2026年交通設(shè)備公司采購(gòu)?fù)素浝碣r管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)?fù)素浥c理賠管理工作，明確退貨理賠的條件、流程及責(zé)任劃分，保障采購(gòu)環(huán)節(jié)合法合規(guī)，及時(shí)處置不合格零部件、交付異常等問(wèn)題，降低采購(gòu)損失，維護(hù)公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，提升供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管控能力，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《產(chǎn)品質(zhì)量法》《買(mǎi)賣(mài)合同司法解釋》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司交通設(shè)備生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有交通設(shè)備零部件（含核心部件、配套配件、輔料等）采購(gòu)環(huán)節(jié)的退貨與理賠活動(dòng)，覆蓋采購(gòu)入庫(kù)前檢驗(yàn)不合格、入庫(kù)后使用中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交付不符、逾期交付等場(chǎng)景下的退貨申請(qǐng)、審核、執(zhí)行及損失理賠全流程，涉及采購(gòu)、質(zhì)量、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等所有相關(guān)部門(mén)及工作人員，同時(shí)約束與公司合作的所有零部件供應(yīng)商。（三）核心原則與引用標(biāo)準(zhǔn)本制度依據(jù)ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、交通行業(yè)零部件采購(gòu)規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)制定。退貨理賠工作嚴(yán)格遵循“合法合規(guī)、權(quán)責(zé)明確、實(shí)事求是、及時(shí)高效、損失可控”的核心原則，以采購(gòu)合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，精準(zhǔn)判定責(zé)任，規(guī)范處理流程，確保退貨理賠公平公正，兼顧公司利益與供應(yīng)鏈穩(wěn)定。二、職責(zé)分工（一）最高管理者批準(zhǔn)采購(gòu)?fù)素浝碣r方針、重大退貨理賠事項(xiàng)決策；保障退貨理賠工作所需資源投入；審批大額理賠款項(xiàng)支付、重大爭(zhēng)議事項(xiàng)處理方案，對(duì)退貨理賠管理工作負(fù)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）采購(gòu)部門(mén)作為退貨理賠工作的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)接收退貨理賠相關(guān)需求，對(duì)接供應(yīng)商溝通退貨理賠事宜；組織開(kāi)展退貨申請(qǐng)審核、理賠金額核算、責(zé)任初步判定；制定退貨執(zhí)行計(jì)劃，跟蹤退貨進(jìn)度及理賠款項(xiàng)到賬情況；建立退貨理賠臺(tái)賬，匯總相關(guān)資料；定期向最高管理者匯報(bào)退貨理賠工作開(kāi)展情況；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決退貨理賠過(guò)程中的跨部門(mén)問(wèn)題。（三）質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)退貨零部件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)與鑒定，出具正式檢驗(yàn)報(bào)告，明確質(zhì)量問(wèn)題類(lèi)型及判定依據(jù)；參與退貨理賠責(zé)任認(rèn)定，核查質(zhì)量問(wèn)題是否屬于供應(yīng)商責(zé)任；跟蹤供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的整改情況，驗(yàn)證整改效果；對(duì)退貨零部件的質(zhì)量追溯信息進(jìn)行整理歸檔，為理賠提供質(zhì)量層面的支撐依據(jù)。（四）倉(cāng)庫(kù)部門(mén)負(fù)責(zé)退貨零部件的入庫(kù)核對(duì)、存儲(chǔ)管理及出庫(kù)交接，記錄零部件數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀狀態(tài)等信息；配合質(zhì)量管理部門(mén)開(kāi)展退貨檢驗(yàn)，提供庫(kù)存及出入庫(kù)記錄；按退貨計(jì)劃辦理零部件出庫(kù)手續(xù)，與供應(yīng)商或物流方交接退貨物品，留存交接憑證；及時(shí)將退貨完成信息反饋至采購(gòu)部門(mén)。（五）生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)反饋生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的零部件質(zhì)量問(wèn)題、適配性問(wèn)題，提供相關(guān)使用記錄及損失說(shuō)明；協(xié)助質(zhì)量管理部門(mén)開(kāi)展質(zhì)量鑒定，明確零部件問(wèn)題對(duì)生產(chǎn)的影響；參與退貨理賠評(píng)估，提出生產(chǎn)層面的意見(jiàn)建議，確保退貨理賠不影響正常生產(chǎn)進(jìn)度。（六）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核退貨理賠款項(xiàng)的核算準(zhǔn)確性，確認(rèn)退貨零部件的賬務(wù)處理（如沖減采購(gòu)成本、應(yīng)收賬款等）；審核理賠款項(xiàng)支付或收取的合規(guī)性，按審批流程辦理款項(xiàng)結(jié)算；建立退貨理賠財(cái)務(wù)臺(tái)賬，核算退貨理賠產(chǎn)生的各項(xiàng)成本及損失；定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)退貨理賠賬務(wù)信息。（七）法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核退貨理賠相關(guān)文件（如退貨協(xié)議、理賠通知書(shū)等）的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；參與退貨理賠責(zé)任認(rèn)定，提供法律層面的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)；協(xié)助處理退貨理賠過(guò)程中的重大爭(zhēng)議、糾紛，制定法律解決方案；審核供應(yīng)商違約條款的執(zhí)行情況，確保理賠依據(jù)充分、合法。（八）退貨理賠專(zhuān)員負(fù)責(zé)退貨理賠日常事務(wù)處理，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)收集整理退貨理賠資料，搭建并更新退貨理賠臺(tái)賬；跟蹤退貨檢驗(yàn)、溝通協(xié)商、款項(xiàng)結(jié)算等各環(huán)節(jié)進(jìn)度，及時(shí)提醒相關(guān)責(zé)任人；記錄退貨理賠過(guò)程中的關(guān)鍵信息，編制階段性匯總報(bào)告；負(fù)責(zé)退貨理賠相關(guān)資料的歸檔與管理。三、退貨理賠前提條件（一）退貨適用情形采購(gòu)入庫(kù)前檢驗(yàn)：零部件外觀破損、規(guī)格型號(hào)與采購(gòu)合同不符、技術(shù)參數(shù)不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量檢驗(yàn)不合格，且不屬于運(yùn)輸過(guò)程中公司責(zé)任導(dǎo)致的；2.入庫(kù)后使用中發(fā)現(xiàn)：零部件在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題（如性能故障、材質(zhì)不合格等），經(jīng)質(zhì)量管理部門(mén)鑒定屬于供應(yīng)商生產(chǎn)、設(shè)計(jì)缺陷的；3.交付異常：供應(yīng)商逾期交付且無(wú)法滿足公司生產(chǎn)需求，或交付數(shù)量短缺、錯(cuò)發(fā)漏發(fā)，經(jīng)溝通無(wú)法及時(shí)補(bǔ)齊的；4.其他情形：采購(gòu)合同約定的可退貨情形，或雙方協(xié)商一致同意退貨的。（二）理賠適用情形因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致退貨產(chǎn)生的物流費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用；2.零部件質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致公司生產(chǎn)停工、返工、產(chǎn)品報(bào)廢等直接經(jīng)濟(jì)損失；3.供應(yīng)商逾期交付、交付不符等違約行為導(dǎo)致公司產(chǎn)生的損失（按采購(gòu)合同約定的違約金標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）；4.其他因供應(yīng)商違約或零部件質(zhì)量問(wèn)題給公司造成的合法損失，有明確證據(jù)可追溯的。（三）不適用情形因公司人為操作不當(dāng)、存儲(chǔ)不善導(dǎo)致零部件損壞的；2.零部件已投入使用且超過(guò)質(zhì)保期，出現(xiàn)正常損耗或故障的；3.公司私自改裝、加裝零部件導(dǎo)致質(zhì)量問(wèn)題的；4.因不可抗力（如地震、洪水等自然災(zāi)害）導(dǎo)致零部件損壞或交付異常的；5.無(wú)有效采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告、交接憑證，無(wú)法確認(rèn)責(zé)任歸屬的；6.采購(gòu)合同中明確約定不適用退貨理賠的情形。四、退貨理賠實(shí)施流程（一）退貨流程申請(qǐng)?zhí)峤唬喊l(fā)現(xiàn)符合退貨情形后，相關(guān)部門(mén)（倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)等）在3個(gè)工作日內(nèi)向采購(gòu)部門(mén)提交《采購(gòu)?fù)素浬暾?qǐng)表》，注明退貨零部件名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)單號(hào)、退貨原因，并附檢驗(yàn)報(bào)告、使用記錄、照片等證明材料。2.審核審批：采購(gòu)部門(mén)收到申請(qǐng)后，5個(gè)工作日內(nèi)組織質(zhì)量、法務(wù)部門(mén)開(kāi)展審核，明確退貨合理性及責(zé)任歸屬；審核通過(guò)后，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，大額或重大退貨事項(xiàng)需報(bào)最高管理者審批。3.溝通確認(rèn)：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)3個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通退貨事宜，明確退貨數(shù)量、時(shí)間、方式、費(fèi)用承擔(dān)等，簽訂《退貨協(xié)議》。4.退貨執(zhí)行：倉(cāng)庫(kù)部門(mén)按《退貨協(xié)議》要求，對(duì)退貨零部件進(jìn)行整理、包裝，辦理出庫(kù)手續(xù)；采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)物流方，跟蹤退貨運(yùn)輸進(jìn)度，確保零部件安全送達(dá)供應(yīng)商指定地點(diǎn)，留存運(yùn)輸交接憑證。5.入庫(kù)核銷(xiāo)：供應(yīng)商確認(rèn)收到退貨后，采購(gòu)部門(mén)通知倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門(mén)辦理退貨核銷(xiāo)手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)沖減相應(yīng)采購(gòu)成本，更新賬務(wù)信息。（二）理賠流程索賠申請(qǐng)：退貨完成后，或確認(rèn)存在理賠情形的，采購(gòu)部門(mén)在5個(gè)工作日內(nèi)牽頭編制《采購(gòu)理賠通知書(shū)》，明確理賠金額、計(jì)算依據(jù)、損失證明材料等，經(jīng)財(cái)務(wù)、法務(wù)部門(mén)審核后，提交供應(yīng)商。2.責(zé)任認(rèn)定與協(xié)商：供應(yīng)商收到通知書(shū)后，雙方在7個(gè)工作日內(nèi)溝通協(xié)商；協(xié)商一致的，簽訂《理賠協(xié)議》，明確賠付金額、支付方式及期限；協(xié)商不一致的，法務(wù)部門(mén)介入，依據(jù)采購(gòu)合同及相關(guān)證據(jù)制定解決方案，必要時(shí)通過(guò)仲裁、訴訟等合法途徑維權(quán)。3.賠付執(zhí)行：供應(yīng)商按《理賠協(xié)議》約定支付理賠款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)款項(xiàng)到賬后，更新理賠臺(tái)賬；若供應(yīng)商以抵充貨款方式賠付，財(cái)務(wù)部門(mén)做好賬務(wù)抵扣處理，留存相關(guān)憑證。4.記錄歸檔：理賠完成后，退貨理賠專(zhuān)員將《理賠通知書(shū)》《理賠協(xié)議》、款項(xiàng)憑證等相關(guān)資料整理歸檔，形成完整的理賠檔案。五、退貨理賠管理要求（一）憑證管理要求退貨理賠全過(guò)程需留存完整憑證，包括采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告、退貨申請(qǐng)表、退貨協(xié)議、運(yùn)輸憑證、理賠通知書(shū)、理賠協(xié)議、款項(xiàng)結(jié)算憑證等，確保每一項(xiàng)退貨理賠事項(xiàng)可追溯、可核查。所有憑證需按檔案管理規(guī)定整理歸檔，保存期限不少于3年。（二）時(shí)限管理要求各部門(mén)需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的時(shí)限要求，高效推進(jìn)退貨理賠各環(huán)節(jié)工作；因特殊情況需延長(zhǎng)時(shí)限的，需提前向牽頭部門(mén)報(bào)備，經(jīng)審批同意后執(zhí)行，并及時(shí)告知相關(guān)方，避免延誤導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。（三）責(zé)任追究要求供應(yīng)商責(zé)任：因供應(yīng)商違約或零部件質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致退貨理賠的，除按約定承擔(dān)理賠責(zé)任外，公司將其違約情況記入供應(yīng)商考核檔案；累計(jì)3次出現(xiàn)重大質(zhì)量或違約問(wèn)題的，取消其合格供應(yīng)商資格，列入黑名單，3年內(nèi)不得參與公司采購(gòu)活動(dòng)。2.內(nèi)部責(zé)任：對(duì)退貨理賠過(guò)程中存在弄虛作假、推諉扯皮、違規(guī)操作等行為的部門(mén)及個(gè)人，予以通報(bào)批評(píng)、扣除績(jī)效分?jǐn)?shù)等處罰；因工作失誤導(dǎo)致公司損失擴(kuò)大的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)。（四）爭(zhēng)議處理要求退貨理賠過(guò)程中出現(xiàn)爭(zhēng)議的，優(yōu)先由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決；協(xié)商無(wú)果的，法務(wù)部門(mén)介入處理，可采取發(fā)送律師函、申請(qǐng)仲裁、提起訴訟等方式維權(quán)，確保公司合法權(quán)益得到保障。六、監(jiān)督考核與持續(xù)改進(jìn)（一）監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：采購(gòu)部門(mén)及法務(wù)部門(mén)對(duì)退貨理賠全流程進(jìn)行日常監(jiān)督，核查流程合規(guī)性、憑證完整性、責(zé)任認(rèn)定準(zhǔn)確性，及時(shí)糾正違規(guī)行為；2.專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督：質(zhì)量管理部門(mén)每季度組織開(kāi)展退貨理賠專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查退貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、理賠金額核算準(zhǔn)確性、供應(yīng)商整改效果等，形成專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告，上報(bào)最高管理者；3.賬務(wù)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門(mén)定期核對(duì)退貨理賠賬務(wù)信息，確保款項(xiàng)結(jié)算合規(guī)、賬務(wù)處理準(zhǔn)確，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（二）考核與獎(jiǎng)懲公司將退貨理賠工作納入各部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人的績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括退貨理賠及時(shí)性、憑證歸檔完整性、責(zé)任認(rèn)定準(zhǔn)確性、損失管控效果等。對(duì)工作規(guī)范、高效處置退貨理賠事項(xiàng)、為公司挽回重大損失的部門(mén)及個(gè)人，予以通報(bào)表?yè)P(yáng)及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按制度執(zhí)行、延誤處理、導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大的，予以相應(yīng)處罰。（三）持續(xù)改進(jìn)采購(gòu)部門(mén)每半年匯總分析退貨理賠數(shù)據(jù)，梳理高頻質(zhì)量問(wèn)題、主要違約情形及流程薄弱環(huán)