PAGE住宿業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住宿業(yè)衛(wèi)生管理，規(guī)范衛(wèi)生檔案的建立、使用和管理，有效預(yù)防和控制傳染病傳播與健康危害事故的發(fā)生，保障消費(fèi)者的身體健康，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織旗下所有住宿場(chǎng)所，包括酒店、賓館、旅館、民宿等。（三）職責(zé)分工1.衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的總體管理工作，制定檔案管理制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門衛(wèi)生檔案的建立與管理。定期對(duì)衛(wèi)生檔案進(jìn)行審核和評(píng)估，確保檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.各部門負(fù)責(zé)人為本部門衛(wèi)生檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員按照規(guī)定建立、整理和保管各類衛(wèi)生檔案資料。對(duì)本部門衛(wèi)生檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并及時(shí)將檔案資料移交至衛(wèi)生管理部門。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。二、衛(wèi)生檔案的建立（一）檔案分類1.衛(wèi)生管理檔案衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件。衛(wèi)生管理組織機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)分工文件。衛(wèi)生管理工作會(huì)議記錄、檢查記錄、整改記錄等。2.從業(yè)人員健康檔案員工健康檢查表、健康證明復(fù)印件。員工衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。3.衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備檔案衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備清單，包括空調(diào)、通風(fēng)系統(tǒng)、消毒設(shè)備、清洗保潔設(shè)備等。設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)報(bào)告、合格證明等文件。4.公共用品用具衛(wèi)生檔案公共用品用具清單，如床上用品、毛巾、浴巾、洗漱用品等。用品用具的采購索證資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證明、進(jìn)貨發(fā)票等。用品用具的清洗消毒記錄，包括清洗消毒時(shí)間、方法、操作人員等信息。用品用具的檢測(cè)報(bào)告，包括微生物檢測(cè)、衛(wèi)生指標(biāo)檢測(cè)等報(bào)告。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案住宿場(chǎng)所的布局平面圖、衛(wèi)生設(shè)施布局圖。環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄，包括客房、餐廳、公共區(qū)域等的清潔衛(wèi)生檢查情況。通風(fēng)換氣、采光照明檢測(cè)報(bào)告。飲用水衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告、水質(zhì)處理記錄等。6.食品安全檔案（如提供餐飲服務(wù)）食品經(jīng)營(yíng)許可證、從業(yè)人員健康證明、食品安全管理員培訓(xùn)證明等文件。食品采購索證索票資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、食品合格證明、進(jìn)貨發(fā)票等。食品加工制作過程記錄，包括食品加工流程、烹飪溫度、時(shí)間等信息。食品留樣記錄，包括留樣食品名稱、數(shù)量、留樣時(shí)間、留樣人員等信息。食品安全自查記錄、整改記錄，以及食品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。（二）檔案內(nèi)容要求1.資料收集各部門應(yīng)按照檔案分類要求，及時(shí)收集本部門相關(guān)的衛(wèi)生檔案資料。資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，能夠反映衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況。2.資料整理對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的信息。按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列，便于查閱和管理。3.資料填寫檔案資料應(yīng)使用鋼筆、簽字筆或電腦打印填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字確認(rèn)。4.資料歸檔整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。三、衛(wèi)生檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放紙質(zhì)檔案。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)各類衛(wèi)生檔案進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.衛(wèi)生管理檔案長(zhǎng)期保存，直至相關(guān)制度、規(guī)定廢止或本公司/組織不再從事住宿業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。2.從業(yè)人員健康檔案自員工離職后保存二年。3.衛(wèi)生設(shè)施設(shè)備檔案自設(shè)施設(shè)備報(bào)廢或更新后保存二年。4.公共用品用具衛(wèi)生檔案自用品用具使用或更換后保存二年。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案長(zhǎng)期保存，定期更新。6.食品安全檔案（如提供餐飲服務(wù)）自食品經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)束后保存二年。（三）檔案安全管理1.防火防盜檔案存放場(chǎng)所應(yīng)配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。加強(qiáng)防盜措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜。2.防磁防潮電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源，防止數(shù)據(jù)被磁化。紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮措施，如放置干燥劑、使用密封檔案盒等。3.保密管理嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，查閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記。對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。四、衛(wèi)生檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.外部查閱因行政監(jiān)管、司法調(diào)查等原因需要查閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信或法律文書，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）檔案使用查閱人員應(yīng)按照查閱目的合理使用檔案資料，不得擅自更改、涂抹、損毀檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。五、衛(wèi)生檔案的更新與銷毀（一）檔案更新1.定期更新各部門應(yīng)按照規(guī)定定期對(duì)衛(wèi)生檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。如衛(wèi)生管理制度修訂、設(shè)施設(shè)備更新、人員變動(dòng)等情況發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的檔案資料。2.動(dòng)態(tài)更新在日常衛(wèi)生管理工作中，如發(fā)現(xiàn)新的問題或情況，應(yīng)及時(shí)記錄并補(bǔ)充到相關(guān)的衛(wèi)生檔案中。同時(shí)，對(duì)已記錄的檔案內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)和修正，確保檔案信息的真實(shí)性。（二）檔案銷毀1.銷毀條件衛(wèi)生檔案保管期滿后，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)衛(wèi)生管理部門審核，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱及編號(hào)、銷毀方式、監(jiān)銷人姓名等。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查衛(wèi)生管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門衛(wèi)生檔案的建立、保管和使用情況進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案保管條件，查閱登記記錄等。2.不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要，衛(wèi)生管理部門可對(duì)各部門衛(wèi)生檔案進(jìn)行不定期抽查。抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被檢查部門，并要求其限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)將衛(wèi)生檔案管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括檔案建立的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案保管的安全性，檔案查閱與使用的規(guī)范性等。2.考核方式考核采用自評(píng)與上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。各部門應(yīng)定期進(jìn)行自評(píng)，總結(jié)衛(wèi)生檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和不足，并提出改進(jìn)措施。上級(jí)部門根據(jù)日常檢查、抽查情況及自評(píng)報(bào)告，對(duì)各部門衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題較多、整改不力的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整