6.調(diào)試與試運行文件：包括調(diào)試方案、調(diào)試記錄、試運行報告等。7.生產(chǎn)運行與維護文件：包括運行記錄、維護計劃、檢修報告、技術(shù)改造文件等。8.竣工驗收文件：包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類順序，為每一份檔案編制唯一的編號。編號格式如下：[項目名稱縮寫][檔案類別代碼][年份][流水號]其中，項目名稱縮寫為發(fā)電項目名稱的前兩個漢字拼音首字母大寫；檔案類別代碼按照上述檔案分類順序，分別用兩位數(shù)字表示，如工程前期文件為“01”，設(shè)計文件為“02”等；年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；流水號為該類別檔案在當年的順序號。例如：[大唐發(fā)電][02][22][001]，表示大唐發(fā)電項目的設(shè)計文件，形成年份為2022年，流水號為001。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.項目建設(shè)部門、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等各參建單位應(yīng)按照檔案管理要求，指定專人負責項目文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整、準確。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和聲像資料等。紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全；電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全；聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音完整、內(nèi)容真實。3.對具有保存價值的文件材料，應(yīng)進行備份，確保檔案的安全性和可靠性。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的項目文件材料進行分類整理。整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和規(guī)范。2.每份檔案應(yīng)按照文件材料的形成時間順序進行排列，編寫頁號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制；對字跡模糊或易褪色的文件材料應(yīng)進行復(fù)制，并與原件一并歸檔。4.電子文件應(yīng)按照其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類整理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)部門應(yīng)在項目竣工驗收前，組織各參建單位將整理好的項目檔案移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的項目檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回相關(guān)單位進行補充完善。3.審核通過的項目檔案應(yīng)及時進行歸檔，存入專門的檔案庫房，并按照檔案編號順序進行排列上架，便于查找和利用。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并采用異地存儲等方式，確保電子檔案的安全性和可靠性。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。六、檔案利用與借閱（一）利用要求1.公司各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案原件。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時了解公司對檔案的需求情況，不斷提高檔案利用效率。（二）借閱要求1.因特殊情況需要借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如需帶出公司，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔的項目檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實際價值，提出繼續(xù)保存、銷毀或移交其他單位保存等處理意見。（二）銷毀要求1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司主管