PAGE社區(qū)檔案室規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案室的規(guī)范化管理，有效保護和利用檔案資源，為社區(qū)各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于社區(qū)檔案室工作人員、社區(qū)各部門及相關人員在檔案管理、查閱、利用等方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.服務利用原則：以服務社區(qū)工作和居民需求為宗旨，積極提供檔案查閱、利用等服務。4.保密安全原則：加強檔案保密工作，確保檔案信息不泄露，同時保障檔案實體安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。二、檔案管理職責（一）檔案室工作人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等日常管理工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查閱利用。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。6.參與檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。7.協(xié)助社區(qū)各部門做好檔案工作的指導和培訓。（二）社區(qū)各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案室移交應歸檔的文件材料。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和與檔案室的溝通協(xié)調。三、檔案收集（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成各類文件、會議記錄、決議、工作計劃、總結等。2.社區(qū)居委會工作中形成的各類文件、通知、報告、統(tǒng)計報表、居民檔案等。3.社區(qū)各類活動的方案、記錄、照片、視頻等資料。4.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及相關單位往來的文件、信函、協(xié)議等。5.社區(qū)工作人員人事檔案、考核材料、培訓記錄等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.各部門應在每年[具體時間]前將上一年度應歸檔的文件材料整理后移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標準1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理等方面的檔案。2.行政管理類：包括社區(qū)日常管理、會議紀要、工作計劃總結等方面的檔案。3.社區(qū)建設類：包括社區(qū)規(guī)劃、環(huán)境整治、社區(qū)服務等方面的檔案。4.社會保障類：包括居民社會保障信息、救助申請等方面的檔案。5.文化教育類：包括社區(qū)文化活動、教育資源等方面的檔案。6.衛(wèi)生健康類：包括居民健康檔案、衛(wèi)生防疫等方面的檔案。7.安全穩(wěn)定類：包括社區(qū)安全管理、矛盾糾紛排查等方面的檔案。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）整理方法1.按照分類標準對檔案進行分類，同一類檔案按照時間順序排列。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.對破損、褪色的檔案進行修復，確保檔案的完整性。5.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案索引，方便查找利用。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室工作人員對移交的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收。3.檔案室工作人員按照整理方法對檔案進行進一步整理、編目，完成歸檔工作。（二）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.其他專門檔案應根據(jù)實際情況及時歸檔。六、檔案保管（一）庫房建設1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調節(jié)設備等。3.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案存放1.檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找利用。2.不同保管期限的檔案應分開存放。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。（三）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.在清查過程中，應核對檔案的數(shù)量、質量、保管期限等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結果應形成報告，上報社區(qū)領導。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.社區(qū)工作人員因工作需要可查閱相關檔案。2.居民因個人事務需要查閱與其自身相關的檔案，如社會保障檔案、健康檔案等。3.其他單位或個人因工作需要查閱社區(qū)檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等。2.社區(qū)工作人員查閱檔案，由所在部門負責人簽字批準。3.居民查閱檔案，應提供有效身份證明，經社區(qū)相關負責人簽字批準。4.其他單位或個人查閱檔案，應出具單位介紹信，經社區(qū)主要領導簽字批準。（三）查閱方式1.檔案查閱應在檔案室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.檔案室工作人員應按照查閱申請表提供的內容，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（四）檔案借閱1.因工作需要確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，按照查閱手續(xù)辦理借閱審批。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案室工作人員應認真核對檔案數(shù)量、質量等情況，如有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案室工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施。3.檔案查閱、利用場所應設置必要的保密設施，防止無關人員進入。4.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等保密措施。（二）保密教育1.定期對檔案室工作人員和社區(qū)相關人員進行保密教育，提高保密意識。2.在檔案管理工作中，應加強對保密制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合社區(qū)實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、準確的原則，確保檔案鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室工作人員、社區(qū)相關部門負責人等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成銷毀清單。2.銷毀清單經社區(qū)領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報告社區(qū)領導。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為社區(qū)工作提供更加便捷的檔案服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等，形成電子檔案。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合社區(qū)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應與社區(qū)其他業(yè)務系統(tǒng)進行有效對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。2