PAGE學(xué)校檔案證章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案、證章管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全，規(guī)范證章的使用流程，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學(xué)生。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私等檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.規(guī)范使用原則：證章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保證章使用的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。二、檔案管理（一）檔案分類1.黨群類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會議記錄、黨員檔案等。2.行政類：學(xué)校行政工作中形成的文件、報告、決議、工作計劃與總結(jié)等。3.教學(xué)類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)改革資料等。4.學(xué)生類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價材料等。5.科研類：科研項目申報書、研究成果、學(xué)術(shù)論文等。6.基建類：學(xué)校基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工等方面的文件資料。7.設(shè)備類：學(xué)校教學(xué)、辦公設(shè)備的購置、使用、維護(hù)等檔案。8.財務(wù)類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、報表等。9.聲像類：學(xué)?；顒拥恼掌浵?、錄音等資料。10.實物類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，按照檔案分類要求，定期將各類檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門。2.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)主動收集學(xué)校在各項活動中形成的具有保存價值的檔案資料，確保檔案收集的全面性。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊、美觀。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全和可檢索性。（四）檔案保管1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲措施，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（五）檔案利用1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱學(xué)校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，需提前預(yù)約，并在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.因工作需要復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。5.檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，并按時歸還。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。三、證章管理（一）證章種類學(xué)校證章主要包括學(xué)校公章、校黨委印章、校長印章、部門印章、專用章（如財務(wù)專用章、招生專用章等）、各類證書印章（如畢業(yè)證書印章、學(xué)位證書印章等）以及學(xué)生個人證件章（如學(xué)生證章等）。（二）證章制作1.學(xué)校公章、校黨委印章、校長印章等重要印章的制作，須按照國家有關(guān)規(guī)定，由具有資質(zhì)的印章制作單位制作，并報上級主管部門備案。2.部門印章、專用章等的制作，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一安排，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到指定的印章制作單位制作。3.各類證書印章的制作，應(yīng)嚴(yán)格按照證書頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，確保印章的規(guī)范性和權(quán)威性。（三）證章保管1.學(xué)校公章、校黨委印章、校長印章由學(xué)校辦公室指定專人保管，實行雙人保管制度，做到“兩人同進(jìn)同出，相互監(jiān)督”。2.部門印章、專用章由各部門指定專人保管，并將保管人員名單報學(xué)校辦公室備案。3.各類證書印章由負(fù)責(zé)證書頒發(fā)工作的部門指定專人保管。4.學(xué)生個人證件章由學(xué)生所在班級或相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管和發(fā)放。5.證章保管人員應(yīng)妥善保管證章，確保證章存放安全，防止證章被盜、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)證章丟失或被盜，應(yīng)立即報告學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）證章使用1.學(xué)校公章使用使用學(xué)校公章須填寫《學(xué)校公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章內(nèi)容、用章范圍等，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大事項或重要文件用章的，須經(jīng)學(xué)校黨委會或校長辦公會研究決定。用章時，應(yīng)嚴(yán)格對照審批后的申請表內(nèi)容進(jìn)行用章，不得擅自更改用章內(nèi)容和范圍。用章完畢后，應(yīng)及時在《學(xué)校公章使用登記簿》上登記，記錄用章時間、用章內(nèi)容、用章人等信息。2.校黨委印章使用校黨委印章的使用參照學(xué)校公章使用規(guī)定執(zhí)行，須經(jīng)校黨委書記或主持黨委工作的副書記審批。3.校長印章使用校長印章的使用參照學(xué)校公章使用規(guī)定執(zhí)行，須經(jīng)校長或受校長委托的副校長審批。4.部門印章使用各部門使用部門印章，須填寫《部門印章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，方可使用。部門印章使用范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在本部門職責(zé)范圍內(nèi)，不得越權(quán)使用。用章完畢后，應(yīng)在《部門印章使用登記簿》上登記。5.專用章使用專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照專用章的使用范圍和審批程序進(jìn)行，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后使用，并做好登記。6.證書印章使用各類證書印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照證書頒發(fā)的規(guī)定和程序進(jìn)行，確保證書印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。證書印章使用前，應(yīng)對證書內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對，無誤后方可加蓋印章。7.學(xué)生個人證件章使用學(xué)生個人證件章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序使用，由負(fù)責(zé)學(xué)生管理工作的部門或班級按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行蓋章操作，并做好登記。（五）證章停用與銷毀1.證章因磨損、損壞、機(jī)構(gòu)變動等原因需要停用的，由保管部門填寫《證章停用申請表》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的證章應(yīng)及時上繳學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一保管。3.對于失去使用價值的證章，由學(xué)校辦公室提出銷毀申請，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立檔案證章管理監(jiān)督小組，由學(xué)校辦公室、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案證章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案證章管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案庫房的安全管理情況等。2.證章管理檢查內(nèi)容包括證章制作、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況證章管理制度的執(zhí)行情況，證章保管設(shè)施的安全情況等。（三）責(zé)任追究1.對違反檔案證章管理制度的單位和個人，視情節(jié)輕重，給予批評教育、責(zé)令整改、通報批評等處理。2.如果因違反檔案證章管理制度，導(dǎo)致檔案資料丟