PAGE敬老院老人檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)敬老院老人檔案管理，保護(hù)老人的隱私和個(gè)人信息安全，確保檔案信息不被泄露、篡改或?yàn)E用，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員，包括管理人員、醫(yī)護(hù)人員、護(hù)理人員、后勤人員等，以及所有接觸老人檔案的相關(guān)人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守老人檔案中的各類信息，防止信息泄露給無關(guān)人員。2.完整性原則：確保老人檔案信息的完整，不被隨意刪減、篡改。3.合法性原則：檔案管理活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。4.最小化原則：嚴(yán)格限定有權(quán)訪問老人檔案的人員范圍，確保信息僅在必要的情況下被使用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善老人檔案保密制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中管理敬老院老人的各類檔案，包括但不限于個(gè)人基本信息、健康檔案、護(hù)理記錄、醫(yī)療記錄等。3.對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.妥善保管檔案，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和要求進(jìn)行存放，防止檔案損壞、丟失或被盜。4.對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行登記，嚴(yán)格審核查閱、借閱人員的資格和手續(xù)，確保檔案使用的合規(guī)性。5.不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有異常情況及時(shí)報(bào)告。（三）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門人員遵守檔案保密制度的教育和培訓(xùn)，確保所屬人員了解并遵守保密規(guī)定。2.在工作中如需查閱或使用老人檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并督促本部門人員妥善使用和保管檔案。3.對(duì)本部門涉及檔案管理的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向檔案管理部門反饋。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)收集與老人相關(guān)的各類信息資料，確保檔案內(nèi)容的全面性和及時(shí)性。2.收集的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛假或隱瞞重要信息。3.對(duì)于從外部獲取的涉及老人的信息，如醫(yī)療報(bào)告、親屬提供的資料等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其合法性和可靠性。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.每份檔案應(yīng)建立清晰的編號(hào)系統(tǒng)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和跟蹤。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行排序和裝訂，確保資料的整齊和牢固，防止散落或丟失。4.為每份檔案編制詳細(xì)的目錄，注明檔案內(nèi)包含的各項(xiàng)資料名稱和頁碼，方便查閱。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.按照老人類別和檔案類型進(jìn)行分區(qū)存放，便于快速查找和管理。（二）保管措施1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.建立檔案保管記錄，詳細(xì)記錄檔案的存儲(chǔ)位置、存入時(shí)間、取出時(shí)間、借閱情況等信息。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)場所進(jìn)行定期清潔和消毒，防止蟲害和霉變。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱老人檔案的人員，必須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核查閱申請(qǐng)，確保查閱目的合理、必要。3.查閱人員必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出指定場所。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得隨意涂改、標(biāo)注或損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱老人檔案的人員，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還方式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)敬老院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或修改。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密措施（一）人員保密教育1.定期組織全體工作人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密制度、保密意識(shí)和技能等方面。2.通過案例分析、保密知識(shí)講座、觀看教育片等形式，增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，提高其對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)。3.對(duì)新入職人員進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，使其在入職時(shí)就了解并掌握檔案保密制度的要求。（二）信息安全防護(hù)1.對(duì)電子檔案系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，根據(jù)工作人員的工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的查閱、修改權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)檔案信息。2.采用加密技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）辦公區(qū)域管理1.在檔案管理區(qū)域設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意保密事項(xiàng)。2.限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案管理辦公區(qū)域，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.工作人員在辦公區(qū)域內(nèi)不得隨意談?wù)摾先藱n案內(nèi)容，不得在公共場所放置未妥善保管的檔案資料。（四）廢棄物處理1.對(duì)涉及老人檔案的廢棄紙張文件等，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一回收和銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息，確保檔案信息徹底消除。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合保密制度的要求。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門人員遵守檔案保密制度的情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向檔案管理部門報(bào)告。3.建立內(nèi)部監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)全體工作人員對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)敬老院的檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案保密制度的執(zhí)行情況、檔案信息的安全性和完整性等方面。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并采取有效措施進(jìn)行整改，不斷完善檔案保密管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱、借閱老人檔案。2.泄露、傳播老人檔案內(nèi)容給無關(guān)人員。3.篡改、偽造老人檔案信息。4.未按照規(guī)定保管檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或被盜。5.違反檔案保密制度的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于初次違反檔案保密制度的工作人員，給予警告處分，并進(jìn)行批評(píng)教育，要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違反或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。3.因工作