PAGE規(guī)劃設(shè)計院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強規(guī)劃設(shè)計院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在規(guī)劃設(shè)計工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃設(shè)計院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃設(shè)計院檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映規(guī)劃設(shè)計工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存規(guī)劃設(shè)計工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責1.院辦公室負責全院檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導監(jiān)督和檔案的集中保管。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。3.檔案管理人員負責檔案的日常管理、整理、編目、保管、利用和統(tǒng)計等工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.規(guī)劃設(shè)計類：包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等各類規(guī)劃設(shè)計項目的相關(guān)文件、圖紙、報告等。2.工程管理類：涵蓋工程項目的立項、可行性研究、設(shè)計變更、竣工驗收等環(huán)節(jié)的文件資料。3.行政管理類：包含院務(wù)會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。4.業(yè)務(wù)往來類：涉及與客戶、合作伙伴、政府部門等的往來信函、合同協(xié)議、招投標文件等。5.技術(shù)資料類：如設(shè)計規(guī)范、標準圖集、技術(shù)手冊、科研成果等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“GH”表示規(guī)劃設(shè)計類，“GC”表示工程管理類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字編號。例如：2023GH0001，表示2023年形成的規(guī)劃設(shè)計類第1份檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料。2.對于重要的規(guī)劃設(shè)計項目，項目負責人應(yīng)在項目啟動時制定檔案收集計劃，確保項目過程中產(chǎn)生的各類文件資料及時、完整收集。3.員工在工作中形成的文件資料，應(yīng)在完成工作任務(wù)后及時移交本部門檔案收集責任人。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，對破損、褪色的文件資料進行修復或復制。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.按照文件資料形成的先后順序進行排列，同一項目的文件資料應(yīng)集中排列。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的立卷與歸檔（一）立卷要求1.規(guī)劃設(shè)計項目檔案應(yīng)按照項目階段進行立卷，每個階段的文件資料應(yīng)分別立卷。2.工程管理類檔案應(yīng)按照工程項目的不同環(huán)節(jié)進行立卷，如立項文件、可行性研究報告、設(shè)計變更文件等分別立卷。3.行政管理類檔案應(yīng)按照文件的性質(zhì)和類別進行立卷，如會議紀要、工作計劃、人事檔案等分別立卷。4.業(yè)務(wù)往來類檔案應(yīng)按照往來對象和文件類型進行立卷，如與某客戶的往來信函、與某合作伙伴的合同協(xié)議等分別立卷。5.技術(shù)資料類檔案應(yīng)按照資料的類別和性質(zhì)進行立卷，如設(shè)計規(guī)范、標準圖集等分別立卷。（二）歸檔程序1.各部門檔案收集責任人對立卷后的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.審核通過后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至院辦公室檔案管理人員。3.檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。五、檔案的保管（一）保管期限1.規(guī)劃設(shè)計類檔案：重要的規(guī)劃設(shè)計項目檔案保管期限為長期，一般項目檔案保管期限為短期。2.工程管理類檔案：工程項目檔案保管期限為長期，與工程項目相關(guān)的其他文件資料保管期限根據(jù)實際情況確定。3.行政管理類檔案：重要的行政管理文件資料保管期限為長期，一般文件資料保管期限為短期。4.業(yè)務(wù)往來類檔案：涉及重要合同協(xié)議、招投標文件等檔案保管期限為長期，一般性往來信函等檔案保管期限為短期。5.技術(shù)資料類檔案：設(shè)計規(guī)范、標準圖集等檔案保管期限為長期，其他技術(shù)資料保管期限根據(jù)實際情況確定。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境的安全。（三）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量的準確。2.每年對檔案進行一次全面核對，檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本院員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，須經(jīng)院領(lǐng)導批準。（二）利用手續(xù)1.本院員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)院領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。如需復印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復印手續(xù)。5.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)在院領(lǐng)導的領(lǐng)導下，由檔案管理人員、相關(guān)部門負責人和專業(yè)技術(shù)人員組成鑒定小組進行。（二）鑒定方法1.鑒定小組對已到保管期限的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的重要性、完整性和現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊經(jīng)院領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。八、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映本院檔案管理工作的基本情況。（二）信息化管理1.逐步推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存