PAGE一窗受理檔案管理制度總則制定目的為加強公司/組織一窗受理檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)與一窗受理業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理工作，包括但不限于受理申請材料、辦理流程記錄、審批結(jié)果文件等?；驹瓌t1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映一窗受理業(yè)務(wù)的實際辦理情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的整理、存儲和檢索應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善一窗受理檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、保管、查閱、利用和銷毀等工作。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門一窗受理業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編目、上架、存儲等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時為利用者提供檔案服務(wù)。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案收集與整理收集范圍1.一窗受理業(yè)務(wù)的各類申請材料，包括但不限于申請書、證明文件、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等。2.業(yè)務(wù)辦理過程中的各類審批文件、會議紀(jì)要、工作記錄等。3.與一窗受理業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、備忘錄等。4.其他與一窗受理業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，并確保材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案材料應(yīng)保持整潔、清晰，不得隨意涂改、損壞。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同的保管期限和密級，便于管理和利用。3.便于檔案的查閱和檢索，提高工作效率。整理方法1.分類：按照一窗受理業(yè)務(wù)的類別、辦理流程、時間順序等進行分類。例如，可以分為業(yè)務(wù)受理類、審批文件類、結(jié)果反饋類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號方式可以采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對零散的檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。檔案存儲與保管存儲方式1.根據(jù)檔案的數(shù)量、性質(zhì)和利用頻率等因素，選擇合適的存儲方式?？梢圆捎眉堎|(zhì)檔案存儲、電子檔案存儲或紙質(zhì)與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲系統(tǒng)中，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：主要包括涉及公司/組織重大權(quán)益、重要歷史事件、具有長期查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：一般保管期限為10年至50年，主要包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年，主要包括在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案。保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。檔案查閱與利用查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.將審批后的《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。6.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄、整理后的資料等。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)進行登記，并跟蹤利用情況，確保檔案的合理利用。3.利用檔案形成的資料，如復(fù)印件、摘錄等，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。檔案保密與安全保密措施1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，設(shè)置專門的保密標(biāo)識，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)與利用者簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任。4.定期對檔案保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全管理。檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.加強檔案存儲設(shè)備的管理，定期對存儲設(shè)備進行維護和檢查，防止設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難等突發(fā)事件，確保檔案的安全。在突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)及時采取措施保護檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案的要求進行處理。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立一窗受理檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的工作效率和信息化水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和整合，為公司/組織的決策提供支持。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)錄入、圖像處理等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案的錄入、整理和維護工作。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。3.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地點。檔案鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、利用價值、密級等因素，對檔案進行綜合鑒定，確定檔案的存毀。鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、利用情況、社會價值等因素，對檔案進行全面分析，確定檔案的存毀。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.將《檔案銷毀清單》報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案