PAGE文獻(xiàn)檔案管理制度匯編表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文獻(xiàn)檔案管理，確保文獻(xiàn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文獻(xiàn)檔案管理方面的活動。（三）定義1.文獻(xiàn)檔案：指公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的范圍和方法收集齊全，整理立卷后移交檔案部門保存的過程。3.立卷：將辦理完畢的文件材料按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行分類、組合、排列、編號、編目等，使之轉(zhuǎn)化為檔案的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文獻(xiàn)檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作。2.完整準(zhǔn)確原則：確保文獻(xiàn)檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實反映公司各項工作的實際情況。3.便于利用原則：優(yōu)化文獻(xiàn)檔案的整理和保管方式，便于快速、準(zhǔn)確地查閱和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文獻(xiàn)檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文獻(xiàn)檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門在日常工作中應(yīng)及時形成各類文件材料，包括但不限于請示、報告、通知、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集范圍包括本部門在工作中形成的所有文件材料，以及與本部門工作相關(guān)的外來文件材料。3.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集，對于一般性文件材料，可定期收集。4.在收集文件材料時，應(yīng)注意檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。三、文獻(xiàn)檔案的整理與立卷（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于文件材料的整理和管理，提高工作效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件材料所反映的問題進(jìn)行分類。（三）立卷方法1.裝訂：對于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：在文件材料的右上角或左上角編寫頁號，以便于查閱和管理。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限、盒號等信息。四、文獻(xiàn)檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理立卷后移交檔案部門歸檔。2.對于重大項目或重要活動形成的文件材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）移交手續(xù)1.各部門在移交文件材料時，應(yīng)填寫《文獻(xiàn)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交文件材料的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案部門在接收文件材料時，應(yīng)認(rèn)真核對《文獻(xiàn)檔案移交清單》，確保移交文件材料的數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。3.雙方在《文獻(xiàn)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成移交手續(xù)。五、文獻(xiàn)檔案的保管（一）保管期限1.文獻(xiàn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文獻(xiàn)檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大項目資料、重要會議記錄等。3.長期保管的文獻(xiàn)檔案主要包括公司的一般性規(guī)章制度、業(yè)務(wù)合同、工作計劃、工作總結(jié)等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的文獻(xiàn)檔案主要包括公司的臨時性文件材料、一般性通知等，保管期限為1年至5年。（二）保管要求1.檔案部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文獻(xiàn)檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對于電子文件檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案部門應(yīng)定期對文獻(xiàn)檔案進(jìn)行清查和核對，確保文獻(xiàn)檔案的數(shù)量、質(zhì)量等與檔案目錄一致。六、文獻(xiàn)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文獻(xiàn)檔案，應(yīng)填寫《文獻(xiàn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案部門查閱。2.公司外部人員查閱文獻(xiàn)檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《文獻(xiàn)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案部門查閱。3.查閱重要文獻(xiàn)檔案，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案部門的規(guī)章制度，愛護(hù)文獻(xiàn)檔案，不得在文獻(xiàn)檔案上涂改標(biāo)記、抽取、撤換、損壞文獻(xiàn)檔案。2.查閱人員如需復(fù)印或摘錄文獻(xiàn)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將文獻(xiàn)檔案歸還檔案部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案部門應(yīng)積極為公司各部門提供文獻(xiàn)檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相關(guān)文獻(xiàn)檔案。2.對于需要提供文獻(xiàn)檔案復(fù)印件或摘錄件的，檔案部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，并確保復(fù)印件或摘錄件的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案部門應(yīng)定期對文獻(xiàn)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、文獻(xiàn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案部門應(yīng)定期對文獻(xiàn)檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。2.全面審查原則：對文獻(xiàn)檔案的鑒定應(yīng)全面審查其內(nèi)容、來源、形式等方面，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：文獻(xiàn)檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員參加，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對文獻(xiàn)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其是否具有保存價值。2.分析比較法：將文獻(xiàn)檔案與同類文獻(xiàn)檔案進(jìn)行比較分析，確定其保存價值。3.效益評估法：對文獻(xiàn)檔案的利用效益進(jìn)行評估，確定其是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確定失去保存價值的文獻(xiàn)檔案，應(yīng)編制《文獻(xiàn)檔案銷毀清單》，注明銷毀文獻(xiàn)檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.《文獻(xiàn)檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的《文獻(xiàn)檔案銷毀清單》，組織專人對文獻(xiàn)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。4.銷毀完畢后，檔案部門應(yīng)在《文獻(xiàn)檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。八、文獻(xiàn)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司文獻(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文獻(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高文獻(xiàn)檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司的決策提供更加及時、準(zhǔn)確的信息支持。（二）信息化管理要求1.檔案部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保文獻(xiàn)檔案信息化管理工作的順利開展。2.對紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，防止電子檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.定期對文獻(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）信息化利用服務(wù)1.檔案部門應(yīng)通過文獻(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)，為公司各部門提供便捷的文獻(xiàn)檔案查閱和利用服務(wù)。2.建立文獻(xiàn)檔案信息共享平臺，實現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之