PAGE檔案管理員定期工作制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范檔案管理員的定期工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化，保障檔案的完整、安全和有效利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門和人員。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性，如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況。安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務開展提供及時、準確的信息支持。二、檔案收集1.收集范圍各類文件：包括公司/組織的紅頭文件、內(nèi)部發(fā)文、會議文件、工作報告、請示批復等。合同協(xié)議：涵蓋各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購合同等。人事檔案：員工的入職登記表、履歷表、工資檔案、考核記錄、培訓檔案、獎懲檔案等。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。業(yè)務檔案：項目文檔、銷售記錄、客戶資料、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、技術資料等。其他檔案：如榮譽證書、資質(zhì)證明、照片、音像資料等具有保存價值的資料。2.收集渠道各部門定期移交：各部門應指定專人負責收集本部門產(chǎn)生的文件資料，按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理員。內(nèi)部流轉(zhuǎn)：對于在公司/組織內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件，檔案管理員應及時跟蹤收集，確保文件不丟失。外部接收：接收來自上級主管部門、合作伙伴、客戶等的文件資料，并進行登記和整理。3.收集時間月度收集：各部門應在每月底前將當月產(chǎn)生的文件資料移交至檔案管理員。季度收集：對于一些時效性較強或重要性較高的文件，可每季度進行一次集中收集。年度收集：每年年底，各部門應對全年的文件資料進行全面清理和整理，移交至檔案管理員進行年終歸檔。4.收集要求齊全完整：確保收集到的檔案資料涵蓋了應歸檔的所有內(nèi)容，無遺漏。原件優(yōu)先：盡量收集文件的原件，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。整理規(guī)范：對收集到的文件資料進行初步整理，去除無關的附件、包裝等，按照分類標準進行分類。及時登記：建立檔案收集登記表，對每一份收集到的檔案進行詳細登記，包括文件名稱、日期、來源、移交部門等信息。三、檔案整理1.分類標準按照檔案的來源和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。在每大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點，進一步細分小類，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、機要保密、信訪工作等小類。2.整理方法裝訂：對于紙張較多、較薄或零散的文件，應進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。編頁號：對已裝訂的檔案進行編頁號，頁號應編寫在每頁文件的右上角，便于查找和統(tǒng)計。編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息。目錄應打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、年度、保管期限、檔號等信息。檔案盒應排列整齊，便于存放和查找。3.整理時間檔案管理員應在收到檔案資料后的一周內(nèi)完成初步整理工作。對于年度歸檔的檔案，應在次年第一季度內(nèi)完成全面整理工作。4.整理要求分類準確：嚴格按照分類標準進行分類，確保檔案歸類合理、清晰。編目規(guī)范：檔案目錄的編制應準確、完整，信息填寫應規(guī)范、統(tǒng)一。裝盒整齊：檔案盒的排列應有序，標識應清晰，便于識別和管理。四、檔案歸檔1.歸檔范圍經(jīng)過整理后的各類檔案資料，均應按照規(guī)定進行歸檔。2.歸檔流程檔案管理員根據(jù)檔案整理情況，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交至檔案室，一份留存?zhèn)洳?。將整理好的檔案裝入檔案盒，按照檔案分類順序排列在檔案架上，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，包括檔號、題名、年度、保管期限、密級等。對檔案的存放位置進行標識，建立檔案存放索引，方便查找和調(diào)閱。3.歸檔時間月度歸檔：每月整理完成的檔案應在次月上旬進行歸檔。年度歸檔：每年整理完成的檔案應在次年3月底前全部歸檔完畢。4.歸檔要求歸檔及時：確保檔案資料及時歸檔，不得積壓。手續(xù)完備：檔案移交清單應填寫清晰、準確，雙方簽字確認，確保檔案交接的完整性。標識明確：檔案存放位置的標識應清晰、準確，便于快速查找。五、檔案保管1.保管場所設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要是反映公司/組織歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長遠保存價值的檔案。長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括重要業(yè)務文件、財務報表、人事檔案等。短期保管的檔案：通常為1年至10年，如一般性的文件、會議記錄等。3.保管措施定期檢查：檔案管理員應每月對檔案進行一次檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時采取相應措施進行處理。溫濕度控制：保持檔案室的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。防蟲防霉：定期投放防蟲藥品，對檔案進行消毒處理，防止蟲害和霉菌滋生。安全防護：加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，確保檔案的安全。電子檔案保管：對于電子檔案，應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，防止電子檔案的泄露和篡改。4.保管期限變更檔案管理員應定期對檔案的保管期限進行審查，對于保管期限即將到期的檔案，應及時提出處理意見。根據(jù)檔案的實際價值和公司/組織的需要，如需延長保管期限，應填寫檔案保管期限變更申請表，報經(jīng)相關領導審批后進行變更。對于已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。六、檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理員、各部門負責人、相關業(yè)務專家等組成。鑒定工作小組負責對檔案的價值進行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定標準根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。對于反映公司/組織歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等方面的檔案，應予以重點保存。對于一般性的文件、會議記錄、臨時性資料等，如已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的，可考慮銷毀。3.鑒定程序檔案管理員對擬鑒定的檔案進行初步整理和分類，列出清單。鑒定工作小組對檔案清單進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限和銷毀范圍。對確定銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報經(jīng)相關領導審批后進行銷毀。4.鑒定時間每年定期進行一次檔案鑒定工作，一般安排在下半年進行。對于涉及重大事項或突發(fā)事件的檔案，應及時進行鑒定，確保檔案的妥善處理。七、檔案銷毀1.銷毀范圍已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。經(jīng)鑒定確屬重復、多余或無效的檔案。因保管不善或其他原因?qū)е率ケ４鎯r值的檔案。2.銷毀程序檔案管理員填寫檔案銷毀申請表，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。申請表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。批準后，檔案管理員會同相關人員將檔案送至指定的銷毀地點進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀完成后，檔案管理員應在檔案銷毀申請表上簽字確認，并將申請表歸檔保存。3.銷毀方式對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式進行銷毀。對于電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。4.監(jiān)督管理檔案銷毀過程應進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作的規(guī)范、安全。公司/組織內(nèi)部審計部門應對檔案銷毀情況進行定期檢查，防止檔案銷毀過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。八、檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱、復制檔案資料。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.利用流程查閱：內(nèi)部人員查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室查閱。查閱過程中，檔案管理員應提供必要的協(xié)助，并對查閱情況進行記錄。外部單位查閱檔案的，應提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織分管領導批準后，按照指定的方式和地點進行查閱。借閱：內(nèi)部人員借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理員審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案的，原則上不予批準，如有特殊情況，需經(jīng)公司/組織主要領導批準，并按照規(guī)定簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。復制：內(nèi)部人員復制檔案時，應填寫檔案復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室辦理復制手續(xù)。檔案管理員應按照規(guī)定進行復制，并對復制情況進行登記。外部單位復制檔案的，應按照查閱流程辦理審批手續(xù)，復制費用由申請單位承擔。3.利用要求遵守規(guī)定：利用檔案的人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。保護安全：在利用檔案過程中，應注意保護檔案的安全，不得將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。及時歸還：借閱的檔案應按時歸還，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。保密要求：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，利用人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。九、檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計歸檔數(shù)量等。檔案利用情況統(tǒng)計：如查閱、借閱、復制檔案的次數(shù)、人數(shù)、內(nèi)容等。檔案保管情況統(tǒng)計：如檔案的保管期限分布、存放位置、完好情況等。2.統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬：檔案管理員應定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計數(shù)據(jù)記錄在檔案統(tǒng)計臺賬上。利用檔案管理系統(tǒng)：借助檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，對檔案數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)