PAGE稽查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司稽查檔案管理，確?；楣ぷ鞯囊?guī)范化、科學(xué)化，提高稽查工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類稽查工作所形成的檔案管理，包括但不限于財務(wù)稽查、業(yè)務(wù)流程稽查、合規(guī)稽查等。（三）基本原則1.真實性原則：稽查檔案應(yīng)如實反映稽查工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋稽查工作各個環(huán)節(jié)所形成的文件、資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等經(jīng)得起查證核實。4.保密性原則：對涉及公司機密、商業(yè)秘密等內(nèi)容的稽查檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作有序進行。二、檔案管理職責(zé)（一）稽查部門職責(zé)1.負責(zé)組織實施稽查工作，并在工作過程中及時收集、整理相關(guān)資料。2.對稽查資料進行初步審核和分類，確保資料的完整性和準確性。3.按照本制度要求，定期將稽查檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善稽查檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收稽查部門移交的檔案，進行統(tǒng)一編號、登記和存放。3.負責(zé)稽查檔案的日常保管、維護，確保檔案安全。4.建立稽查檔案查閱、借閱登記制度，為查閱、借閱人員提供服務(wù)。5.定期對稽查檔案進行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準確、質(zhì)量完好。（三）其他部門職責(zé)1.配合稽查部門開展工作，及時提供相關(guān)資料和信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，按照規(guī)定履行相應(yīng)手續(xù)。三、稽查檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稽查立項審批文件，包括稽查任務(wù)下達的依據(jù)、目的、范圍等。2.稽查工作方案，明確稽查的方法、步驟、人員分工等。3.稽查工作底稿，記錄稽查過程中發(fā)現(xiàn)的問題、證據(jù)收集情況等。4.被稽查單位提供的相關(guān)資料，如財務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議等。5.與被稽查單位的溝通記錄，包括會議紀要、詢問筆錄等。6.稽查報告，總結(jié)稽查工作結(jié)果，提出問題和建議。7.被稽查單位對稽查報告的反饋意見及整改情況報告。8.其他與稽查工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.稽查人員應(yīng)在稽查工作開展過程中同步收集相關(guān)資料，確保資料的及時性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實、有效，具有可查性和關(guān)聯(lián)性。3.對于電子資料，應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照稽查項目、資料類型等進行分類，如財務(wù)稽查類、業(yè)務(wù)流程稽查類等。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年份+項目編號+順序號的方式，如2023JC01001。3.編目：編制檔案目錄，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)資料進行整齊裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、稽查檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.稽查工作結(jié)束后，稽查人員應(yīng)及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，按照編號順序進行排列，核對檔案目錄與實際資料是否一致。3.將核對無誤的檔案資料裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。（二）保管期限1.一般稽查檔案的保管期限為[X]年，重要稽查檔案的保管期限為[X]年。保管期限自稽查工作結(jié)束之日起計算。2.涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵財務(wù)信息等的稽查檔案，應(yīng)長期保管。（三）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.安全防護：配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。3.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對稽查檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.電子檔案保管：對于電子稽查檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。五、稽查檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稽查檔案，應(yīng)填寫《稽查檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《稽查檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱稽查檔案，應(yīng)填寫《稽查檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要稽查檔案，原則上不得外借。確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取嚴格的保密措施。六、稽查檔案的銷毀（一）銷毀條件1.稽查檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無法修復(fù)且無備份的。3.經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準，認為需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的稽查檔案進行清查，提出銷毀意見，并填寫《稽查檔案銷毀申請表》。2.《稽查檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀過程