PAGE檔案窗口一次性告知制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步提高檔案窗口服務(wù)質(zhì)量和效率，規(guī)范工作流程，方便辦事群眾，確保辦事群眾能夠一次性知曉辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)所需的全部信息，避免群眾因信息不明確而多次往返，特制定本一次性告知制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案窗口對(duì)外提供的各類檔案業(yè)務(wù)辦理服務(wù)，包括但不限于檔案查閱、檔案借閱、檔案轉(zhuǎn)出、檔案接收、檔案整理歸檔等業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保告知內(nèi)容合法、準(zhǔn)確、完整。2.全面準(zhǔn)確原則：一次性告知辦事群眾辦理業(yè)務(wù)所需的全部信息，包括辦理?xiàng)l件、辦理流程、所需材料、辦理時(shí)限、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等，確保信息無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。3.便民高效原則：以方便辦事群眾為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化告知方式，提高告知效率，減少群眾辦事成本，提高服務(wù)滿意度。二、告知內(nèi)容（一）辦理?xiàng)l件1.檔案查閱條件因工作需要查閱本公司/組織檔案的，需由查閱部門填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。涉及個(gè)人隱私或商業(yè)秘密的檔案，查閱申請(qǐng)人需提供合法有效的證明材料，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.檔案借閱條件因工作需要借閱本公司/組織檔案的，需由借閱部門填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，如有違反，將依法追究相關(guān)責(zé)任。3.檔案轉(zhuǎn)出條件符合檔案轉(zhuǎn)出規(guī)定的人員，需提供本人有效身份證件及相關(guān)證明材料，如調(diào)令、離職證明等。檔案轉(zhuǎn)出前，需確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，無(wú)未辦結(jié)的手續(xù)或問(wèn)題。4.檔案接收條件接收外部檔案時(shí)，需審核檔案的真實(shí)性、完整性和合法性，確保檔案符合接收要求。接收檔案時(shí)，需核對(duì)檔案數(shù)量、清單等信息，如有不符，及時(shí)與移交方溝通解決。5.檔案整理歸檔條件各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理，定期移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案保管要求。（二）辦理流程1.檔案查閱流程查閱申請(qǐng)人填寫查閱申請(qǐng)表。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。持簽字后的申請(qǐng)表到檔案窗口辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)檔案供查閱。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案，并在查閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。2.檔案借閱流程借閱申請(qǐng)人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，到檔案窗口辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱期滿，按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案轉(zhuǎn)出流程檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)人提供本人有效身份證件及相關(guān)證明材料。填寫檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表，注明接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。將申請(qǐng)表及證明材料提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，檔案管理部門按照規(guī)定將檔案轉(zhuǎn)出，并及時(shí)通知接收單位。4.檔案接收流程收到外部檔案移交申請(qǐng)后，審核移交檔案的相關(guān)材料。核對(duì)檔案數(shù)量、清單等信息。對(duì)符合接收條件的檔案進(jìn)行接收登記，并辦理交接手續(xù)。將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。5.檔案整理歸檔流程各部門定期收集文件材料，進(jìn)行初步分類、整理。填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。將整理好的文件材料移交檔案管理部門。檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)分類、編號(hào)、編目等整理工作，完成歸檔。（三）所需材料1.檔案查閱所需材料查閱申請(qǐng)表（加蓋部門公章）。查閱申請(qǐng)人有效身份證件。涉及個(gè)人隱私或商業(yè)秘密檔案查閱的，需提供相關(guān)證明材料。2.檔案借閱所需材料借閱申請(qǐng)表（加蓋部門公章）。借閱申請(qǐng)人有效身份證件。如需延期借閱，需提供續(xù)借申請(qǐng)表。3.檔案轉(zhuǎn)出所需材料檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表（加蓋部門公章）。本人有效身份證件。調(diào)令、離職證明等相關(guān)證明材料。4.檔案接收所需材料檔案移交清單（加蓋移交單位公章）。檔案內(nèi)容清單。移交單位出具的檔案真實(shí)性、完整性和合法性證明。5.檔案整理歸檔所需材料各部門整理好的文件材料。檔案移交清單（加蓋部門公章）。（四）辦理時(shí)限1.檔案查閱：對(duì)符合查閱條件的，檔案窗口應(yīng)在收到查閱申請(qǐng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)。2.檔案借閱：對(duì)審批通過(guò)的借閱申請(qǐng)，檔案窗口應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理借閱手續(xù)，提供檔案。3.檔案轉(zhuǎn)出：對(duì)審核通過(guò)的檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，并通知接收單位。4.檔案接收：對(duì)符合接收條件的檔案，檔案管理部門應(yīng)在收到檔案移交申請(qǐng)及相關(guān)材料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成接收手續(xù)。5.檔案整理歸檔：檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的文件材料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔工作。（五）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.檔案查閱：原則上不收費(fèi)，但因特殊情況需復(fù)印檔案材料的，按照物價(jià)部門核定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)印費(fèi)用。2.檔案借閱：原則上不收費(fèi)，但因借閱期限超期等原因需收取逾期費(fèi)用的，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案轉(zhuǎn)出：如涉及郵寄等費(fèi)用，按照實(shí)際發(fā)生額收取。4.檔案接收：原則上不收費(fèi)，但因特殊情況需進(jìn)行特殊處理的，按照物價(jià)部門核定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取相關(guān)費(fèi)用。5.檔案整理歸檔：不向各部門收取費(fèi)用。三、告知方式（一）現(xiàn)場(chǎng)告知1.在檔案窗口顯著位置張貼一次性告知內(nèi)容，包括辦理?xiàng)l件、辦理流程、所需材料、辦理時(shí)限、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等，方便辦事群眾現(xiàn)場(chǎng)查閱。2.檔案窗口工作人員在接待辦事群眾時(shí)，主動(dòng)向群眾發(fā)放一次性告知單，詳細(xì)介紹辦理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)解答。（二）網(wǎng)絡(luò)告知1.在公司/組織官方網(wǎng)站上設(shè)立檔案業(yè)務(wù)專欄，發(fā)布一次性告知制度及各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)辦理的詳細(xì)信息，方便群眾隨時(shí)查閱。2.通過(guò)微信公眾號(hào)、手機(jī)APP等新媒體平臺(tái)推送檔案業(yè)務(wù)辦理指南，以圖文并茂、通俗易懂的方式向群眾宣傳一次性告知內(nèi)容。（三）電話告知設(shè)立檔案業(yè)務(wù)咨詢電話，為辦事群眾提供電話咨詢服務(wù)。工作人員在接到咨詢電話時(shí)，按照一次性告知制度的要求，準(zhǔn)確、詳細(xì)地向群眾告知辦理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，并做好記錄。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督部門，定期對(duì)檔案窗口一次性告知制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查告知內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、告知方式是否規(guī)范有效、工作人員是否認(rèn)真履行告知義務(wù)等。2.設(shè)立意見(jiàn)箱和投訴舉報(bào)電話，廣泛收集辦事群眾的意見(jiàn)和建議，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正一次性告知制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。（二）考核辦法1.將檔案窗口一次性告知制度的執(zhí)行情況納入工作人員績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行制度、服務(wù)質(zhì)量高、群眾滿意度好的工作人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反一次性告知