PAGE稅務(wù)局檔案管理綜合制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稅務(wù)局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于稅務(wù)局機(jī)關(guān)各部門、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則稅務(wù)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映稅收工作的全過程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，為稅務(wù)工作人員及相關(guān)單位提供便捷、高效的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本局檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀全局各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。4.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為稅收工作提供決策支持。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。兼職檔案員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行分類、整理和初步立卷，做到規(guī)范有序。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍稅務(wù)局檔案收集范圍包括以下各類文件材料：1.稅收業(yè)務(wù)類稅收政策法規(guī)文件、稅收征管制度、稅收計(jì)劃、稅收統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)稽查、稅收優(yōu)惠等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料。稅收征管信息化建設(shè)相關(guān)文件材料，如系統(tǒng)需求文檔、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等。2.行政管理類稅務(wù)局機(jī)關(guān)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等。機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)等人事管理文件材料。財(cái)務(wù)管理、物資管理、后勤保障等行政管理工作中形成的文件材料。3.黨群工作類黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、黨風(fēng)廉政建設(shè)等方面的文件材料。工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等群團(tuán)組織開展活動(dòng)形成的文件材料。4.其他類與稅務(wù)局工作相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件、外單位來函等。具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類檔案整理應(yīng)按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為綜合類、稅收業(yè)務(wù)類、行政管理類、黨群工作類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法可采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)，保持檔案的整潔和美觀。四、檔案的保管（一）保管期限劃分稅務(wù)局檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管反映稅收工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.30年保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)稅收工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.10年保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)稅收工作有查考利用價(jià)值的檔案。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防、防盜、溫濕度調(diào)節(jié)等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案存放有序，便于管理和利用。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的安全。（三）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。（四）檔案數(shù)字化1.按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的管理，嚴(yán)格控制數(shù)字化過程中的質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重判定、確保質(zhì)量的原則，根據(jù)檔案的保管期限、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，根據(jù)稅務(wù)工作的發(fā)展變化，判斷檔案是否仍具有查考利用價(jià)值。3.結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.稅務(wù)工作人員因工作需要查閱檔案，了解稅收政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、歷史資料等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱與稅務(wù)局相關(guān)的檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱稅務(wù)局檔案。（二）利用方式1.查閱稅務(wù)工作人員及相關(guān)單位可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或銷毀檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、利用目的、利用內(nèi)容等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立稅務(wù)局檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)與稅務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。（二）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)等進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。（三）信息安全1.制定檔案管理信息化系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。3.嚴(yán)格用戶權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止用戶越權(quán)操作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.檔案管理信息化建設(shè)情況，包括信息化系統(tǒng)的運(yùn)行、數(shù)據(jù)管理、信息安全等方面的工作是否到位。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況，