2026年電氣制造公司智能會議室預約調(diào)度管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司智能會議室的預約、使用與調(diào)度管理，優(yōu)化會議室資源配置，提高使用效率，保障各類會議（含技術(shù)研討、客戶洽談、內(nèi)部培訓等）有序開展，維護智能會議設備正常運行，明確各環(huán)節(jié)權(quán)責，防范資源浪費與設備損壞風險，結(jié)合電氣制造行業(yè)業(yè)務場景特點，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)所有智能會議室（配備智能中控、視頻會議系統(tǒng)、高清投影、電子白板等智能設備的會議室）的預約、使用、調(diào)度、設備維護等相關活動。公司各部門、全體員工及外來參會人員，均需嚴格遵守本制度。第三條基本原則公平高效原則：預約遵循“先約先得、統(tǒng)籌調(diào)度”，優(yōu)先保障重要會議需求，杜絕資源占用浪費，提升會議室使用率。規(guī)范使用原則：嚴格按照預約流程辦理手續(xù)，規(guī)范操作智能設備，遵守會議室使用紀律，確保會議有序開展。權(quán)責明晰原則：明確預約人、使用人、調(diào)度管理人員及設備維護人員的職責，做到“誰預約、誰負責，誰使用、誰保管”。安全保密原則：規(guī)范會議信息管理，保護智能設備中存儲的會議資料，嚴防商業(yè)秘密、技術(shù)信息泄露，保障使用安全。按需調(diào)度原則：行政部根據(jù)會議重要性、參與人數(shù)、設備需求等，靈活調(diào)度會議室資源，應對臨時會議與突發(fā)情況。第二章組織架構(gòu)與職責第四條組織架構(gòu)公司行政部為智能會議室預約調(diào)度管理的歸口部門，設立會議室管理崗，配備專職或兼職管理人員，負責預約審核、資源調(diào)度、使用監(jiān)督及日常管理。IT部為智能設備技術(shù)支持部門，負責設備運維、故障處理及操作培訓。各部門指定專人擔任會議聯(lián)絡人，協(xié)助本部門員工辦理預約手續(xù)，協(xié)調(diào)會議相關事宜。第五條各部門職責行政部：牽頭制定與修訂本制度；搭建并維護會議室預約系統(tǒng)（線上平臺）；負責會議室預約審核、資源統(tǒng)籌調(diào)度；監(jiān)督檢查會議室使用情況與設備完好狀態(tài)；組織智能設備基礎操作培訓；負責會議室環(huán)境衛(wèi)生、物資補給及日常巡檢；處理使用糾紛與違規(guī)行為。IT部：負責智能會議設備（中控系統(tǒng)、視頻會議終端、投影、電子白板等）的日常巡檢、調(diào)試與維護；及時處理設備故障，提供會議現(xiàn)場技術(shù)支持；定期對設備進行升級保養(yǎng)，建立設備維護檔案；指導員工規(guī)范操作智能設備，解答技術(shù)疑問。各業(yè)務部門：按需求規(guī)范辦理會議室預約手續(xù)，準確填報預約信息；督促本部門員工遵守會議室使用規(guī)范，愛護智能設備；提前核對會議設備需求，如需特殊技術(shù)支持，提前與IT部對接；會議結(jié)束后，組織清理會議室，確保環(huán)境整潔、設備關閉。預約人與使用人：如實填報預約信息，對預約時段內(nèi)的會議室使用負全責；熟練掌握智能設備基礎操作，如需協(xié)助提前聯(lián)系IT部；遵守會議紀律，不泄露會議信息；妥善保管會議室物資，損壞設備或物資需按規(guī)定賠償。第三章智能會議室基礎管理第六條會議室分類與配置智能會議室按規(guī)模與功能分為三類：小型會議室（可容納[X]人以內(nèi)，配備基礎智能投影、電子白板）；中型會議室（可容納[X]-[X]人，配備高清投影、智能中控、視頻會議系統(tǒng)）；大型會議室（可容納[X]人以上，配備全景投影、智能簽到、多終端視頻會議系統(tǒng)等高端設備）。各類會議室物資與設備由行政部統(tǒng)一登記管理，明確配備標準與維護要求。第七條預約權(quán)限與時限預約權(quán)限：普通員工可預約小型、中型會議室，單次預約時長不超過4小時；部門負責人可預約各類會議室，單次預約時長不超過8小時；公司級會議、重要客戶會議由行政部優(yōu)先調(diào)度大型會議室，不受單次時長限制（需提前報備）。預約時限：可提前7個工作日預約會議室，緊急會議可提前2小時預約（需經(jīng)行政部負責人審批）；同一部門每周累計預約大型會議室不超過2次，優(yōu)先保障跨部門、對外合作類會議需求。第四章預約與調(diào)度流程第八條預約申請員工需通過公司線上預約系統(tǒng)（或線下填寫《智能會議室預約申請表》）辦理預約，準確填報以下信息：會議主題、參與人數(shù)、預約時段（起止時間）、所需會議室類型、智能設備需求（如視頻會議、多屏展示等）、預約人及聯(lián)系方式、是否需要外來參會人員等。預約時需上傳會議通知（如有），對外會議需注明客戶單位名稱及參會人數(shù)。第九條審核與確認行政部會議室管理人員在收到預約申請后，1個工作日內(nèi)完成審核（緊急預約30分鐘內(nèi)審核）。審核通過的，系統(tǒng)自動生成預約憑證，同步發(fā)送至預約人及會議聯(lián)絡人；審核未通過的，說明理由并建議替代方案（如更換會議室、調(diào)整時段）。若同一時段出現(xiàn)預約沖突，行政部優(yōu)先調(diào)度給重要會議、跨部門會議，協(xié)調(diào)解決沖突。第十條預約變更與取消預約成功后，如需變更預約時段、會議室類型或取消預約，需提前2小時通過預約系統(tǒng)提交變更或取消申請，經(jīng)行政部審核確認。未提前取消且未按時使用會議室的，視為爽約；1個月內(nèi)累計爽約2次的，限制其1個月內(nèi)的預約權(quán)限；累計爽約3次以上的，取消其3個月內(nèi)的預約權(quán)限。第十一條調(diào)度管理日常調(diào)度：行政部根據(jù)預約信息，提前1小時檢查會議室環(huán)境衛(wèi)生、智能設備運行狀態(tài)，確保會議可正常開展；對跨部門、多場次會議，合理安排時段銜接，避免資源浪費。緊急調(diào)度：公司級緊急會議、突發(fā)客戶會議，行政部可臨時調(diào)度已預約會議室，需提前與原預約人溝通，說明情況并協(xié)調(diào)替代方案；原預約人需積極配合調(diào)度，不得無故拒絕。對外會議調(diào)度：對外客戶會議、合作洽談會議，行政部優(yōu)先調(diào)度環(huán)境整潔、設備齊全的中型或大型會議室，提前對接IT部完成視頻會議、投屏等設備調(diào)試，安排專人協(xié)助接待。第五章使用規(guī)范第十二條使用前準備預約人需提前15分鐘到達會議室，檢查環(huán)境衛(wèi)生、物資配備及智能設備運行狀態(tài)；如需使用視頻會議、特殊投屏等功能，提前30分鐘聯(lián)系IT部調(diào)試設備。發(fā)現(xiàn)設備故障或物資缺失，立即聯(lián)系行政部或IT部處理，不得擅自拆卸、改裝設備。外來參會人員需由預約人陪同進入會議室，做好登記備案。第十三條使用中要求嚴格遵守預約時段，不得超時使用；如需延長使用時間，需提前15分鐘向行政部申請，經(jīng)批準后方可延長，延長時長不超過1小時。規(guī)范操作智能設備，嚴格按照操作手冊或IT部指導使用，禁止隨意更改設備設置、刪除系統(tǒng)文件或安裝無關軟件；如遇設備故障，立即停止使用并聯(lián)系IT部，不得自行維修。保持會議室內(nèi)安靜整潔，禁止吸煙、飲食、亂扔雜物；不得在會議室墻壁、設備上涂畫，愛護桌椅、設備等公共物資。嚴守會議保密紀律，會議結(jié)束后及時清理電子白板內(nèi)容、刪除設備中存儲的會議資料，關閉視頻會議終端，防止信息泄露。第十四條使用后整理會議結(jié)束后，預約人或使用人需在15分鐘內(nèi)完成以下工作：關閉所有智能設備（中控、投影、視頻終端等）及燈光、空調(diào)；清理會議桌面，將文件、座椅歸位，帶走個人物品及垃圾；檢查門窗是否鎖閉、設備是否斷電；填寫《智能會議室使用反饋表》，記錄設備運行情況與使用意見，提交至行政部。第六章設備維護與故障處理第十五條日常維護IT部每周對所有智能會議室設備進行一次全面巡檢，檢查設備運行狀態(tài)、線路連接、軟件版本等，做好巡檢記錄；每月對設備進行一次清潔保養(yǎng)與系統(tǒng)升級，及時修復潛在故障。行政部配合IT部做好維護工作，禁止非專業(yè)人員觸碰設備內(nèi)部線路與核心部件。第十六條故障處理使用中發(fā)現(xiàn)設備故障，使用人立即聯(lián)系IT部故障報修（可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電話等方式），說明故障現(xiàn)象與會議室編號。IT部接到報修后，小型故障30分鐘內(nèi)到場處理，大型故障1小時內(nèi)到場排查，無法現(xiàn)場解決的，及時協(xié)調(diào)替代設備或會議室，并出具故障處理報告。故障處理完成后，使用人需確認設備狀態(tài)，簽署處理記錄。第十七條設備報廢與更新智能設備達到使用年限、維修成本過高或無法滿足使用需求的，IT部提出報廢或更新申請，附設備維護檔案與評估報告，經(jīng)行政部審核、總經(jīng)理審批后，按公司資產(chǎn)管理制度處理，及時采購更新設備，保障會議正常開展。第七章責任追究對在智能會議室預約、使用、調(diào)度過程中存在以下行為的部門或個人，公司將按內(nèi)部管理制度追究責任：虛假填報預約信息、惡意占用會議室資源，導致其他會議無法開展的，予以通報批評，限制其預約權(quán)限。未按規(guī)范操作智能設備，導致設備損壞、系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失的，承擔相應維修費用；情節(jié)嚴重的，追究崗位責任。會議結(jié)束后未清理會議室、未關閉設備，造成資源浪費或設備損壞的，予以警告；累計3次以上的，通報批評并處罰款。泄露會議信息、擅自留存或傳播設備中存儲的商業(yè)秘密、技術(shù)資料的，按公司保密制度處理；涉嫌違法的，依法移交相關部門。拒絕配合行政部調(diào)度、無故占用已預約會議室，或與管理人員發(fā)生爭執(zhí)、擾亂會議秩序的，予以通報批評，取消其6個月內(nèi)的預約權(quán)限。外來參會人員違規(guī)損壞