PAGE消防科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強消防科檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在消防工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本消防科實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于消防科在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于火災(zāi)事故調(diào)查檔案、消防設(shè)施檢查維護檔案、消防安全培訓(xùn)檔案、應(yīng)急預(yù)案檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則消防科檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映消防科各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理消防科在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善消防科檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。7.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案管理的各項工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好登記記錄。5.負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.積極參與檔案管理的各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理和保護工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.火災(zāi)事故調(diào)查檔案：包括火災(zāi)現(xiàn)場勘查記錄、詢問筆錄、鑒定報告、火災(zāi)事故認(rèn)定書等。2.消防設(shè)施檢查維護檔案：包括消防設(shè)施定期檢查記錄、維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。3.消防安全培訓(xùn)檔案：包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績等。4.應(yīng)急預(yù)案檔案：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場處置方案等。5.消防監(jiān)督檢查檔案：包括檢查記錄、責(zé)令改正通知書、行政處罰決定書等。6.其他與消防工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對重要的檔案材料，應(yīng)進行備份或復(fù)制，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為火災(zāi)事故調(diào)查類、消防設(shè)施管理類、消防安全培訓(xùn)類、應(yīng)急預(yù)案類、消防監(jiān)督檢查類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管對涉及重大火災(zāi)事故、重要消防設(shè)施建設(shè)、消防安全管理制度制定等具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要現(xiàn)實意義的檔案，實行永久保管。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年和10年。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。同時，要采取有效的安全防護措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入，確保檔案庫房的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用消防科工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以了解消防工作歷史情況、掌握工作進展、解決實際問題等。2.外部利用因司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門等依法履行職責(zé)需要查閱、借閱檔案的，按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用需提供單位介紹信、工作證等有效證件，并填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報消防科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實意義和利用價值，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報消防科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的消防科檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入將數(shù)字化檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.檢索利用通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，提高檔案利用效率。4.數(shù)據(jù)備份定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，防止檔案信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)