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文檔簡介

2026年電氣制造公司行業(yè)展會(huì)參展管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司行業(yè)展會(huì)參展全流程管理,提升參展效率與效果,精準(zhǔn)對接行業(yè)資源、展示公司電氣產(chǎn)品核心優(yōu)勢及品牌形象,促進(jìn)市場拓展與業(yè)務(wù)合作,合理控制參展成本,規(guī)避參展風(fēng)險(xiǎn),特制定本制度。本制度結(jié)合電氣制造行業(yè)展會(huì)特點(diǎn),兼顧實(shí)用性與合規(guī)性,適用于公司各類行業(yè)展會(huì)的策劃、籌備、實(shí)施、后續(xù)跟進(jìn)等全流程工作。第二條適用范圍本制度適用于公司參與的各類電氣行業(yè)專業(yè)展會(huì)、博覽會(huì)、交易會(huì)、推介會(huì)等活動(dòng),涵蓋展會(huì)篩選、方案制定、審批、籌備、現(xiàn)場執(zhí)行、撤展、客戶跟進(jìn)、費(fèi)用管控、總結(jié)評估等所有相關(guān)環(huán)節(jié)。公司各部門、全體參展人員及參與展會(huì)工作的協(xié)作方,均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則目標(biāo)導(dǎo)向原則:參展前明確展會(huì)定位、展示目標(biāo)及業(yè)務(wù)拓展需求,所有參展工作圍繞目標(biāo)開展,確保參展效果與公司戰(zhàn)略匹配。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)原則:以市場部門為牽頭單位,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)技術(shù)、生產(chǎn)、行政、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門,明確分工、高效協(xié)作,保障參展工作有序推進(jìn)。3.合規(guī)高效原則:參展流程、宣傳內(nèi)容、合同簽訂等均需符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范,優(yōu)化工作流程,提升參展全周期效率。4.成本可控原則:嚴(yán)格執(zhí)行參展預(yù)算,合理規(guī)劃各項(xiàng)費(fèi)用,杜絕浪費(fèi),確保參展成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。5.品牌彰顯原則:參展展示、人員言行、物料設(shè)計(jì)等均需貼合公司品牌定位,突出電氣制造核心競爭力,維護(hù)公司良好形象。第二章展會(huì)篩選與方案審批第四條展會(huì)篩選標(biāo)準(zhǔn)市場部門牽頭開展展會(huì)信息收集與篩選工作,篩選需結(jié)合以下標(biāo)準(zhǔn):1.行業(yè)相關(guān)性:展會(huì)需聚焦電氣制造領(lǐng)域,涵蓋高低壓電氣、電氣成套設(shè)備、智能電氣、電氣配件等核心業(yè)務(wù)范疇,目標(biāo)受眾與公司客戶群體高度匹配。2.展會(huì)影響力:優(yōu)先選擇行業(yè)內(nèi)知名度高、主辦方資質(zhì)齊全、過往參展企業(yè)層次高、觀眾流量大的展會(huì),重點(diǎn)考量展會(huì)的行業(yè)口碑與歷史成效。3.成本合理性:綜合評估展會(huì)展位費(fèi)、搭建費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等各項(xiàng)成本,結(jié)合預(yù)期參展收益,確保成本與效益匹配。4.時(shí)間與地域適配:展會(huì)時(shí)間需避開公司生產(chǎn)旺季或重大項(xiàng)目節(jié)點(diǎn),地域優(yōu)先選擇目標(biāo)市場集中、交通便利的城市。第五條參展方案制定確定參展后,市場部門需在5個(gè)工作日內(nèi)牽頭制定《參展實(shí)施方案》,內(nèi)容包括:1.展會(huì)基本信息:展會(huì)名稱、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方、參展規(guī)模及目標(biāo)受眾。2.參展目標(biāo):明確展示核心產(chǎn)品(如智能斷路器、電氣控制柜等)、新技術(shù)推廣、客戶拓展數(shù)量、合作意向達(dá)成目標(biāo)等可量化指標(biāo)。3.展品規(guī)劃:確定參展展品型號(hào)、數(shù)量、展示方式,明確展品技術(shù)參數(shù)、核心優(yōu)勢及展示亮點(diǎn),需提前與技術(shù)部門、生產(chǎn)部門對接展品籌備事宜。4.展臺(tái)設(shè)計(jì)與搭建:明確展臺(tái)面積、布局、設(shè)計(jì)風(fēng)格(需融入公司品牌元素與電氣行業(yè)特色)、搭建要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),對接專業(yè)搭建商制定設(shè)計(jì)方案。5.宣傳與物料籌備:規(guī)劃展會(huì)現(xiàn)場宣傳活動(dòng)(產(chǎn)品演示、技術(shù)講解等)、宣傳物料(產(chǎn)品手冊、海報(bào)、宣傳視頻等)的制作需求,明確物料規(guī)格、數(shù)量及完成時(shí)限。6.人員安排:確定參展人員名單、分工(包括負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品講解員、接待員、后勤人員等)、參展時(shí)間安排及培訓(xùn)計(jì)劃。7.費(fèi)用預(yù)算:詳細(xì)列明各項(xiàng)參展費(fèi)用(展位費(fèi)、搭建費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、物料制作費(fèi)、人員差旅費(fèi)、宣傳費(fèi)等),明確預(yù)算金額及資金來源。8.應(yīng)急預(yù)案:針對展品損壞、搭建延誤、現(xiàn)場設(shè)備故障、人員突發(fā)情況等制定應(yīng)對措施。第六條方案審批流程初審:《參展實(shí)施方案》由市場部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交至公司分管市場領(lǐng)導(dǎo)初審,初審重點(diǎn)核查方案可行性、預(yù)算合理性及目標(biāo)設(shè)定科學(xué)性,初審?fù)ㄟ^后進(jìn)入終審環(huán)節(jié)。2.終審:單次參展預(yù)算在[X]元以下的,由分管市場領(lǐng)導(dǎo)審批;預(yù)算在[X]元至[X]元的,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批;預(yù)算在[X]元以上的,需提交公司管理層會(huì)議審議通過后,由總經(jīng)理簽字審批。3.審批時(shí)限:初審需在2個(gè)工作日內(nèi)完成,終審需在3個(gè)工作日內(nèi)完成;特殊情況需加急審批的,需注明原因,審批時(shí)限可縮短至1個(gè)工作日。4.方案調(diào)整:審批未通過的,市場部門需根據(jù)審批意見在1-2個(gè)工作日內(nèi)修改完善,重新提交審批;審批通過后,若需調(diào)整核心內(nèi)容(如預(yù)算增減超10%、展品重大變更等),需重新履行審批手續(xù)。第三章參展籌備管理第七條展品籌備展品確認(rèn):市場部門根據(jù)參展方案,與生產(chǎn)部門簽訂《參展展品籌備通知單》,明確展品型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間及質(zhì)量要求,生產(chǎn)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成展品生產(chǎn)、調(diào)試與檢驗(yàn),確保展品符合展示標(biāo)準(zhǔn),無質(zhì)量問題。2.展品登記:市場部門對參展展品進(jìn)行統(tǒng)一登記,建立《參展展品臺(tái)賬》,詳細(xì)記錄展品名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)成本、存放位置等信息,展品需粘貼專屬標(biāo)識(shí),便于現(xiàn)場管理與后續(xù)回收。3.展品包裝與運(yùn)輸:市場部門對接專業(yè)物流機(jī)構(gòu),根據(jù)展品特性(如精密電氣設(shè)備)制定包裝方案,做好防潮、防震、防損處理;明確運(yùn)輸時(shí)間、路線及接收人,跟蹤運(yùn)輸進(jìn)度,確保展品按時(shí)、完好送達(dá)展會(huì)現(xiàn)場;同時(shí)準(zhǔn)備展品運(yùn)輸保險(xiǎn),降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。第八條展臺(tái)搭建與物料籌備展臺(tái)搭建:市場部門對接2-3家具備電氣行業(yè)展會(huì)搭建經(jīng)驗(yàn)的搭建商,對比方案與報(bào)價(jià)后確定合作方,簽訂正式搭建合同,明確搭建時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全要求及驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)。搭建期間,市場部門指定專人現(xiàn)場監(jiān)督,確保搭建工作符合設(shè)計(jì)方案及展會(huì)主辦方要求,杜絕安全隱患;搭建完成后,組織技術(shù)部門、行政部門共同驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后方可投入使用。2.物料籌備:市場部門根據(jù)方案要求,統(tǒng)籌制作宣傳物料(產(chǎn)品手冊、技術(shù)白皮書、海報(bào)、宣傳視頻等)、接待物料(名片、客戶登記表、禮品等)及現(xiàn)場用品(桌椅、電腦、投影儀、演示設(shè)備等)。物料制作需符合公司品牌規(guī)范,突出電氣產(chǎn)品核心優(yōu)勢;所有物料需在展會(huì)開展前3個(gè)工作日完成制作與驗(yàn)收,統(tǒng)一登記管理,做好發(fā)放準(zhǔn)備。第九條參展人員籌備人員選拔:參展人員優(yōu)先從市場部門、技術(shù)部門選拔,需具備良好的溝通能力、專業(yè)的產(chǎn)品知識(shí)(熟悉電氣產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用場景等)及職業(yè)素養(yǎng),明確參展人員名單后,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)。2.崗前培訓(xùn):展會(huì)開展前1-2個(gè)工作日,市場部門牽頭組織參展人員培訓(xùn),內(nèi)容包括:展會(huì)流程、展品核心優(yōu)勢講解、客戶溝通技巧、現(xiàn)場應(yīng)急處理、公司品牌理念及參展紀(jì)律等;技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)培訓(xùn),確保參展人員能精準(zhǔn)解答客戶技術(shù)疑問。3.人員分工:明確每位參展人員的具體職責(zé),如負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌現(xiàn)場整體工作,產(chǎn)品講解員負(fù)責(zé)展品演示與技術(shù)講解,接待員負(fù)責(zé)客戶引導(dǎo)、信息登記及禮品發(fā)放,后勤人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場物料補(bǔ)給、設(shè)備維護(hù)等,確?,F(xiàn)場工作有序開展。第四章展會(huì)現(xiàn)場執(zhí)行管理第十條現(xiàn)場布置與調(diào)試展會(huì)開展前1天,參展人員抵達(dá)現(xiàn)場,完成以下工作:1.展品擺放:按照展示規(guī)劃有序擺放展品,調(diào)試展品運(yùn)行狀態(tài),確保演示設(shè)備正常工作,展品標(biāo)識(shí)清晰、擺放整齊,突出展示亮點(diǎn)。2.展臺(tái)布置:完成宣傳物料張貼、宣傳視頻播放調(diào)試、接待區(qū)域布置等,確保展臺(tái)環(huán)境整潔、美觀,符合品牌形象。3.設(shè)備檢查:全面檢查現(xiàn)場電氣設(shè)備、照明、音響、演示儀器等,排查安全隱患,確保各類設(shè)備正常運(yùn)行;準(zhǔn)備應(yīng)急電源、維修工具等,應(yīng)對突發(fā)故障。第十一條現(xiàn)場接待與業(yè)務(wù)對接接待規(guī)范:參展人員需統(tǒng)一著裝、佩戴工牌,保持儀容整潔、言行得體,接待客戶時(shí)主動(dòng)熱情、耐心細(xì)致,使用規(guī)范禮貌用語,展現(xiàn)公司專業(yè)形象。2.信息收集:接待客戶時(shí),需詳細(xì)記錄客戶信息(姓名、單位、聯(lián)系方式、需求意向、關(guān)注產(chǎn)品等),填寫《展會(huì)客戶信息登記表》,確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,每日展會(huì)結(jié)束后,由專人匯總整理客戶信息,及時(shí)錄入公司客戶管理系統(tǒng)。3.業(yè)務(wù)溝通:針對客戶咨詢,精準(zhǔn)講解展品技術(shù)優(yōu)勢、應(yīng)用場景、報(bào)價(jià)體系等內(nèi)容,結(jié)合客戶需求推薦合適的產(chǎn)品方案;對意向客戶,及時(shí)安排深度溝通,明確合作意向,簽訂意向合作協(xié)議(若有);對客戶提出的技術(shù)疑問,無法當(dāng)場解答的,需記錄詳細(xì)問題,承諾回復(fù)時(shí)限,展會(huì)結(jié)束后協(xié)調(diào)技術(shù)部門及時(shí)跟進(jìn)。4.現(xiàn)場活動(dòng)執(zhí)行:按照規(guī)劃開展產(chǎn)品演示、技術(shù)講座等現(xiàn)場活動(dòng),提前做好活動(dòng)流程對接與準(zhǔn)備工作,確?;顒?dòng)順利開展,吸引目標(biāo)客戶關(guān)注。第十二條現(xiàn)場紀(jì)律與安全管理參展紀(jì)律:參展人員需嚴(yán)格遵守展會(huì)時(shí)間,按時(shí)到崗離崗,不得遲到、早退、曠工;工作期間不得擅自離崗、閑聊、玩手機(jī)等,專注開展接待與業(yè)務(wù)對接工作;嚴(yán)禁在展臺(tái)內(nèi)吸煙、飲食、擺放私人物品,保持展臺(tái)整潔。2.安全管理:參展人員需嚴(yán)格遵守展會(huì)主辦方的安全規(guī)定,妥善保管展品、物料及個(gè)人物品,每日展會(huì)結(jié)束后,清點(diǎn)展品與物料,關(guān)閉電源、鎖好展臺(tái),做好安全防范;嚴(yán)禁違規(guī)操作電氣設(shè)備,避免引發(fā)安全事故;發(fā)現(xiàn)安全隱患或突發(fā)情況,需第一時(shí)間向展會(huì)主辦方及公司參展負(fù)責(zé)人匯報(bào),及時(shí)妥善處理。第十三條撤展管理撤展準(zhǔn)備:展會(huì)結(jié)束前1小時(shí),參展人員開始整理現(xiàn)場資料、客戶信息,清點(diǎn)展品、物料及現(xiàn)場用品,做好登記記錄,區(qū)分可回收物料與廢棄物料。2.展品拆卸與包裝:按照規(guī)范拆卸展品,做好包裝防護(hù),避免運(yùn)輸過程中損壞;對演示設(shè)備、電氣儀器等進(jìn)行全面檢查,確保無損壞、無遺漏零部件。3.物料回收與清運(yùn):回收可重復(fù)利用的宣傳物料、接待用品等,統(tǒng)一打包登記;廢棄物料按展會(huì)主辦方要求妥善處理,不得隨意丟棄。4.展臺(tái)拆除:對接搭建商按規(guī)定時(shí)間完成展臺(tái)拆除,市場部門現(xiàn)場監(jiān)督拆除過程,確保拆除工作安全、有序,無遺留物品、無場地?fù)p壞。5.返程安排:統(tǒng)籌安排展品、物料的運(yùn)輸返程,跟蹤運(yùn)輸進(jìn)度,確保展品與物料安全送達(dá)公司指定地點(diǎn);安排參展人員有序返程,做好差旅費(fèi)報(bào)銷準(zhǔn)備。第五章參展后續(xù)管理第十四條客戶信息跟進(jìn)信息整理:展會(huì)結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi),市場部門完成客戶信息匯總與分類,區(qū)分意向客戶、潛在客戶、咨詢客戶,標(biāo)注客戶核心需求與溝通重點(diǎn),更新至公司客戶管理系統(tǒng)。2.首次跟進(jìn):展會(huì)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi),由對應(yīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對接客戶,通過電話、郵件等方式回訪,確認(rèn)客戶需求,補(bǔ)充產(chǎn)品資料,解答客戶后續(xù)疑問,推進(jìn)合作意向落地。3.持續(xù)跟進(jìn):針對意向客戶,制定個(gè)性化跟進(jìn)方案,定期溝通,及時(shí)反饋產(chǎn)品信息、報(bào)價(jià)方案等,協(xié)調(diào)技術(shù)部門提供專業(yè)支持,推動(dòng)合作達(dá)成;針對潛在客戶,建立長期跟蹤機(jī)制,定期推送公司產(chǎn)品動(dòng)態(tài)、行業(yè)資訊等,維護(hù)客戶關(guān)系。4.跟進(jìn)記錄:所有客戶跟進(jìn)情況需詳細(xì)記錄在《展會(huì)客戶跟進(jìn)臺(tái)賬》中,明確跟進(jìn)時(shí)間、內(nèi)容、進(jìn)展及下一步計(jì)劃,跟進(jìn)臺(tái)賬需每周更新,市場部門負(fù)責(zé)人定期檢查跟進(jìn)效果。第十五條展品與物料回收管理展品回收:展品返程后,市場部門與生產(chǎn)部門、技術(shù)部門共同驗(yàn)收,核對展品數(shù)量、完好狀態(tài),對損壞展品進(jìn)行登記,明確損壞原因及責(zé)任歸屬,制定維修或處置方案;完好展品按規(guī)定入庫保管,更新《參展展品臺(tái)賬》,便于后續(xù)重復(fù)使用。2.物料回收:回收的宣傳物料、接待用品等,由市場部門分類整理、登記入庫,對可重復(fù)利用的物料妥善保管,合理安排后續(xù)使用;對無法重復(fù)使用的物料,按公司廢棄物處理規(guī)定妥善處置。第十六條參展總結(jié)評估展會(huì)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi),市場部門牽頭組織參展總結(jié)會(huì),參會(huì)人員包括參展人員、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人,開展全面總結(jié)評估,形成《參展總結(jié)報(bào)告》,內(nèi)容包括:1.參展基本情況:展會(huì)概況、參展目標(biāo)完成情況(如客戶拓展數(shù)量、意向合作協(xié)議簽訂數(shù)量等)。2.效果評估:分析參展的品牌宣傳效果、業(yè)務(wù)拓展成效,對比參展成本與預(yù)期收益,總結(jié)參展亮點(diǎn)與不足。3.問題分析:梳理參展全流程中存在的問題(如展品籌備延誤、現(xiàn)場接待不足、客戶跟進(jìn)不及時(shí)等),明確問題根源與責(zé)任部門。4.改進(jìn)措施:針對存在的問題,制定具體的改進(jìn)措施,明確整改時(shí)限與責(zé)任人,完善參展流程與管理規(guī)范,為后續(xù)參展提供參考。5.報(bào)告審批:《參展總結(jié)報(bào)告》經(jīng)市場部門負(fù)責(zé)人審核后,提交至分管市場領(lǐng)導(dǎo)與總經(jīng)理審批,審批通過后歸檔留存,作為公司參展工作優(yōu)化與部門績效考核的重要依據(jù)。第六章費(fèi)用管控與報(bào)銷第十七條費(fèi)用預(yù)算管控預(yù)算執(zhí)行:參展各項(xiàng)費(fèi)用需嚴(yán)格按照審批通過的預(yù)算執(zhí)行,市場部門作為費(fèi)用管控責(zé)任部門,需合理規(guī)劃費(fèi)用支出,杜絕超預(yù)算開支;確因特殊情況需增加費(fèi)用的,需提前履行預(yù)算調(diào)整審批手續(xù),經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后方可支出。2.費(fèi)用審核:所有參展費(fèi)用支出前,需由市場部門負(fù)責(zé)人審核,確認(rèn)費(fèi)用用途、金額與預(yù)算一致性,審核通過后按公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程辦理支付。3.費(fèi)用監(jiān)督:財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對參展費(fèi)用支出進(jìn)行全程監(jiān)督,定期核查費(fèi)用使用情況,發(fā)現(xiàn)超預(yù)算、違規(guī)支出等問題,及時(shí)向公司管理層匯報(bào),追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十八條費(fèi)用報(bào)銷報(bào)銷憑證:參展費(fèi)用報(bào)銷時(shí),需提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證(包括發(fā)票、收據(jù)、合同、行程單等),憑證需注明費(fèi)用用途、參展展會(huì)名稱、時(shí)間等信息,經(jīng)參展人員簽字確認(rèn)、市場部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.報(bào)銷流程:報(bào)銷人將報(bào)銷憑證整理齊全,填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》,按公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程提交審核,財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核,審核無誤后,按公司規(guī)定辦理報(bào)銷支付。3.報(bào)銷時(shí)限:參展人員差旅費(fèi)需在返程后1周內(nèi)完成報(bào)銷,其他參展費(fèi)用需在展會(huì)結(jié)束后2周內(nèi)完成報(bào)銷,逾期未報(bào)銷且無合理理由的,按公司財(cái)務(wù)制度處理。第七章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲第十九條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督:公司行政部門、財(cái)務(wù)部門作為監(jiān)督部門,對參展全流程工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,重點(diǎn)核查方案執(zhí)行情況、費(fèi)用使用情況、參展紀(jì)律遵守情況等,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見,督促責(zé)任部門限期整改。2.專項(xiàng)檢查:針對重大展會(huì),公司管理層可組織專項(xiàng)檢查小組,對參展籌備、現(xiàn)場執(zhí)行、后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)檢查,確保參展工作規(guī)范、高效開展。3.監(jiān)督記錄:所有監(jiān)督檢查情況需詳細(xì)記錄,形成《參展監(jiān)督檢查臺(tái)賬》,作為獎(jiǎng)懲與績效考核的重要依據(jù)。第二十條獎(jiǎng)勵(lì)措施優(yōu)秀參展團(tuán)隊(duì)/個(gè)人:對在參展工作中表現(xiàn)突出、圓滿完成參展目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人,授予“優(yōu)秀參展團(tuán)隊(duì)”“優(yōu)秀參展個(gè)人”稱號(hào),給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)嵨铼?jiǎng)勵(lì),并在公司內(nèi)部公示表彰,獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)果納入年度評優(yōu)依據(jù)。2.業(yè)務(wù)拓展獎(jiǎng)勵(lì):參展期間簽訂正式合作合同或達(dá)成重大意向合作的,對相關(guān)對接人員給予專項(xiàng)業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì),獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)按公司銷售激勵(lì)制度執(zhí)行。3.合理化建議獎(jiǎng)勵(lì):對提出參展流程優(yōu)化、成本節(jié)約、效果提升等合理化建議并被采納的員工,給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì),具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)由市場部門擬定,報(bào)公司審批后執(zhí)行。第二

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