PAGE食檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強公司食檔案管理，確保食品相關(guān)信息的完整性、準確性和可追溯性，保障食品安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及食品采購、加工、儲存、銷售等環(huán)節(jié)的食檔案管理工作。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家食品安全相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保食檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：食檔案記錄應真實反映食品相關(guān)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整可溯原則：食檔案應涵蓋食品從源頭到終端的全過程信息，具備完整的追溯鏈條。4.及時更新原則：食檔案信息應隨食品相關(guān)活動的變化及時更新，保證信息的時效性。二、食檔案的建立（一）食品供應商檔案1.供應商基本信息供應商名稱、地址、聯(lián)系方式。營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證等資質(zhì)證明文件。法定代表人身份證明。2.供應食品信息供應食品品種、規(guī)格、品牌。食品質(zhì)量標準及檢驗報告。食品包裝、標簽等相關(guān)資料。3.合作記錄合作起始時間、合作期限。每次采購的食品名稱、數(shù)量、價格、交貨日期等。食品驗收情況記錄，包括驗收合格或不合格的詳細說明及處理結(jié)果。（二）食品采購檔案1.采購計劃采購申請單，包括申請部門、申請人、申請日期、采購食品名稱、數(shù)量、規(guī)格、預計到貨日期等。采購計劃審批記錄，明確審批人及審批意見。2.采購合同與供應商簽訂的采購合同，包括合同編號、簽訂日期、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任等條款。合同變更記錄，如有合同變更情況，應詳細記錄變更原因、變更內(nèi)容及變更日期。3.采購發(fā)票及付款記錄采購發(fā)票復印件或電子發(fā)票截圖，注明發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息。付款憑證，包括付款日期、付款金額、付款方式等。（三）食品加工檔案1.加工車間信息車間名稱、位置、面積、衛(wèi)生狀況等基本情況。車間設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置日期、維護保養(yǎng)記錄等。2.加工人員信息加工人員名單，包括姓名、性別、年齡、崗位、健康證明編號及有效期等。人員培訓記錄，包括培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓考核結(jié)果等。3.加工過程記錄食品加工工藝流程，詳細描述從原料處理到成品包裝的每一步驟及操作要求。加工過程中的關(guān)鍵控制點記錄，如溫度、時間、添加劑使用量等，確保加工過程符合食品安全標準。加工過程中的異常情況記錄，如設(shè)備故障、人員失誤、質(zhì)量問題等，及采取的相應措施和處理結(jié)果。（四）食品儲存檔案1.儲存?zhèn)}庫信息倉庫名稱、位置、面積、分區(qū)情況等。倉庫設(shè)施設(shè)備清單，如貨架、溫濕度控制設(shè)備、通風設(shè)備等，記錄其型號、數(shù)量、購置日期及維護保養(yǎng)情況。2.庫存食品信息庫存食品臺賬，記錄食品名稱、規(guī)格、批次、入庫日期、保質(zhì)期、庫存數(shù)量等。庫存盤點記錄，定期對庫存食品進行盤點，記錄盤點日期、實際庫存數(shù)量與賬面庫存數(shù)量的差異及原因分析。3.儲存條件記錄倉庫溫濕度記錄，每天定時記錄倉庫內(nèi)的溫度和濕度情況，確保儲存條件符合食品要求。防蟲、防鼠、防霉等措施記錄，如投放防蟲鼠藥品的種類、數(shù)量、投放時間等。（五）食品銷售檔案1.銷售記錄銷售訂單，包括訂單編號、客戶名稱、聯(lián)系方式、銷售食品名稱、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨日期等。銷售發(fā)票及收款記錄，與采購發(fā)票類似，注明發(fā)票號碼、開票日期、金額及收款方式、收款日期等。2.客戶信息客戶基本資料，如客戶名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等?？蛻舴答佊涗洠涗浛蛻魧κ称焚|(zhì)量、服務(wù)等方面的反饋意見及處理情況。三、食檔案的管理與維護（一）檔案分類與編號1.按照食品相關(guān)環(huán)節(jié)及檔案類型進行分類，如供應商檔案、采購檔案、加工檔案、儲存檔案、銷售檔案等。2.為每一類檔案編制唯一的編號規(guī)則，編號應包含年份、類別代碼、流水號等信息，以便于識別和查詢。例如，供應商檔案編號為：[年份][GYS][流水號]，其中[年份]為四位數(shù)字表示年份，[GYS]為供應商檔案類別代碼，[流水號]為順序編號。（二）檔案存儲1.設(shè)立專門的食檔案存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應按照類別和編號順序進行存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應進行分類存儲，并建立電子索引目錄，方便快速檢索。（三）檔案更新與審核1.各環(huán)節(jié)責任人應及時更新食檔案信息，確保檔案內(nèi)容與實際情況一致。例如，供應商信息發(fā)生變更、采購合同有新的條款、加工過程出現(xiàn)新的關(guān)鍵控制點等情況時，應在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案更新。2.檔案更新后，應由相關(guān)負責人進行審核，審核內(nèi)容包括信息準確性、完整性及與法律法規(guī)和行業(yè)標準的符合性等。審核通過后，在檔案上注明審核日期及審核人姓名。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食檔案時，應填寫《食檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案類別及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱食檔案，應填寫《食檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱過程中，檔案管理部門應做好記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱及編號等信息。（五）檔案銷毀1.食檔案保存期限應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，一般食品相關(guān)檔案保存期限為[X]年。保存期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《食檔案銷毀申請表》。2.銷毀申請應經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意，審批通過后，檔案管理部門應組織專人對檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、檔案名稱及編號、銷毀方式（如粉碎、焚燒等）、監(jiān)銷人姓名等信息。3.對于涉及重要食品安全信息或可能存在法律糾紛的檔案，應按照相關(guān)規(guī)定延長保存期限或進行永久保存。四、食檔案的使用與監(jiān)督（一）食檔案的使用1.食品采購環(huán)節(jié)，采購人員應查閱供應商檔案及采購檔案，了解供應商資質(zhì)、供應食品質(zhì)量情況及采購歷史記錄等，確保采購的食品符合要求。2.食品加工環(huán)節(jié)，加工人員應依據(jù)加工檔案中的工藝流程和關(guān)鍵控制點要求進行操作，保證加工過程食品安全。同時，管理人員可通過查閱加工檔案，對加工過程進行監(jiān)督和追溯。3.食品儲存環(huán)節(jié)，倉庫管理人員應根據(jù)庫存食品檔案進行庫存管理，掌握食品出入庫情況、保質(zhì)期等信息，及時清理過期食品。4.食品銷售環(huán)節(jié)，銷售人員可查閱銷售檔案及客戶信息，了解客戶需求和反饋，為客戶提供更好的服務(wù)。同時，也有助于公司分析銷售數(shù)據(jù)，制定營銷策略。（二）監(jiān)督檢查1.公司應定期對食檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立的完整性、信息更新的及時性、檔案存儲的規(guī)范性、查閱借閱及銷毀手續(xù)的合規(guī)性等。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部自查、交叉檢查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.將食檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對工作不力導致檔案管理出現(xiàn)問題的部門和個人進行相應處罰。五、附則（一）解釋權(quán)本制度及流程由公司[具體部門]負責解釋。（二）