PAGE長沙市檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強長沙市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于長沙市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導，由檔案管理部門歸口管理本單位的各類檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本單位各項工作的歷史過程和實際情況，嚴禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門1.市級檔案管理部門負責制定全市檔案管理工作的政策、法規(guī)和規(guī)章制度，對全市檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.各單位檔案管理部門負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，并對下屬機構(gòu)的檔案工作進行指導和監(jiān)督。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.按照檔案鑒定標準，定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后對失去保存價值的檔案進行銷毀。4.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。7.參與檔案信息化建設工作，負責檔案信息的錄入、存儲、檢索和利用等工作，提高檔案管理工作效率和服務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位在各項工作中形成的文件材料，包括但不限于會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事檔案等。3.下級單位報送的重要文件材料。4.與本單位業(yè)務相關(guān)的其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持其原始性和真實性，不得隨意涂改、損壞。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、聲像檔案類、實物檔案類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，確保檔案存放有序，便于查找。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實體安全和信息安全。3.制定檔案應急預案，對可能發(fā)生的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取應急措施，最大限度地減少損失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結(jié)合本單位的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，報本單位主管領(lǐng)導批準。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.按照規(guī)定的程序進行銷毀，銷毀檔案時應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，并按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和內(nèi)容，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。（二）利用工作1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等。2.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息服務，如查閱檔案、出具檔案證明等。3.在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。4.做好檔案利用登記工作，記錄檔案利用的時間、人員、內(nèi)容等信息，為檔案管理工作提供參考。七、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）建設內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.檔案數(shù)字化建設對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.網(wǎng)絡建設建立檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理部門與各業(yè)務部門之間的信息共享和傳輸。（三）管理要求1.加強檔案信息化建設的組織領(lǐng)導，明確責任分工，確保檔案信息化建設工作順利推進。2.建立健全檔案信息化管理制度