PAGE檔案館館藏資料利用制度一、總則（一）目的為了充分發(fā)揮檔案館館藏資料的作用，規(guī)范資料利用行為，保障資料的安全與完整，特制定本制度。本制度旨在確保公司/組織內(nèi)各部門及相關(guān)人員能夠依法、有序、高效地利用館藏資料，為公司/組織的決策、運(yùn)營、研究、文化傳承等工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有部門及員工，以及因工作需要經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)查閱館藏資料的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在資料利用過程中，始終將安全保密放在首位，防止資料泄露、損毀和丟失，確保資料信息安全。3.高效服務(wù)原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.合理利用原則鼓勵(lì)合理利用館藏資料，充分發(fā)揮資料的價(jià)值，但禁止任何損害公司/組織利益或違反法律法規(guī)的不當(dāng)利用行為。二、館藏資料范圍（一）檔案資料1.文書檔案包括公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等，涵蓋了行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源等各個(gè)方面。2.科技檔案涉及公司/組織的科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等領(lǐng)域的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)報(bào)告等，記錄了公司/組織的技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)發(fā)展歷程。3.人事檔案包含員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等資料，是公司/組織人力資源管理的重要依據(jù)。4.財(cái)務(wù)檔案如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等，反映了公司/組織財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，對(duì)于財(cái)務(wù)管理和決策具有重要參考價(jià)值。（二）資料匯編1.政策法規(guī)匯編收集整理國家及地方相關(guān)政策法規(guī)文件，按照行業(yè)分類和主題進(jìn)行編排，便于公司/組織及時(shí)了解政策動(dòng)態(tài)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作。2.行業(yè)資料匯編涵蓋同行業(yè)的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)研究報(bào)告、技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)等資料，為公司/組織的市場(chǎng)分析、戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考。3.公司/組織資料匯編包括公司/組織的發(fā)展歷程、規(guī)章制度、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)、宣傳資料等，有助于傳承公司/組織文化，增強(qiáng)員工歸屬感和凝聚力。（三）特殊載體資料1.照片檔案記錄公司/組織重大活動(dòng)、重要事件、工作場(chǎng)景、領(lǐng)導(dǎo)視察等方面的照片，直觀反映公司/組織的發(fā)展歷程和形象風(fēng)貌。2.音像檔案如會(huì)議錄音、工作視頻、專題講座錄像等，為公司/組織的培訓(xùn)教育、經(jīng)驗(yàn)交流、歷史留存提供了生動(dòng)的資料。3.電子檔案以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，具有存儲(chǔ)便捷、查閱高效的特點(diǎn)，是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。三、利用申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱館藏資料，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《館藏資料利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用目的、資料名稱、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至檔案館負(fù)責(zé)人處，檔案館負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保申請(qǐng)目的合理、所需資料與工作相關(guān)。3.審核通過后，檔案館負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)情況安排查閱事宜，并告知利用者查閱的具體時(shí)間、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。（二）外部利用申請(qǐng)1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱館藏資料，須提前向公司/組織提交書面申請(qǐng)，說明利用目的、單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。2.申請(qǐng)材料經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，由檔案館負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。審批時(shí)重點(diǎn)審查利用目的是否符合法律法規(guī)要求，是否可能對(duì)公司/組織利益造成影響。3.對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密或敏感信息的資料，外部利用申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)通過后，檔案館與利用者簽訂《資料利用保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保資料安全。（三）審批時(shí)限檔案館應(yīng)在收到利用申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核與審批工作。對(duì)于緊急申請(qǐng)，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)，并盡可能滿足利用者的時(shí)間需求。四、利用方式與要求（一）查閱1.利用者應(yīng)按照檔案館安排的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，需在檔案館工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將資料帶出指定查閱區(qū)域。2.如需復(fù)印或摘抄資料內(nèi)容，利用者應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)印或摘抄。復(fù)印和摘抄的資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自修改或偽造。3.查閱過程中，利用者應(yīng)愛護(hù)資料，保持資料整潔，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)告知檔案館工作人員。（二）借閱1.對(duì)于確需借閱館藏資料的情況，利用者應(yīng)再次填寫《館藏資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、歸還時(shí)間等信息。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長，須提前向檔案館申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。2.借閱資料時(shí)，利用者需向檔案館工作人員當(dāng)面點(diǎn)清資料數(shù)量和狀況，并在《資料借閱登記冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)目的的其他活動(dòng)。如因保管不善導(dǎo)致資料丟失、損壞或逾期未還，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.利用者歸還借閱資料時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失情況，利用者應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)資料的重要性、稀缺性等因素確定，具體如下：對(duì)于一般資料，按照資料原價(jià)的[X]%進(jìn)行賠償；對(duì)于重要資料或稀缺資料，按照資料原價(jià)的[X]倍進(jìn)行賠償；對(duì)于無法確定原價(jià)的資料，由檔案館根據(jù)實(shí)際情況評(píng)估確定賠償金額。（三）數(shù)字化利用1.為了提高資料利用效率，方便遠(yuǎn)程查閱，檔案館可根據(jù)利用者需求，提供館藏資料的數(shù)字化副本。利用者需填寫《館藏資料數(shù)字化利用申請(qǐng)表》，說明數(shù)字化利用的范圍、用途等信息。2.檔案館在進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)遵循相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化副本的質(zhì)量和安全性。數(shù)字化副本僅供利用者在申請(qǐng)范圍內(nèi)使用，不得擅自傳播或用于其他商業(yè)目的。3.利用者使用數(shù)字化副本時(shí)，應(yīng)遵守與查閱、借閱資料相同的規(guī)定和要求，不得對(duì)數(shù)字化副本進(jìn)行非法修改、刪除或傳播。五、安全與保密（一）安全管理1.檔案館應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)備，確保館藏資料的存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.加強(qiáng)對(duì)檔案館工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.建立應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，制定詳細(xì)的應(yīng)對(duì)措施和處置流程，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)館藏資料安全。（二）保密措施1.嚴(yán)格界定館藏資料的密級(jí)，根據(jù)資料內(nèi)容的敏感程度分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。不同密級(jí)的資料采取相應(yīng)的保密措施。2.對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密或敏感信息的數(shù)據(jù)載體，如電子檔案、存儲(chǔ)設(shè)備等，實(shí)行專人專管制度，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。3.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露館藏資料的內(nèi)容和利用情況。在資料利用過程中，如發(fā)現(xiàn)利用者有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)立即制止并采取相應(yīng)措施。4.利用者在查閱、借閱資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得將資料內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需對(duì)外提供資料，必須經(jīng)過公司/組織相關(guān)部門的審核批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行脫敏處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.在資料利用過程中，檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)利用者的監(jiān)督，確保利用行為符合本制度規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)利用者有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)糾正并記錄在案。2.檔案館定期對(duì)資料利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括利用申請(qǐng)數(shù)量、利用方式、利用效果等方面的統(tǒng)計(jì)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，不斷完善資料利用服務(wù)。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，審計(jì)部門定期對(duì)檔案館館藏資料利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作、資料安全隱患等問題，并提出改進(jìn)建議。2.對(duì)于涉及外部利用的情況，接受外部相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。如因資料利用引發(fā)的糾紛或投訴，應(yīng)積極配合調(diào)查處理，及時(shí)整改存在的問題。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案館應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況向公司/組織相關(guān)部門報(bào)告。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的利用者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、限制利用權(quán)限、賠償損失等。對(duì)違反保密規(guī)定或造成資料重大損失的責(zé)任人，依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一）