PAGE各單位藝術檔案管理制度一、總則（一）目的為加強各單位藝術檔案的科學管理，有效保護和利用藝術檔案資源，充分發(fā)揮藝術檔案在單位文化建設、藝術創(chuàng)作、藝術研究及對外交流等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門在藝術活動中形成的各類藝術檔案的管理。藝術檔案包括但不限于音樂、舞蹈、戲劇、美術、書法、攝影等藝術門類的作品、創(chuàng)作過程記錄、演出資料、展覽檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位藝術檔案實行集中統(tǒng)一管理，由單位檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調，確保藝術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分級分類管理原則根據(jù)藝術檔案的來源、內容和形式等因素，進行分級分類管理，便于檔案的收集、整理、保管和利用。3.真實性與完整性原則藝術檔案應如實反映藝術活動的全過程，確保檔案內容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。4.有效利用原則充分開發(fā)和利用藝術檔案資源，為單位的藝術創(chuàng)作、藝術教育、文化傳承及對外宣傳等工作提供有力支持，提高檔案的利用價值。二、藝術檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位藝術檔案管理制度并組織實施。2.負責組織、指導和監(jiān)督各部門藝術檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的質量。3.集中統(tǒng)一管理本單位藝術檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.定期對藝術檔案的管理情況進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。5.開展藝術檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。6.負責與上級檔案管理部門及相關單位的業(yè)務聯(lián)系，及時報送藝術檔案統(tǒng)計報表和有關資料。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門藝術檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.在藝術活動開展過程中，各部門應按照檔案管理要求，做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，明確歸檔范圍和保管期限。3.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督，按時完成檔案整理、移交等任務。4.負責本部門藝術檔案的日常保管和利用工作，按照規(guī)定程序查閱和借閱檔案，并做好記錄。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，熟悉藝術檔案管理工作流程。2.負責藝術檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案利用規(guī)定，為利用者提供優(yōu)質服務，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，及時催還逾期借閱的檔案。4.定期對藝術檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為單位藝術活動和文化建設提供參考依據(jù)。6.保守檔案機密，維護檔案的安全和信息安全，不得擅自泄露檔案內容。三、藝術檔案的收集（一）收集范圍1.本單位組織或參與的各類藝術演出、展覽、比賽、創(chuàng)作等活動形成的文件材料，包括活動策劃方案、節(jié)目單、演出劇照、展覽作品清單、獲獎證書等。2.本單位藝術人員的個人藝術作品、創(chuàng)作手稿、藝術成果記錄等，如音樂作品樂譜、舞蹈編排記錄、美術作品原作及創(chuàng)作過程草圖等。3.與藝術活動相關的合同、協(xié)議、來往信函、宣傳資料、新聞報道等，如演出合同、合作協(xié)議、媒體報道剪報等。4.藝術活動中形成的音像資料，如錄音帶、錄像帶（光盤）、照片等，包括排練、演出、展覽現(xiàn)場等場景記錄。5.藝術研究成果、學術論文、調研報告等與藝術相關的資料。6.其他具有保存價值的藝術檔案資料。（二）收集要求1.各部門應在藝術活動結束后及時將相關檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案內容的完整性和準確性。2.收集的檔案資料應真實可靠，具有原始性，不得收集虛假或偽造的材料。3.對于重要的藝術檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質文檔，確保檔案信息的多介質保存。4.收集的音像資料應保證圖像清晰、聲音完整，注明拍攝時間、地點、內容等信息。照片應具有代表性，能反映藝術活動的主要場景和內容，同時附上文字說明。（三）收集程序1.各部門藝術檔案收集責任人在藝術活動完成后，對活動中形成的各類檔案資料進行初步整理，填寫檔案收集清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.將整理好的檔案資料及收集清單一并移交本部門負責人審核，審核無誤后，由部門負責人簽字確認。3.各部門按照規(guī)定時間將審核后的檔案資料及收集清單移交至單位檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。四、藝術檔案的整理（一）整理原則藝術檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照藝術門類進行分類，如音樂檔案、舞蹈檔案、戲劇檔案、美術檔案、書法檔案、攝影檔案等。2.在每個藝術門類下，再根據(jù)檔案的內容和形式進行二級分類，如音樂檔案可分為聲樂作品、器樂作品、音樂創(chuàng)作手稿等；舞蹈檔案可分為舞蹈劇目、舞蹈編排記錄、舞蹈演員資料等。3.對于音像資料和照片檔案，可按照藝術活動項目或時間順序進行分類整理，并建立相應的索引目錄。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗明確本單位藝術檔案的全宗范圍，將屬于本單位形成的藝術檔案與其他單位移交或交換的檔案區(qū)分開來。2.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。裝訂應整齊牢固，便于翻閱和保管。3.編頁號對于裝訂成冊的檔案，應在每一頁的右上角或左上角編寫頁號，以便于查找和統(tǒng)計。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內目錄等。案卷目錄應注明案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等信息；卷內目錄應注明文件編號、責任者、題名、日期、頁號等信息。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等信息。6.上架排列按照分類方案，將檔案盒上架排列，保持檔案存放的系統(tǒng)性和有序性，便于查找和利用。五、藝術檔案的鑒定（一）鑒定原則藝術檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從藝術活動的實際出發(fā)，準確判定檔案的價值，確保鑒定結果的科學性和客觀性。（二）鑒定組織成立藝術檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關藝術專業(yè)人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對藝術檔案的價值進行評估和鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案與本單位藝術活動的相關性和重要性。3.檔案的歷史價值、藝術價值和現(xiàn)實利用價值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案內容，根據(jù)鑒定原則和標準，判斷檔案的價值。2.分析比較法將檔案與同類藝術檔案或相關資料進行分析比較，評估其獨特性和重要性。3.專家咨詢法對于專業(yè)性較強的藝術檔案，可咨詢相關藝術領域的專家，聽取專家意見，確定檔案的價值。（五）鑒定結果處理1.經(jīng)過鑒定，對具有保存價值且仍需繼續(xù)保存的藝術檔案，應重新確定保管期限，并進行妥善保管。2.對于已失去保存價值的藝術檔案，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫銷毀清冊，經(jīng)單位領導批準后，由檔案管理部門和相關部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.鑒定工作結束后，應形成鑒定報告，對鑒定情況進行總結，記錄鑒定過程和結果，作為檔案管理工作的重要參考依據(jù)。六、藝術檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的藝術檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管要求1.按照檔案分類方案和編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.對不同保管期限的檔案應分別存放，便于區(qū)分和管理。3.對于珍貴的藝術檔案原件，如名人字畫、珍稀樂譜等，應采取特殊的保護措施，并建立專門的保管記錄。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時進行修復或復制。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時調整庫房環(huán)境，確保檔案保管環(huán)境符合要求。一般情況下，庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.建立藝術檔案電子數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應按照紙質檔案的分類方法進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。備份周期可根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，一般每月或每季度備份一次。3.對電子檔案的存儲設備進行定期檢查和維護，確保設備的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，設置不同的用戶級別和密碼，防止電子檔案被非法篡改或泄露。七、藝術檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則藝術檔案的利用應遵守國家法律法規(guī)和本單位的相關規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則以服務單位藝術創(chuàng)作、藝術研究、文化交流及內部管理等工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價值。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位藝術人員查閱本人藝術檔案，用于藝術創(chuàng)作、研究、教學及個人藝術成果展示等。2.本單位各部門因工作需要查閱與本部門業(yè)務相關的藝術檔案，如活動策劃參考、藝術資料收集等。3.外單位因工作需要查閱本單位藝術檔案，需經(jīng)本單位檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.因文化交流、學術研究等活動需要，經(jīng)單位領導批準，可向有關單位或個人提供藝術檔案的復制件或相關資料。（三）利用手續(xù)1.本單位人員查閱藝術檔案，需填寫《藝術檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本單位藝術檔案，需提前向本單位檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等內容，經(jīng)單位領導批準后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應加蓋申請單位公章。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的，為查閱者提供檔案查閱服務，并按照規(guī)定收取查閱費用（如有）。查閱者應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱者查閱檔案時，應遵守檔案利用規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應建